Die Regel ist klar. Lässt sie sich auch umsetzen?

In früheren Beiträgen haben wir untersucht, wie man Beschäftigten hilft, Sicherheitsinformationen zu verstehen und im Arbeitsalltag anzuwenden. Doch selbst eine eindeutig formulierte Vorgabe muss direkt am Arbeitsplatz überprüft werden. Haben die Mitarbeitenden unter den Bedingungen, denen sie täglich begegnen, überhaupt die Möglichkeit, diese Regel einzuhalten?

Stellen wir uns folgende Situation vor: Eine Betriebsanweisung gibt den genauen Standort vor, von dem aus ein Arbeitsvorgang beobachtet werden muss. Ein Mitarbeiter kennt diese Vorgabe, stellt jedoch fest, dass eine Anlage einen Teil des Arbeitsbereichs verdeckt. Er meldet dies seinem Meister. Nun gilt es zu klären, wie sowohl die erforderliche Sicht als auch eine sichere Position für die Person gewährleistet werden können. Eine erneute Belehrung über die Regel verbessert die Sichtverhältnisse nicht.

Ein solcher Hinweis enthält Informationen, die beim Erstellen der Anweisung möglicherweise nicht vorlagen. Er beschreibt ein konkretes Hindernis. Verfolgt man, was anschließend mit dieser Meldung geschieht, zeigt sich, inwieweit ein Unternehmen bereit ist, die praktischen Erfahrungen der Beschäftigten zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu nutzen.

Eine Studie aus dem Jahr 2015 untersuchte den Einsatz von Videoaufnahmen unter Beteiligung von Arbeitskräften in zwei australischen Bauunternehmen. Das Filmen und gemeinsame Besprechen von Arbeitsabläufen half den Beteiligten, Gefährdungen zu erkennen und Schwierigkeiten bei der Einhaltung dokumentierter Verfahren zu analysieren. Die Beschäftigten erhielten so die Möglichkeit, Details aufzuzeigen, die sich mit allgemeinen Formulierungen nur schwer vermitteln lassen. Diese kleine qualitative Untersuchung liefert gute Gründe dafür, die gemeinsame Arbeitsbeobachtung fest in die Überprüfung von Sicherheitsvorgaben einzubinden.

Helen Lingard, Sarah Pink, James Harley, Ruwini Edirisinghe. https://doi.org/10.1080/01446193.2015.1102301, 2015.

Eine praxisnahe Analyse sollte stets bei einer konkreten Situation ansetzen. Es gilt zu klären, welche Tätigkeit die Person ausgeführt hat, bei welchem Arbeitsschritt das Problem auftrat und was genau die Umsetzung behinderte. Anschließend wird die Vorgabe gemeinsam mit dem Mitarbeiter mit der Anordnung der Anlagen, den verfügbaren Werkzeugen und dem tatsächlichen Arbeitsablauf abgeglichen. So lässt sich das Problem präzise beschreiben und festlegen, was geändert werden muss.

Allerdings kommt es häufig vor, dass erfahrene Beschäftigte solche Hürden über Jahre hinweg eigenständig bewältigen. Sie wissen, bei wem sie ein fehlendes Werkzeug ausleihen können, wen sie für Rückfragen anrufen müssen und wie sie sich mit der Nachbarschicht abstimmen. Die Arbeit läuft weiter, während die eigentliche Ursache für ständige Verzögerungen und Mehraufwand unbemerkt bleibt.

Dieser Mechanismus wurde in einer 2003 veröffentlichten Studie beschrieben. Die Autorinnen begleiteten 26 Pflegekräfte in neun Krankenhäusern über insgesamt 239 Stunden hinweg. Bei 93 % der erfassten Probleme beschränkten sich die Mitarbeitenden auf kurzfristige Abhilfen, um ihre laufende Arbeit fortsetzen zu können – ohne den Vorfall weiterzumelden oder nach der Ursache zu suchen. Die Untersuchung machte deutlich, wie die Gewohnheit, Störungen im Alleingang zu überbrücken, wiederkehrende Systemmängel vor den Führungskräften verbergen kann.

Anita L. Tucker, Amy C. Edmondson. https://doi.org/10.2307/41166165, 2003.

Diese Erkenntnisse stammen zwar aus dem Gesundheitswesen, geben aber auch für Produktionsstandorte Anlass, ähnliche Muster im eigenen Betrieb zu hinterfragen. Es lohnt sich herauszufinden, welche Hindernisse Mitarbeitende täglich überwinden und wer über wiederkehrende Schwierigkeiten Bescheid weiß. Daraufhin lässt sich klären, welche Ursachen direkt im jeweiligen Arbeitsbereich behoben werden können und wo die Einbindung anderer Abteilungen erforderlich ist.

Nach der Analyse muss festgelegt werden, welche Anpassungen notwendig sind. Lässt eine Beschreibung unterschiedliche Deutungen zu, sollte die Formulierung präzisiert werden. Fehlt für die Umsetzung einer Vorgabe das passende Hilfsmittel, ist die Ausstattung zu ergänzen. Behindern sich Arbeitsvorgänge gegenseitig, muss deren Ablauf neu organisiert werden. Welche Lösung gewählt wird, hängt von der Ursache des Problems und der Gefährdungsbeurteilung ab. Bevor Arbeiten unter gefährlichen Bedingungen wieder aufgenommen werden, muss ein sicheres Arbeitsverfahren festgelegt sein.

Der Zusammenhang zwischen den Entscheidungen der Beschäftigten und den verfügbaren Ressourcen wurde in einer Studie aus dem Jahr 2021 beleuchtet. Grundlage waren dreimonatige Beobachtungen in einem Unternehmen der Wasserver- und Abwasserentsorgung. Einsatzteams verschoben Aufträge regelmäßig oder übergaben sie an andere Teams, um geeignete Ausführungsbedingungen sicherzustellen. Die Autoren führen die Unterstützung solcher Entscheidungen darauf zurück, dass alternative Möglichkeiten zur Organisation von Arbeit, Personal und Ausrüstung vorhanden waren.

Jop Havinga, Kym Bancroft, Andrew Rae. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2021.105334, 2021.

Beim Umgang mit einer Rückmeldung ist es für Führungskräfte wichtig, klar festzulegen, wer sich des Themas annimmt und wann das Ergebnis überprüft wird. Anschließend sollte dem Meldenden erläutert werden, welche Entscheidung getroffen wurde und wie die nächsten Schritte aussehen. Nimmt eine Änderung mehr Zeit in Anspruch, benötigen die Beschäftigten für diese Übergangsphase eine abgestimmte und sichere Vorgehensweise.

Nach der Umsetzung von Änderungen sollte der Arbeitsvorgang erneut gemeinsam mit dem Mitarbeiter vor Ort betrachtet werden. In unserem Fallbeispiel muss sichergestellt sein, dass die Person den Arbeitsbereich tatsächlich aus einer sicheren Position heraus einsehen kann. Die Überprüfung kann ergeben, dass die Lösung nur teilweise geholfen oder ein neues Problem geschaffen hat. In diesem Fall wird die Analyse fortgesetzt. Ändert sich ein festgelegter Arbeitsablauf, müssen auch die zugehörigen Unterlagen aktualisiert und die Neuerungen allen Beteiligten vermittelt werden.

Um die Wirksamkeit dieses Prozesses zu bewerten, sollte geprüft werden, welche Hinweise tatsächlich zu Verbesserungen im Betrieb geführt haben und welche Schwierigkeiten weiterhin auftreten. Steht die nächste Schicht erneut vor demselben Hindernis, muss das Thema wieder aufgegriffen werden. Die Bearbeitung einer Meldung ist erst dann abgeschlossen, wenn die Lösung vor Ort erprobt wurde und die Beschäftigten die Vorgabe unter ihren normalen Arbeitsbedingungen sicher erfüllen können.