Como calcular a eficiência dos processos de HSE?

Em um cenário onde qualquer empresa controla rigorosamente seus custos, surge sempre a questão da eficiência dos processos, departamentos e serviços da companhia. Os gestores de HSE estão constantemente se perguntando como aumentar a eficiência do Sistema de Gestão de HSE — cumprindo todos os requisitos legais com o menor custo possível, realizando todas as atividades necessárias e, ao mesmo tempo, mantendo a qualidade, reduzindo a zero os riscos de acidentes e de responsabilização por violações legais.

Espera-se que os gestores e as equipes de HSE operem um \"milagre\" na redução de despesas, inclusive por meio da otimização de processos. Geralmente, o processo de transformação é gradual e contínuo. É por isso que os resultados dos esforços para aumentar a eficiência dos processos costumam ser difíceis de quantificar, dificultando a demonstração da eficácia dessas ações para si mesmos e para a diretoria.

Neste artigo, abordarei apenas um dos aspectos que influenciam significativamente os indicadores de eficiência dos processos: os custos de mão de obra.

Quais abordagens e algoritmos utilizamos em nosso trabalho para quantificar os custos de mão de obra?

• Analisamos periodicamente os efeitos da transformação de nossos processos.
• Para isso, comparamos os processos anteriores (que necessitam de melhoria) as is com os processos transformados (ou parcialmente transformados) to be no momento da análise:

• Dividimos os processos em etapas e operações para tornar a avaliação mais fácil e precisa. Usando como exemplo a seleção e contratação de um candidato, dividimos o processo nas seguintes etapas de interação:

– na etapa de recrutamento: interação entre Recrutamento e Candidato; Recrutamento e HSE (para exames médicos);

– na contratação: interação entre Administração de Pessoal e Candidato (que passa ao status de Colaborador);

– durante o processo de admissão: interação entre Colaborador e HSE; Colaborador e Responsável pela Segurança contra Incêndio; Colaborador e Responsável pela Segurança Elétrica;

– na etapa de treinamentos introdutórios e permissão de trabalho: interação entre Colaborador e Gestor.

• Para avaliar todos os processos, as etapas internas e cada operação, aplicamos uma Fórmula de Cálculo de Eficiência uniforme e transparente:

T (horas) * N (unid.) * $ (moeda) = Σ custos (moeda)

onde T – tempo por 1 operação/documento;

N – quantidade de operações/documentos;

$ – custo de 1 hora de cada participante do processo (total);

Σ – custos totais por 1 operação/documento

Por exemplo, se calcularmos a eficiência do processo de integração no local de trabalho, consideraremos, no mínimo, o tempo gasto pelo Gestor e pelo Colaborador.

Se calcularmos a eficiência de processos transversais mais complexos, com múltiplas etapas e participantes, realizamos os cálculos em várias iterações.

*É importante ressaltar que o algoritmo pode ser automatizado.

• Nos cálculos, também é fundamental não esquecer de quantificar as operações de controle de medidas e o processamento de documentação.
• Para obter o resultado mais preciso, avaliamos também o tempo dedicado às ações de transformação dos próprios processos. Esses são os custos investidos para obter o efeito calculado.
• Dessa forma, ao comparar os custos totais dos processos \"antes\" e \"depois\", podemos visualizar claramente a eficácia das ações de simplificação e quantificar seu impacto nos indicadores globais de desempenho da empresa.

É importante compreender que, mesmo que tenhamos custos imediatos com a transformação de um processo e obtenhamos uma eficiência que pareça pequena à primeira vista, a longo prazo (em um horizonte de 1 a 2 anos ou mais), a eficiência dos processos se capitaliza e o investimento se paga.

Em nossa empresa, os processos automatizados e o fluxo de documentos eletrônicos são considerados os mais eficazes do ponto de vista do HSE. O cálculo de sua eficiência nos auxiliou durante a fase de implementação e agora contribui para seu aprimoramento contínuo.