Il feedback: uno strumento efficace per l'interazione con i dipendenti

Quanto pensi sia importante dare un feedback ai propri dipendenti e subordinati e se sia necessario avere questo strumento nell'arsenale di un manager esperto?

Cerchiamo di fare chiarezza insieme su questa importante questione.

Partiamo dalla definizione: il feedback è uno strumento di gestione comportamentale che consente di incoraggiare e consolidare i comportamenti efficaci e di correggere quelli inefficaci. Il feedback rientra tra gli strumenti standard di lavoro del manager. Un feedback corretto e tempestivo, basato sull'osservazione e sull'analisi della situazione, aiuta il manager a "calibrare" le azioni dei propri subordinati, a coinvolgerli e ad aumentarne l'efficienza, favorendone inoltre lo sviluppo. Il feedback gioca un ruolo fondamentale nella creazione del microclima all'interno del team, nell'atteggiamento del dipendente verso i compiti assegnati e la qualità della loro esecuzione, e influisce anche sulla sicurezza, sia del lavoratore stesso che dei suoi colleghi.

Esistono diversi tipi di feedback, ma ne esamineremo due principali:

1. Feedback di supporto: si concentra sui successi del dipendente, registrando quali azioni e competenze dello specialista hanno portato al risultato. Rafforza la motivazione e la sicurezza della persona.

Esempio: Dmitrij, hai svolto un ottimo lavoro con il compito assegnato durante la realizzazione del progetto: hai tenuto conto di tutte le richieste, hai distribuito correttamente il carico di lavoro sul team e hai consegnato la documentazione di progetto in tempo. Il cliente è rimasto soddisfatto. Continua così!

1. Feedback correttivo: serve a risolvere le criticità. Questo tipo di feedback viene utilizzato quando gli errori si ripetono frequentemente ed è necessaria una correzione nelle azioni e nel comportamento del dipendente.

Esempio: Dmitrij, ho notato che ultimamente commetti spesso errori durante i lavori di manutenzione, i quali potrebbero portare a gravi conseguenze in termini di infortuni. Negli ultimi tre mesi hai causato 4 casi di Near Miss. Pensiamo insieme al perché è successo e a come evitarlo in futuro.

Il feedback deve essere fornito con l'obiettivo di:

• Consolidare i comportamenti di successo – riguarda il feedback di supporto
• Correggere i comportamenti inefficaci — riguarda il feedback correttivo
• Aumentare il coinvolgimento del team e aiutare i dipendenti nel loro sviluppo

Quando si richiede un feedback è importante:

• Ottenere informazioni su come le proprie azioni vengono percepite dagli altri
• Identificare le proprie aree di sviluppo prioritarie
• Aumentare l'efficienza del proprio reparto e migliorare la collaborazione interfunzionale

PRINCIPI: COME FORNIRE FEEDBACK

• EQUILIBRIO 4:1 – cerco di evidenziare i successi e ringraziare per il buon lavoro 4 volte più spesso rispetto alle critiche.
• FORMATO – elogio i dipendenti per i successi in pubblico, mentre fornisco il feedback correttivo in privato.
• TEMPESTIVITÀ – fornisco il feedback immediatamente, idealmente nel momento stesso dell'azione osservata. Non rimando la discussione a "più tardi".
• SPECIFICITÀ – discuto il comportamento specifico del dipendente in una determinata situazione, non la sua personalità.

PRINCIPI: COME RICEVERE FEEDBACK

• INIZIATIVA – richiedo io stesso un feedback e lo accetto volentieri dai colleghi per crescere e migliorare i miei risultati.
• GRATITUDINE – ringrazio l'interlocutore per il feedback, cercando l'utilità nelle sue parole.
• APERTURA – ascolto attentamente, non mi giustifico e non mi metto sulla difensiva. Se la posizione dell'interlocutore non mi è chiara, faccio domande di chiarimento.

ALGORITMO DEL FEEDBACK DI SUPPORTO

Il dipendente dimostra il comportamento desiderato e ottiene risultati elevati nel suo lavoro.

Esempio: Durante un'ispezione di linea, noti che il tuo dipendente Aleksandr ha fermato un collega che, distratto, non aveva visto un tubo lungo il percorso. Subito dopo, Aleksandr è intervenuto per rimuovere il tubo. Decidi di dargli immediatamente un feedback di supporto.

FORNISCO FEEDBACK	ESEMPIO	RICEVO FEEDBACK
Fase 1. Formulo la situazione per la quale desidero fornire un feedback di supporto.	Aleksandr, è fantastico che tu pensi alla sicurezza mentre svolgi il tuo lavoro. Voglio ringraziarti per questo!	Ascolto attentamente, non interrompo.
Fase 2. Descrivo le azioni specifiche del dipendente che desidero consolidare per il futuro.	Hai reagito rapidamente, hai individuato il rischio di infortunio e hai fermato il collega. Inoltre, hai risolto subito il problema in modo che gli altri dipendenti non fossero esposti al rischio.	Prendo nota di quali mie azioni sono state efficaci e utili.
Fase 3. Sottolineo l'importanza delle azioni del dipendente per il reparto o l'Azienda.	È importante pensare sempre alla sicurezza, individuare i rischi e agire per prevenire gli infortuni. Hai dimostrato che le questioni HSE per te non sono solo una formalità. Il tuo approccio è un ottimo esempio per i tuoi colleghi.	Ringrazio per la valutazione positiva delle mie azioni.
Fase 4. Esprimo la disponibilità a supportare tali azioni in futuro.	Sono felice di poter contare su di te per le questioni di sicurezza, continua così! Sii un modello di riferimento per i colleghi!	Esprimo la mia disponibilità ad agire in modo analogo in futuro.

ALGORITMO DEL FEEDBACK CORRETTIVO

• Il comportamento del dipendente si discosta da quello desiderato ed è necessaria una correzione.
• Il lavoro insoddisfacente di un reparto correlato influisce negativamente sui risultati del proprio reparto/dell'azienda nel suo complesso.

Esempio: durante una riunione, Maksim ha ricevuto un commento dal collega Il'ja di una funzione correlata con la richiesta di rivedere un processo aziendale standard. Maksim ha rifiutato la richiesta del collega, sostenendo che "si è sempre fatto così" e che il processo ha sempre funzionato bene.

Fornisco feedback	Esempio	Ricevo feedback
Fase 1. Formulo la situazione per la quale desidero fornire un feedback correttivo.	Maksim, vorrei discutere della tua risposta alla richiesta di Il'ja durante la riunione di oggi.	Ascolto attentamente, non interrompo.
Fase 2. Faccio domande per comprendere le cause della situazione e l'opinione dell'interlocutore sulla questione in esame.	Come valuti tu stesso la tua risposta? Quale obiettivo perseguivi? Cosa volevi ottenere? Secondo te, a cosa hanno portato le tue parole?	Esprimo la mia posizione in modo onesto e diretto, spiego i motivi delle mie azioni.
Fase 3. Esprimo la mia opinione, porto argomentazioni sul perché ritengo inefficace tale comportamento e perché è importante agire diversamente.	Io e Il'ja lavoriamo per un obiettivo comune. A causa del tuo rifiuto, la scadenza per il raggiungimento dell'obiettivo viene posticipata. Se avessimo discusso insieme la proposta di Il'ja, avremmo potuto trovare una soluzione per ottenere il risultato più rapidamente. Questa è un'opportunità per stabilire una collaborazione con i reparti correlati e migliorare il processo aziendale, rendendolo più comodo e semplice per i nostri clienti interni.	Cerco di comprendere la posizione dell'interlocutore e di capire perché questa questione è importante per lui.
Fase 4. Chiedo all'interlocutore quali idee ha, come può cambiare il suo comportamento e quali azioni da parte sua porteranno al risultato desiderato. Esprimo la mia opinione. Mi assicuro che l'interlocutore mi abbia capito e sia pronto a rispettare gli accordi.	Come intendi procedere ora? (ascoltare la risposta dell'interlocutore). Sì, sono d'accordo, dobbiamo organizzare un incontro con Il'ja e discutere nuovamente la questione. Per favore, inviami un invito sul calendario.	Esprimo idee concrete su cosa dovrei fare diversamente e come arrivarci. Le discuto con l'interlocutore. Riassumo gli accordi.

Tiriamo le somme e traiamo una conclusione su quanto sia importante fornire feedback ai propri colleghi e al personale subordinato.

Se un manager non comunica con i propri dipendenti, non fornisce e non richiede feedback, a soffrire di queste azioni/omissioni sono il manager stesso, i suoi dipendenti e l'azienda.

La qualità e il risultato finale del lavoro sono direttamente correlati a una comunicazione ben strutturata tra manager e dipendente. La pratica dimostra spesso che le aspettative del manager non coincidono con il risultato reale del lavoro/compito svolto dai suoi dipendenti. I motivi sono banali: la mancanza di una comunicazione corretta e, di conseguenza, possono insorgere gravi problemi, un elevato rischio di infortuni e perdite per l'azienda.

E tu, con quale frequenza fornisci/richiedi feedback?