Zasada jest jasna. Czy naprawdę da się jej przestrzegać?

W poprzednich artykułach analizowaliśmy, jak pomóc człowiekowi zrozumieć informacje dotyczące bezpieczeństwa i wykorzystać je w pracy. Jednak nawet jasny wymóg należy zweryfikować na stanowisku pracy. Czy pracownik ma możliwość spełnienia go w warunkach, z którymi mierzy się na co dzień?

Wyobraźmy sobie taką sytuację. W instrukcji wskazano miejsce, z którego należy obserwować przebieg operacji. Pracownik zna ten wymóg, ale zauważa, że urządzenie zasłania część strefy roboczej. Zgłasza to mistrzowi. Teraz trzeba ustalić, jak zapewnić odpowiednią widoczność i bezpieczną pozycję pracownika. Samo ponowne wyjaśnienie zasady nie poprawi pola widzenia.

Takie zgłoszenie zawiera informacje, których autor instrukcji mógł nie mieć. Opisuje ono konkretną przeszkodę. Prześledzenie dalszych losów tego sygnału pozwala ocenić, w jakim stopniu organizacja jest gotowa wykorzystywać doświadczenie pracowników do poprawy warunków pracy.

W badaniu z 2015 roku analizowano wykorzystanie nagrań wideo z udziałem pracowników w dwóch firmach z branży budowlanej w Australii. Nagrywanie oraz wspólne omawianie operacji roboczych pomagały uczestnikom dostrzegać zagrożenia i analizować trudności związane z realizacją udokumentowanych procedur. Pracownicy zyskiwali możliwość pokazania szczegółów, które trudno oddać za pomocą ogólnych sformułowań. To niewielkie badanie jakościowe daje podstawy, by włączać wspólną obserwację pracy do procesu weryfikacji wymagań.

Helen Lingard, Sarah Pink, James Harley, Ruwini Edirisinghe. https://doi.org/10.1080/01446193.2015.1102301, 2015.

Praktyczną analizę należy zacząć od konkretnego zdarzenia. Trzeba ustalić, jaką operację wykonywał pracownik, na którym etapie pojawiło się utrudnienie i co dokładnie stanęło na przeszkodzie. Następnie wspólnie z pracownikiem należy zestawić wymóg z rozmieszczeniem urządzeń, dostępnymi narzędziami oraz kolejnością działań. Pozwoli to precyzyjnie opisać problem i określić, co wymaga zmiany.

Przy czym doświadczony pracownik może przez lata radzić sobie z utrudnieniami we własnym zakresie. Wie, od kogo pożyczyć brakujące narzędzie, do kogo zadzwonić po doprecyzowanie i jak dogadać się z sąsiednią brygadą. Praca toczy się dalej, a przyczyna ciągłych opóźnień i dodatkowego wysiłku pozostaje niezauważona.

Mechanizm ten opisano w badaniu opublikowanym w 2003 roku. Autorzy obserwowali pracę 26 pielęgniarek w dziewięciu szpitalach przez 239 godzin. W 93% odnotowanych problemów personel ograniczał się do działań pozwalających kontynuować bieżącą pracę, bez dalszego zgłaszania problemu czy szukania jego przyczyny. Badanie pokazało, jak nawyk samodzielnego usuwania trudności może ukrywać powtarzające się zakłócenia przed kierownictwem.

Anita L. Tucker, Amy C. Edmondson. https://doi.org/10.2307/41166165, 2003.

Wyniki te uzyskano w ochronie zdrowia. Dla zakładu produkcyjnego stanowią one jednak impuls, by sprawdzić podobną sytuację u siebie. Warto ustalić, jakie przeszkody pracownicy pokonują każdego dnia i kto wie o powtarzających się utrudnieniach. Następnie należy określić, które przyczyny można wyeliminować na poziomie wydziału, a gdzie potrzebne będzie zaangażowanie innych działów.

Po przeprowadzeniu analizy ważne jest określenie, co należy zmienić. Jeśli opis dopuszcza różne interpretacje, trzeba doprecyzować sformułowanie. Jeżeli do spełnienia wymogu brakuje odpowiedniego oprzyrządowania, należy rozwiązać kwestię wyposażenia. Gdy operacje kolidują ze sobą, konieczna będzie zmiana ich organizacji. Wybór rozwiązania zależy od przyczyny utrudnienia oraz oceny ryzyka. Przed wznowieniem pracy w niebezpiecznych warunkach należy określić bezpieczny sposób jej wykonania.

Związek między decyzjami pracowników a dostępnymi zasobami przeanalizowano w badaniu z 2021 roku. Jego podstawą były trzymiesięczne obserwacje w przedsiębiorstwie wodociągowo-kanalizacyjnym. Brygady regularnie odkładały pracę na później lub przekazywały ją innym wykonawcom, aby zapewnić odpowiednie warunki realizacji zadań. Autorzy wiążą wsparcie dla takich decyzji z dostępnością alternatywnych sposobów organizacji pracy, ludzi i sprzętu.

Jop Havinga, Kym Bancroft, Andrew Rae. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2021.105334, 2021.

Podczas pracy nad zgłoszeniem przełożony powinien ustalić, kto zajmie się sprawą i kiedy nastąpi weryfikacja efektów. Następnie należy wyjaśnić pracownikowi, jaką podjęto decyzję i jakie będą dalsze kroki. Jeśli wdrożenie zmiany wymaga czasu, pracownicy potrzebują uzgodnionego, bezpiecznego sposobu postępowania na okres przejściowy.

Po wprowadzeniu zmian należy ponownie przyjrzeć się operacji wspólnie z pracownikiem. W naszym przykładowym scenariuszu trzeba się upewnić, że osoba ta rzeczywiście widzi strefę roboczą z bezpiecznej pozycji. Weryfikacja może wykazać, że rozwiązanie pomogło tylko częściowo lub stworzyło nowe utrudnienie. Wówczas analizę należy kontynuować. W przypadku zmiany ustalonego trybu pracy trzeba zaktualizować powiązaną dokumentację i wyjaśnić zmiany osobom, które z niej korzystają.

Aby ocenić rezultaty pracy z informacją zwrotną, należy sprawdzić, które zgłoszenia doprowadziły do zmian na terenie zakładu, a które utrudnienia nadal się powtarzają. Jeśli kolejna zmiana znów napotyka tę samą przeszkodę, do tematu trzeba wrócić. Praca ze zgłoszeniem kończy się dopiero wtedy, gdy rozwiązanie zostanie zweryfikowane na miejscu, a pracownicy będą mogli spełnić wymóg w normalnych warunkach swojej codziennej pracy.