Comment calculer l'efficacité des processus HSE ?

Dans un contexte où chaque entreprise surveille ses dépenses, la question de l'efficacité des processus, des départements et des services se pose systématiquement. Les responsables HSE s'interrogent toujours sur la manière d'améliorer l'efficacité du Système de Management de la Santé et de la Sécurité au Travail (HSE) — comment respecter toutes les exigences réglementaires et mener toutes les activités nécessaires au moindre coût, tout en maintenant la qualité, en réduisant à zéro les risques d'accidents et les risques de sanctions pour non-conformité législative.

On attend des responsables et des équipes HSE un « miracle » en matière de réduction des coûts, notamment grâce à l'optimisation des processus. En règle générale, le processus de transformation est graduel et continu. C'est précisément pour cette raison qu'il est souvent difficile de chiffrer les résultats des travaux d'amélioration de l'efficacité pour démontrer, tant à soi-même qu'à la direction, l'efficacité des actions entreprises dans ce domaine.

Dans cet article, je vais aborder un seul des aspects qui influencent considérablement les indicateurs d'efficacité des processus : les coûts de main-d'œuvre.

Quelles approches et quels algorithmes de numérisation des coûts de main-d'œuvre appliquons-nous dans notre travail ?

• Nous analysons périodiquement les effets de la transformation de nos processus.
• Pour ce faire, nous comparons, au moment de l'analyse, les processus précédents (nécessitant une amélioration) « as is » (en l'état) avec les processus transformés (ou partiellement transformés) « to be » (futurs) :

• Nous divisons les processus en étapes et en opérations afin de rendre l'évaluation plus facile et plus précise. En prenant l'exemple du recrutement et de l'intégration d'un candidat, nous divisons les processus en étapes d'interaction suivantes :

– au stade du recrutement – interaction entre le Recrutement et le Candidat ; entre le Recrutement et le département HSE (pour les visites médicales) ;

– lors de l'embauche – interaction entre l'Administration du personnel et le Candidat (qui devient Salarié lors de l'embauche) ;

– pendant le processus d'embauche – interaction entre le Salarié et le département HSE ; entre le Salarié et le Responsable de la sécurité incendie ; entre le Salarié et le responsable de la sécurité électrique ;

– au stade des briefings et de l'autorisation de travail – interaction entre le Salarié et le Manager.

• Pour évaluer tous les processus, les étapes internes ainsi que chaque opération, nous appliquons une formule de calcul de l'efficacité identique et suffisamment transparente :

T (h) * N (unités) * € (coût horaire) = Σ coûts (€)

où T – temps par opération/document ;

N – nombre d'opérations/documents ;

€ - coût horaire de chacun des participants au processus (total) ;

Σ - coûts totaux par opération/document

Par exemple, si nous calculons l'efficacité du processus de briefing au poste de travail, nous prendrons en compte, au minimum, les coûts de main-d'œuvre du Manager et du Salarié.

Si nous calculons l'efficacité de processus transversaux plus complexes comportant un grand nombre d'étapes et de participants, nous effectuons les calculs en plusieurs itérations.

*Il est important de noter que l'algorithme peut être automatisé.

• Dans les calculs, il est également important de ne pas oublier de chiffrer les opérations de contrôle des mesures et de traitement de la documentation.
• De plus, pour obtenir le résultat le plus précis possible, nous évaluons nos propres coûts de main-d'œuvre liés aux actions de transformation des processus. Ce sont les investissements initiaux qui permettent d'obtenir l'effet calculé.
• Ainsi, en comparant les coûts totaux des processus « avant » et « après », nous pouvons toujours visualiser clairement l'efficacité des actions de simplification des processus et chiffrer leur impact sur les indicateurs de performance globale de l'entreprise.

Il est essentiel de comprendre que si nous engageons des frais ponctuels pour la transformation d'un processus et que nous obtenons une efficacité même minime à première vue, à long terme (sur un horizon de 1 à 2 ans ou plus), l'efficacité des processus se capitalise et les investissements sont rentabilisés.

Dans notre entreprise, les processus automatisés et la gestion électronique des documents sont considérés comme les plus performants en termes d'efficacité HSE. Le calcul de leur efficacité nous a aidés lors de leur mise en œuvre et contribue aujourd'hui à leur amélioration continue.