ルールは明確だ。では、実際に守れるのか？

これまでの記事では、安全に関する情報を働く人が理解し、業務で活用できるように支援する方法を取り上げてきました。しかし、どれほど明確な要件であっても、実際の現場で検証する必要があります。作業員が日々直面している環境の中で、本当にそのルールを実行できる条件が整っているのでしょうか。

ある状況を想像してみてください。作業手順書には、作業を監視すべき立ち位置が指定されています。作業員はその要件を理解していますが、設備に遮られて作業エリアの一部が見えないことに気づき、職長に報告します。ここで求められるのは、必要な視界と作業員の安全な立ち位置をどう確保するかを検討することです。ルールをもう一度説明したところで、視界が良くなるわけではありません。

このような指摘には、手順書の作成者が把握していなかった情報が含まれており、具体的な障害が示されています。この報告がその後どう扱われるかを追えば、職場環境を改善するために現場の知見を活かす準備が組織にどれだけあるかがわかります。

2015年の研究では、オーストラリアの建設業界の2つの組織において、作業員が参加するビデオ撮影の活用が調査されました。作業の様子を撮影して一緒に議論することで、参加者は危険要因を発見し、文書化された手順を実行する上での困難を掘り下げることができました。作業員にとっては、一般的な表現では伝えにくい細部を具体的に示す機会にもなりました。この小規模な定性調査は、要件の検証プロセスに作業の共同観察を組み込む根拠を示しています。

Helen Lingard, Sarah Pink, James Harley, Ruwini Edirisinghe. https://doi.org/10.1080/01446193.2015.1102301, 2015.

実践的な検証は、具体的な事例から始めるべきです。作業員がどの作業を行っていたのか、どの段階で支障が生じたのか、何が妨げになったのかを明らかにする必要があります。その上で、作業員と一緒に、設備の配置や使用できる工具、作業の手順と要件とを照らし合わせます。そうすることで問題を正確に記述し、何を変更すべきかを特定できるようになります。

一方で、経験豊富な作業員は、何年もの間、自分の力だけで困難を乗り切ってしまうことがあります。足りない工具を誰に借りればいいか、確認のために誰に電話すればいいか、隣接する作業班とどう調整すればいいかを熟知しているからです。その結果、業務は滞りなく進みますが、慢性的な遅れや余分な負担を生んでいる原因は見過ごされたままになります。

こうしたメカニズムは、2003年に発表された研究で明らかにされています。著者らは9つの病院で26名の看護師の業務を計239時間にわたり観察しました。記録された問題の93％において、職員は目先の業務を続行するための応急処置にとどまり、問題を報告したり原因を追究したりすることはありませんでした。この研究は、自力で支障を解決する習慣がいかに繰り返される不具合を経営陣や管理者から見えなくしてしまうかを示しています。

Anita L. Tucker, Amy C. Edmondson. https://doi.org/10.2307/41166165, 2003.

これらは医療分野で得られた結果ですが、製造や建設などの現場にとっても、自社の似たような状況を点検するきっかけになります。作業員が毎日どのような障害を乗り越えているのか、繰り返される支障を誰が把握しているのかを調べてみる価値があります。その上で、現場レベルで解消できる原因と、他部門の関与が必要な原因とを切り分けていきます。

検証を終えたら、何を変更すべきかを明確にすることが重要です。記述が複数の解釈を許すものであれば、表現を明確にする必要があります。要件を満たすために必要な治具や器具が手に入らないのであれば、設備・備品の手配を解決しなければなりません。複数の作業が互いに干渉しているのであれば、作業編成の見直しが求められます。どの対策を選ぶかは、支障の原因とリスクアセスメントの結果によって決まります。危険を伴う状況で作業を再開する前に、安全な作業方法を確立しておかなければなりません。

作業員の判断と利用可能なリソースとの関連性は、2021年の研究でも検討されています。この研究は、上下水道事業体における3か月間の観察に基づいています。作業班は適切な作業条件を確保するため、日常的に作業を延期したり他の担当者に引き継いだりしていました。著者らは、こうした判断が支持される背景には、作業の進め方や人員、機材を柔軟に調整できる代替手段の存在があると指摘しています。

Jop Havinga, Kym Bancroft, Andrew Rae. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2021.105334, 2021.

現場からの指摘に対応する際、管理者は誰がその課題を担当し、いつ結果を検証するかを決めることが重要です。そして、どのような決定がなされ、今後どう進められるのかを作業員に説明します。変更に時間がかかる場合は、その期間中に従うべき合意済みの安全な作業手順が必要になります。

変更を行った後は、再び作業員と一緒に実際の作業を確認する必要があります。冒頭の例で言えば、作業員が安全な立ち位置から本当に作業エリアを見渡せるかを確かめなければなりません。確認の結果、対策が部分的な効果しかなかったり、新たな支障を生んでいたりすることがわかる場合もあります。そのときは検証を続けます。定められた作業手順を変更した際は、関連する文書や資料を更新し、それを使用する人々に変更点を説明する必要があります。

情報活用の成果を評価するには、どの指摘が現場の改善につながり、どの支障が依然として繰り返されているかを確認する必要があります。次のシフトでも同じ障害に直面しているなら、課題に立ち返らなければなりません。報告への対応が完了するのは、対策が現場で検証され、通常の作業環境の中で無理なく要件を守れるようになったときです。