Umpan Balik – Alat Efektif dalam Berinteraksi dengan Pekerja

Menurut Anda, seberapa penting memberikan umpan balik kepada bawahan Anda dan apakah alat ini perlu ada dalam gudang senjata seorang manajer berpengalaman?

Mari kita coba memahami pertanyaan penting ini bersama-sama.

Mari kita mulai dengan definisi. Umpan balik (UB) adalah alat manajemen perilaku yang memungkinkan Anda untuk mendorong dan memperkuat perilaku yang efektif serta mengoreksi perilaku yang tidak efektif. UB merupakan salah satu instrumen standar kerja manajer. UB yang tepat dan tepat waktu, berdasarkan observasi dan analisis situasi, membantu manajer "menyesuaikan" tindakan bawahannya, melibatkan dan meningkatkan efisiensi, serta berkontribusi pada pengembangan mereka. Umpan balik memainkan peran besar dalam membentuk iklim mikro dalam tim, dalam sikap pekerja terhadap tugas yang diberikan dan kualitas pelaksanaannya, serta memengaruhi keselamatan, baik bagi pekerja itu sendiri maupun rekan kerjanya.

Ada beberapa jenis UB, tetapi kita akan membahas dua yang utama:

1. UB Pendukung - berfokus pada keberhasilan karyawan, mencatat tindakan dan keterampilan spesialis mana yang membuahkan hasil. Ini memperkuat motivasi dan kepercayaan diri seseorang.

Contoh: Dmitry, Anda melakukan pekerjaan yang sangat baik dengan tugas yang diberikan selama pelaksanaan proyek: Anda mempertimbangkan semua permintaan, mendistribusikan beban kerja dengan benar kepada tim, dan menyerahkan dokumentasi proyek tepat waktu — klien sangat puas. Pertahankan kinerja yang baik ini!

1. UB Korektif - diperlukan untuk memperbaiki area yang bermasalah. UB jenis ini digunakan ketika kesalahan sering berulang dan diperlukan koreksi dalam tindakan serta perilaku karyawan.

Contoh: Dmitry, saya perhatikan bahwa Anda sering membuat kesalahan saat melakukan pekerjaan perbaikan, yang dapat menyebabkan konsekuensi serius berupa cedera. Selama tiga bulan terakhir, Anda telah melakukan 4 insiden Near Miss. Mari kita pikirkan mengapa ini terjadi dan bagaimana cara menghindarinya di masa depan.

Umpan balik harus diberikan dengan tujuan untuk:

• Memperkuat perilaku yang sukses – termasuk dalam UB pendukung
• Mengoreksi perilaku yang tidak efektif — termasuk dalam UB korektif
• Meningkatkan keterlibatan tim dan membantu karyawan dalam pengembangan diri

Saat meminta umpan balik, penting untuk:

• Mendapatkan informasi tentang bagaimana tindakan Anda dipersepsikan oleh orang lain
• Menentukan area prioritas untuk pengembangan diri Anda
• Meningkatkan efisiensi departemen Anda, serta meningkatkan kolaborasi lintas fungsi

PRINSIP: CARA MEMBERIKAN UB

• KESEIMBANGAN 4:1 – berusaha mencatat keberhasilan dan berterima kasih atas pekerjaan yang baik 4 kali lebih sering daripada mengkritik.
• FORMAT – memuji karyawan atas keberhasilan mereka di depan umum, namun memberikan umpan balik korektif secara empat mata.
• TEPAT WAKTU – memberikan umpan balik dengan segera, idealnya tepat pada saat tindakan tersebut diamati. Tidak menunda diskusi untuk "nanti".
• SPESIFIK – mendiskusikan perilaku spesifik karyawan dalam situasi tertentu, bukan kepribadiannya.

PRINSIP: CARA MENERIMA UB

• INISIATIF – meminta umpan balik secara proaktif dan bersedia menerimanya dari rekan kerja untuk berkembang dan meningkatkan hasil kerja saya.
• RASA SYUKUR – berterima kasih kepada lawan bicara atas umpan baliknya, mencari manfaat dari kata-katanya.
• KETERBUKAAN – mendengarkan dengan saksama, tidak membuat alasan, dan tidak bersikap defensif. Jika posisi lawan bicara tidak jelas bagi saya, saya mengajukan pertanyaan klarifikasi.

ALGORITMA UB PENDUKUNG

Karyawan menunjukkan perilaku yang diharapkan dan pencapaian tinggi dalam pekerjaannya.

Contoh: Saat melakukan inspeksi lapangan, Anda melihat karyawan Anda, Alexander, menghentikan rekan kerjanya yang sedang teralihkan perhatiannya dan tidak menyadari ada selang di jalur berjalannya. Segera setelah itu, Alexander mengambil tindakan untuk menyingkirkan selang tersebut. Anda memutuskan untuk segera memberinya umpan balik pendukung.

MEMBERIKAN UB	CONTOH	MENERIMA UB
Langkah 1. Merumuskan situasi yang ingin saya berikan umpan balik pendukung.	Alexander, sungguh luar biasa Anda memikirkan keselamatan saat melakukan pekerjaan Anda. Saya ingin mengucapkan terima kasih untuk itu!	Mendengarkan dengan saksama, tidak menyela.
Langkah 2. Mendeskripsikan tindakan spesifik karyawan yang ingin saya perkuat di masa depan.	Tadi Anda bereaksi dengan cepat, melihat risiko cedera dan menghentikan rekan kerja Anda. Selain itu, Anda segera mengatasi masalah tersebut sehingga karyawan lain tidak terpapar risiko.	Mencatat tindakan saya mana yang efektif dan bermanfaat.
Langkah 3. Menekankan pentingnya tindakan karyawan bagi departemen atau Perusahaan.	Sangat penting untuk selalu memikirkan keselamatan, melihat risiko, dan mengambil tindakan untuk mencegah cedera. Anda telah menunjukkan bahwa masalah keselamatan bagi Anda bukanlah sekadar formalitas. Pendekatan Anda adalah contoh yang sangat baik bagi rekan-rekan Anda.	Berterima kasih atas penilaian positif terhadap tindakan saya.
Langkah 4. Menyatakan kesiapan untuk mendukung tindakan semacam itu di masa depan.	Saya senang bisa mengandalkan Anda dalam masalah keselamatan, pertahankan kinerja yang baik ini! Jadilah panutan bagi rekan-rekan Anda!	Menyatakan kesiapan untuk bertindak dengan cara yang sama di masa depan.

ALGORITMA UB KOREKTIF

• Perilaku karyawan menyimpang dari yang diharapkan dan diperlukan koreksi perilaku.
• Kinerja yang tidak memuaskan dari departemen terkait berdampak negatif pada hasil departemen/perusahaan Anda secara keseluruhan.

Contoh: selama rapat, Maxim menerima komentar dari rekannya, Ilya, dari fungsi terkait dengan permintaan untuk meninjau kembali proses bisnis standar. Maxim menolak permintaan rekannya tersebut, dengan alasan bahwa "memang sudah begini aturannya" dan proses ini selalu berjalan dengan baik.

Memberikan UB	Contoh	Menerima UB
Langkah 1. Merumuskan situasi yang ingin saya berikan umpan balik korektif.	Maxim, saya ingin mendiskusikan jawaban Anda atas permintaan Ilya selama rapat hari ini.	Mendengarkan dengan saksama, tidak menyela.
Langkah 2. Mengajukan pertanyaan untuk memahami penyebab situasi, serta pendapat lawan bicara tentang masalah yang sedang dibahas.	Bagaimana Anda sendiri menilai jawaban Anda? Apa tujuan yang ingin Anda capai? Apa yang ingin Anda dapatkan? Menurut Anda, apa akibat dari kata-kata Anda?	Menyatakan posisi saya secara jujur dan langsung, menjelaskan alasan tindakan saya.
Langkah 3. Menyampaikan pendapat saya, memberikan argumen — mengapa saya menganggap perilaku seperti itu tidak efektif dan mengapa penting untuk bertindak secara berbeda.	Ilya dan kita bekerja untuk tujuan yang sama. Karena penolakan Anda, tenggat waktu pencapaian tujuan menjadi tertunda. Jika kita mendiskusikan usulan Ilya bersama-sama, kita bisa menemukan solusi yang memungkinkan kita mendapatkan hasil lebih cepat. Ini adalah kesempatan untuk membangun kolaborasi dengan departemen terkait dan menyempurnakan proses bisnis agar menjadi lebih nyaman dan lebih sederhana bagi klien internal kita.	Berusaha memahami posisi lawan bicara dan mencari tahu mengapa masalah ini penting baginya.
Langkah 4. Bertanya kepada lawan bicara, ide apa yang dia miliki, bagaimana dia bisa mengubah perilakunya, tindakan apa dari pihaknya yang akan mengarah pada hasil yang diinginkan. Menyampaikan pendapat saya. Memastikan bahwa lawan bicara memahami saya dan siap untuk melaksanakan kesepakatan.	Bagaimana Anda akan bertindak selanjutnya? (mendengarkan jawaban lawan bicara). Ya, saya setuju, kita perlu mengatur pertemuan dengan Ilya dan mendiskusikan masalah ini sekali lagi. Tolong kirimkan saya undangan di kalender.	Menyampaikan ide-ide spesifik — apa yang harus saya lakukan secara berbeda dan bagaimana saya bisa mencapainya. Mendiskusikannya dengan lawan bicara. Merangkum kesepakatan

Mari kita rangkum dan simpulkan seberapa penting memberikan umpan balik kepada rekan kerja dan bawahan Anda.

Jika seorang manajer tidak berkomunikasi dengan pekerjanya, tidak memberikan dan tidak meminta umpan balik, maka dari tindakan/kelambanan ini, manajer itu sendiri, para pekerjanya, dan perusahaan akan menderita.

Kualitas dan hasil akhir pekerjaan berhubungan langsung dengan komunikasi yang dibangun dengan baik antara manajer dan pekerja. Praktik sering menunjukkan bahwa harapan manajer tidak sesuai dengan hasil nyata dari pekerjaan/tugas yang dilakukan oleh pekerjanya. Alasannya sepele: kurangnya komunikasi yang dibangun dengan baik, dan sebagai akibatnya, masalah besar dapat muncul, seperti risiko cedera yang tinggi dan kerugian bagi perusahaan.

Dan seberapa sering Anda memberikan/meminta umpan balik?