Quy định đã rõ ràng. Liệu có thực sự thực hiện được không?

Trong các bài viết trước, chúng ta đã phân tích cách giúp người lao động hiểu thông tin an toàn và áp dụng vào công việc. Tuy nhiên, ngay cả một yêu cầu rõ ràng cũng cần được kiểm chứng ngay tại nơi làm việc. Liệu người lao động có thực sự thực hiện được yêu cầu đó trong những điều kiện mà họ phải đối mặt hằng ngày hay không?

Hãy hình dung một tình huống như sau. Hướng dẫn công việc chỉ định vị trí đứng quan sát một thao tác vận hành. Người lao động nắm rõ yêu cầu này nhưng nhận thấy thiết bị che khuất một phần khu vực làm việc. Họ báo lại việc này với tổ trưởng. Lúc này, vấn đề cần giải quyết là làm sao đảm bảo tầm nhìn cần thiết đồng thời giữ được vị trí đứng an toàn cho người lao động. Việc giải thích lại quy định tự thân nó sẽ không thể cải thiện tầm nhìn.

Một phản ánh như vậy mang lại thông tin mà người biên soạn hướng dẫn có thể chưa nắm được. Nó mô tả một trở ngại cụ thể. Nếu theo dõi cách thông tin phản ánh này được xử lý tiếp theo, chúng ta có thể đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức trong việc tận dụng kinh nghiệm thực tế của người lao động để cải thiện điều kiện làm việc.

Một nghiên cứu năm 2015 đã tìm hiểu việc sử dụng video ghi hình có sự tham gia của người lao động tại hai doanh nghiệp ngành xây dựng ở Úc. Việc quay lại và cùng thảo luận về các thao tác công việc đã giúp những người tham gia phát hiện mối nguy và phân tích những khó khăn khi thực hiện các quy trình đã ban hành. Người lao động có cơ hội chỉ ra những chi tiết cụ thể vốn rất khó diễn đạt bằng các câu chữ chung chung. Nghiên cứu định tính quy mô nhỏ này là cơ sở để đưa hoạt động cùng quan sát công việc vào quá trình rà soát các yêu cầu an toàn.

Helen Lingard, Sarah Pink, James Harley, Ruwini Edirisinghe. https://doi.org/10.1080/01446193.2015.1102301, 2015.

Việc phân tích thực tế nên bắt đầu từ một tình huống cụ thể. Cần làm rõ người lao động đang thực hiện thao tác nào, vướng mắc phát sinh ở bước nào và chính xác yếu tố gì đã gây cản trở. Sau đó, hãy cùng người lao động đối chiếu yêu cầu với cách bố trí thiết bị, dụng cụ sẵn có và trình tự thao tác. Cách làm này giúp mô tả chính xác vấn đề và xác định những điểm cần thay đổi.

Trong khi đó, một nhân viên giàu kinh nghiệm có thể tự mình xoay xở với những vướng mắc suốt nhiều năm liền. Họ biết mượn dụng cụ còn thiếu ở đâu, gọi cho ai để hỏi rõ thông tin và phối hợp với tổ đội kế bên như thế nào. Công việc vẫn tiếp diễn, còn nguyên nhân gây ra sự chậm trễ thường xuyên và những nỗ lực phát sinh lại không được chú ý tới.

Cơ chế này đã được mô tả trong một nghiên cứu công bố năm 2003. Các tác giả đã quan sát công việc của 26 điều dưỡng viên tại chín bệnh viện trong suốt 239 giờ. Trong 93% số sự cố được ghi nhận, nhân viên chỉ dừng lại ở các biện pháp khắc phục tạm thời để tiếp tục công việc hiện tại mà không báo cáo thêm về vấn đề hay tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ. Nghiên cứu chỉ ra rằng thói quen tự xử lý vướng mắc có thể che khuất những lỗi lặp đi lặp lại khỏi tầm mắt của cấp quản lý.

Anita L. Tucker, Amy C. Edmondson. https://doi.org/10.2307/41166165, 2003.

Những kết quả này thu được trong lĩnh vực y tế, nhưng đối với môi trường sản xuất công nghiệp, đây là lý do đáng để rà soát tình huống tương tự tại đơn vị mình. Cần tìm hiểu xem nhân viên đang phải vượt qua những trở ngại nào mỗi ngày và ai là người nắm được các vướng mắc lặp đi lặp lại đó. Tiếp theo, hãy xác định những nguyên nhân nào có thể giải quyết ngay ở cấp phân xưởng hoặc khu vực sản xuất, và những đâu cần sự phối hợp của các phòng ban khác.

Sau khi phân tích, điều quan trọng là xác định nội dung cần thay đổi. Nếu cách diễn đạt dễ gây hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, cần làm rõ lại câu chữ. Nếu thiếu dụng cụ hỗ trợ cần thiết để thực hiện yêu cầu, phải giải quyết bài toán trang bị. Nếu các thao tác gây cản trở lẫn nhau, cần xem xét lại cách tổ chức công việc. Việc lựa chọn giải pháp phụ thuộc vào nguyên nhân gây vướng mắc và kết quả đánh giá rủi ro. Trước khi cho phép tiếp tục công việc trong điều kiện nguy hiểm, bắt buộc phải xác định được phương án thực hiện an toàn.

Mối liên hệ giữa quyết định của người lao động và các nguồn lực sẵn có đã được xem xét trong một nghiên cứu năm 2021, dựa trên ba tháng quan sát thực tế tại một đơn vị cấp thoát nước. Các tổ công tác thường xuyên hoãn công việc hoặc chuyển giao cho bộ phận khác thực hiện nhằm đảm bảo đủ điều kiện làm việc phù hợp. Nhóm tác giả chỉ ra rằng việc duy trì những quyết định như vậy gắn liền với sự sẵn có của các phương án thay thế trong cách bố trí công việc, nhân sự và thiết bị.

Jop Havinga, Kym Bancroft, Andrew Rae. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2021.105334, 2021.

Khi xử lý một ý kiến phản ánh, người quản lý cần xác định rõ ai sẽ phụ trách giải quyết và khi nào sẽ kiểm tra kết quả. Sau đó, hãy giải thích cho người lao động biết quyết định nào đã được đưa ra và các bước tiếp theo sẽ diễn ra như thế nào. Nếu việc thay đổi cần thời gian, người lao động phải được thống nhất một quy trình thao tác tạm thời đảm bảo an toàn trong giai đoạn chờ đợi đó.

Sau khi thực hiện thay đổi, cần quay lại quan sát thao tác cùng với người lao động. Trong ví dụ giả định ở đầu bài, cần chắc chắn rằng người lao động thực sự nhìn rõ khu vực làm việc từ vị trí đứng an toàn. Việc kiểm tra có thể cho thấy giải pháp mới chỉ giúp ích một phần hoặc lại làm phát sinh vướng mắc mới; khi đó, quá trình phân tích cần được tiếp tục. Khi thay đổi trình tự làm việc đã ban hành, cần cập nhật các tài liệu liên quan và phổ biến rõ những điểm mới cho những người trực tiếp sử dụng.

Để đánh giá hiệu quả của việc tiếp nhận và xử lý thông tin, cần kiểm tra xem những phản ánh nào đã dẫn đến thay đổi thực tế tại hiện trường và những vướng mắc nào vẫn tiếp tục tái diễn. Nếu ca làm việc tiếp theo lại gặp đúng trở ngại cũ, vấn đề đó sẽ phải được đưa ra xem xét lại. Quá trình xử lý một phản ánh chỉ thực sự hoàn tất khi giải pháp đã được kiểm chứng tại chỗ và người lao động có thể thực hiện yêu cầu trong điều kiện làm việc bình thường hằng ngày của họ.