Các buổi thảo luận an toàn hàng tuần, hay cách chúng ta thỏa thuận để làm việc an toàn

Đã có rất nhiều điều được nói về giá trị của sự lãnh đạo và giao tiếp chất lượng trong việc xây dựng văn hóa sản xuất an toàn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy hai khái niệm này thường bị thay thế bằng việc kiểm tra và cung cấp thông tin một chiều, điều mà cuối cùng không mang lại kết quả như chúng ta mong muốn.

Tôi muốn chia sẻ với các bạn một công cụ đơn giản, có thể kết hợp hài hòa vào quá trình hoạt động sản xuất, đồng thời cho phép kết nối sự lãnh đạo với giao tiếp. Chúng tôi gọi đó là «Các buổi thảo luận an toàn hàng tuần».

Từ «thảo luận» ở đây được sử dụng không phải ngẫu nhiên – chính hình thức này cho phép những người tham gia «mở lòng», bày tỏ ý kiến của mình, và quan trọng nhất là tham gia vào quá trình thấu hiểu những sự thật đơn giản, mà việc chấp nhận chúng sẽ đưa chúng ta đến gần hơn với mục tiêu không tai nạn lao động.

Cách sử dụng:

? Mỗi chủ đề được thảo luận trong các nhóm nhỏ hoặc bởi tất cả các thành viên trong tập thể;

? Mỗi tuần một chủ đề thảo luận mới được lựa chọn;

? Giải thích cho mọi người rằng đây là một cuộc thảo luận, không chỉ đơn thuần là cung cấp thông tin;

? Nếu lúc đầu cuộc trò chuyện thiếu sự sôi nổi, bạn có thể chia sẻ những suy nghĩ và câu chuyện của chính mình làm ví dụ;

? Để bắt đầu cuộc thảo luận, hãy trao đổi với từng cá nhân;

? Khuyến khích mọi người cùng tham gia thảo luận.

Địa điểm và thời gian thực hiện:

? Vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày;

? Ở bất kỳ đâu, miễn là đảm bảo mọi người có thể giao tiếp thoải mái và nghe rõ tiếng nhau.

Người thực hiện:

? Lãnh đạo ở tất cả các cấp.

Văn hóa sản xuất an toàn là sự lựa chọn tự giác để làm việc an toàn, nó không thể được áp đặt bằng các hình thức phạt hay chế tài. Các buổi thảo luận an toàn thường xuyên trong bầu không khí thân mật cho phép người quản lý đo lường mức độ cam kết của nhân viên, giúp họ tự mình đi đến lựa chọn tự giác này, và đôi khi thậm chí phát hiện ra các «vùng xám» hoặc rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu không tai nạn lao động tại nơi làm việc.

№1 Không ngại lên tiếng

Mục tiêu: tạo ra một môi trường nơi mỗi người đều cảm thấy có đủ sức mạnh để bày tỏ ý kiến của mình về an toàn trong bất kỳ hoàn cảnh nào.

Khi trò chuyện với nhân viên về an toàn, chúng ta thường hỏi họ – họ đi làm vì điều gì? – với mong đợi nhận được những câu trả lời như «để kiếm tiền», «để nuôi gia đình», «để khẳng định bản thân», v.v. Bằng cách này, chúng ta cố gắng giúp họ xác định thứ tự ưu tiên và hiểu giá trị thực sự của công việc an toàn.

Tuy nhiên, cùng một động lực đó có thể tác động theo hướng ngược lại. Chính những lý do đó có thể khiến một người im lặng khi cần can thiệp vào hành động của cấp trên. Và cấp bậc của người quản lý đó càng cao thì càng khó để đưa ra lời nhắc nhở. Nỗi sợ không được thăng tiến, bị mất thưởng, hay thậm chí là mất việc – chính là lý do khiến «mệnh lệnh không được bàn cãi» và «sếp luôn đúng».

Sự thật đáng buồn là bất kể những thành tựu trong sự nghiệp, tất cả chúng ta đều là những con người bình thường, chúng ta đều mắc sai lầm, điểm khác biệt duy nhất là sai lầm của người lãnh đạo có thể dẫn đến bi kịch cho những người mà họ chịu trách nhiệm. Chính vì vậy, nhiệm vụ của chúng ta là loại bỏ những nỗi sợ hãi nêu trên, chúng ta phải chắc chắn rằng nhân viên của mình không ngại lên tiếng nếu họ lo ngại về các vấn đề an toàn. Và nếu điều đó chưa hoàn toàn đúng, chúng ta cần tìm hiểu từ họ xem ban lãnh đạo có thể làm gì để cấp dưới không còn sợ hãi khi đưa ra lời nhắc nhở cho mình.

Nhiệm vụ của mỗi người quản lý là trở thành một tấm gương để noi theo, và điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến các vấn đề an toàn. Mỗi hành động và cử chỉ của người quản lý đều nằm dưới sự quan sát kỹ lưỡng, bởi chính họ, thông qua hành động của mình, đang truyền tải cho nhân viên biết điều gì là tốt và điều gì là xấu. Một nhà lãnh đạo thực thụ không chỉ dẫn dắt người khác mà còn biết lắng nghe ý kiến của cấp dưới vào những thời điểm cần thiết, và quan trọng nhất là biết cách phản ứng đúng đắn trước sự can thiệp từ phía họ.

Nhiệm vụ của chúng ta trong tuần này là nhắc nhở nhân viên rằng đối với các vấn đề an toàn, mọi người đều bình đẳng. Khi liên quan đến rủi ro đối với sức khỏe và an toàn của con người, mỗi chúng ta đều có trách nhiệm can thiệp vào hành động của cả đồng nghiệp lẫn cấp trên, bất kể chức vụ.

Khi thực hiện các buổi thảo luận trong tuần này, hãy yêu cầu nhân viên đưa ra các ví dụ về việc họ đã can thiệp vào các hành động không an toàn của cấp trên, cam đoan với họ rằng họ có thể tự do can thiệp vào các hành động không an toàn của chính bạn, cảm ơn họ vì đã sẵn sàng can thiệp và ngăn ngừa chấn thương hoặc sự cố.

Các câu hỏi gợi ý:

? Nếu bạn nhận thấy ai đó đang làm việc một cách nguy hiểm, bạn sẽ làm gì?

? Ở đây có thể thoải mái lên tiếng nếu thấy điều gì đó không đúng không?

? Ở đây có thể bình tĩnh bày tỏ ý kiến nếu bạn không hoàn toàn hiểu công việc đó là gì và cần phải làm gì không?

? Làm thế nào để trong tập thể của chúng ta, mọi người thực sự có thể yên tâm lên tiếng về bất kỳ vấn đề nào quan tâm, đặc biệt là liên quan đến an toàn?