如何计算 HSE 管理体系流程的效率？

在任何企业都精打细算的背景下，公司各流程、部门和服务的效率问题始终备受关注。职业健康与安全领域的企业管理人员一直在思考 ——如何提高 HSE 管理体系的效率，即如何以最低的成本满足所有法律法规要求，开展所有必要的活动，同时不损失质量，将工伤风险和违反法律法规要求的责任风险降至零。

管理层期望 HSE 负责人和团队能通过优化流程等方式创造降低成本的“奇迹”。通常，转型是一个循序渐进且持续的过程。正因如此，提高流程效率的工作成果往往难以量化，难以向自己和管理层展示该方向工作的成效。

在本文中，我将介绍对流程效率指标产生重大影响的一个方面 ——人力投入。

我们在工作中采用了哪些量化人力投入的方法和算法？

• 我们定期分析流程转型的效果。
• 为此，我们在分析点将之前的（需要改进的）“现状”（as is）流程与转型后（或部分转型）的“目标”（to be）流程进行对比：

• 我们将流程分解为阶段和操作，以便更轻松、更准确地进行评估。以招聘和入职候选人为例，我们将流程分为以下互动阶段：

– 在招聘阶段：招聘部门与候选人的互动；招聘部门与 HSE 部门的互动（关于体检）；

– 在入职阶段：人事行政部门与候选人（入职后转为员工身份）的互动；

– 在入职过程中：员工与 HSE 部门的互动；员工与消防安全负责人的互动；员工与电气安全负责人的互动；

– 在培训和准岗阶段：员工与主管的互动。

• 为了评估所有流程、流程内的阶段以及每项操作，我们采用统一且足够透明的效率计算公式：

T（小时）* N（件/次）* ￥（元）= Σ 总成本（元）

其中 T – 每项操作/每份文件所需的时间；

N – 操作/文件的数量；

￥ - 流程中每位参与者的每小时成本（总计）；

Σ - 每项操作/每份文件的总成本

例如，如果我们计算岗位培训流程的效率，我们至少要计算主管和员工的人力投入。

如果我们计算涉及多个阶段 and 参与者的更复杂的跨职能流程的效率，我们会进行多次迭代计算。

*值得注意的是，该算法可以实现自动化。

• 在计算中，同样重要的是不要忘记量化活动控制和文档处理的操作。
• 此外，为了获得最准确的结果，我们会评估自己在流程转型本身所投入的人力。这些投入是我们为了获得预期效果而进行的投资。
• 因此，通过对比流程“转型前”和“转型后”的总成本，我们始终可以直观地看到简化流程的效果，并量化其对公司整体效率指标的影响。

同时必须理解，如果我们一次性投入流程转型成本，即使最初获得的效率看起来微不足道，但从长期应用转型流程来看（在 1-2 年或更长的时间跨度内），流程效率会产生累积效益，投入的投资将得到回报。

从我们公司的 HSE 管理体系效率来看，最有效的是自动化流程和电子文档管理。对其效率的计算在实施阶段为我们提供了帮助，现在也正促进其进一步完善。