Come calcolare l'efficacia dei processi HSE?

In un contesto in cui ogni azienda tiene d'occhio il budget, sorge sempre la questione dell'efficienza dei processi, dei reparti e dei servizi aziendali. I responsabili HSE si chiedono costantemente come aumentare l'efficacia del Sistema di Gestione HSE – soddisfacendo tutti i requisiti normativi con i minimi costi, attuando tutte le misure necessarie e senza compromettere la qualità, riducendo a zero i rischi di infortunio e i rischi di responsabilità per violazione delle norme di legge.

Dai responsabili e dai team HSE ci si aspetta un "miracolo" nella riduzione dei costi, anche attraverso l'ottimizzazione dei processi. Di norma, il processo di trasformazione è graduale e costante. Proprio per questo motivo, i risultati del lavoro volto a migliorare l'efficienza dei processi sono spesso difficili da quantificare per dimostrare a se stessi e alla direzione l'efficacia degli sforzi in questa direzione.

In questo articolo parlerò di uno solo degli aspetti che influenzano in modo significativo gli indicatori di efficienza dei processi: i costi del lavoro.

Quali approcci e algoritmi utilizziamo nel nostro lavoro per quantificare i costi del lavoro?

• Con una periodicità stabilita, analizziamo gli effetti della trasformazione dei nostri processi.
• Per fare ciò, confrontiamo nel punto dell'analisi i processi precedenti (che richiedono miglioramenti) "as is", con i processi trasformati (o parzialmente trasformati) "to be":

• Dividiamo i processi in fasi e operazioni per rendere la valutazione più semplice e accurata. Prendendo come esempio la selezione e l'assunzione di un candidato, dividiamo i processi nelle seguenti fasi di interazione:

– nella fase di selezione – interazione tra Selezione e Candidato; Selezione e HSE (per le visite mediche);

– all'assunzione – interazione tra Amministrazione del Personale e Candidato (che all'assunzione diventa Dipendente);

– durante il processo di assunzione – interazione tra Dipendente e HSE; Dipendente e Responsabile della sicurezza antincendio; Dipendente e Responsabile della sicurezza elettrica;

– nella fase di formazione e autorizzazione al lavoro – interazione tra Dipendente e Responsabile.

• Per valutare tutti i processi, le fasi interne ai processi e ogni singola operazione, applichiamo la stessa e trasparente Formula di calcolo dell'efficienza:

T (ore) * N (unità) * € (euro) = Σ costi (euro)

dove T – tempo per 1 operazione/documento;

N – numero di operazioni/documenti;

€ - costo di 1 ora di ciascuno dei partecipanti al processo (totale);

Σ - costi totali per 1 operazione/documento

Ad esempio, se calcoliamo l'efficienza del processo di addestramento sul posto di lavoro, considereremo almeno i costi del lavoro del Responsabile e del Dipendente.

Se calcoliamo l'efficienza di processi interfunzionali più complessi, con un gran numero di fasi e partecipanti, eseguiamo i calcoli in diverse iterazioni.

*È importante notare che l'algoritmo può essere automatizzato.

• Nei calcoli è inoltre importante non dimenticare di quantificare le operazioni di controllo delle attività e di elaborazione della documentazione.
• Inoltre, per ottenere il risultato più accurato, valutiamo i nostri costi del lavoro per le azioni di trasformazione dei processi stesse. Questi sono i costi che, una volta investiti, ci permettono di ottenere l'effetto calcolato.
• In questo modo, confrontando i costi totali dei processi "prima" e "dopo", possiamo sempre vedere chiaramente l'efficacia delle azioni di semplificazione dei processi e quantificare il loro impatto sugli indicatori di performance generali dell'azienda.

Allo stesso tempo, è importante capire che se sosteniamo costi una tantum per la trasformazione del processo e otteniamo un'efficienza anche minima a prima vista, nel lungo periodo di applicazione dei processi trasformati (in un orizzonte di 1-2 o più anni) l'efficienza dei processi si capitalizza e l'investimento viene ripagato.

I processi automatizzati e la gestione documentale elettronica sono considerati i più efficaci dal punto di vista del sistema HSE nella nostra azienda; il calcolo della loro efficienza ci ha aiutato nella fase di implementazione e ora contribuisce al loro ulteriore perfezionamento.