Wie lässt sich die Effizienz von HSE-Prozessen berechnen?

In einer Zeit, in der jedes Unternehmen auf die Kosten achtet, stellt sich immer die Frage nach der Effizienz von Prozessen, Abteilungen und Diensten. Führungskräfte im Bereich Arbeitssicherheit fragen sich stets, wie sie die Effizienz des HSE-Managementsystems steigern können – also alle gesetzlichen Anforderungen mit minimalem Aufwand erfüllen, alle notwendigen Maßnahmen durchführen und dabei keine Qualitätseinbußen hinnehmen, während Verletzungsrisiken und das Risiko einer Haftung für Gesetzesverstöße auf Null gesenkt werden.

Von Führungskräften und HSE-Teams wird oft ein „Wunder“ bei der Kostensenkung erwartet, unter anderem durch Prozessoptimierung. In der Regel ist der Transformationsprozess ein schrittweiser und kontinuierlicher Vorgang. Genau deshalb ist es oft schwierig, die Ergebnisse der Bemühungen zur Prozessoptimierung zu quantifizieren, um sich selbst und dem Management die Wirksamkeit der Arbeit in diesem Bereich aufzuzeigen.

In diesem Artikel werde ich nur einen der Aspekte erläutern, die die Effizienzkennzahlen von Prozessen maßgeblich beeinflussen: den Arbeitsaufwand.

Welche Ansätze und Algorithmen zur Quantifizierung des Arbeitsaufwands wenden wir in unserer Arbeit an?

• In regelmäßigen Abständen analysieren wir die Auswirkungen der Transformation unserer Prozesse.
• Dazu vergleichen wir zum Zeitpunkt der Analyse die bisherigen (verbesserungswürdigen) „As-is“-Prozesse mit den transformierten (oder teilweise transformierten) „To-be“-Prozessen:

• Wir unterteilen Prozesse in Phasen und Arbeitsschritte, um die Bewertung einfacher und genauer zu gestalten. Am Beispiel der Personalauswahl und -einstellung unterteilen wir die Prozesse in folgende Interaktionsphasen:

– in der Auswahlphase – Interaktion zwischen Recruiting und Kandidat; Recruiting und HSE (bezüglich medizinischer Untersuchungen);

– bei der Einstellung – Interaktion zwischen Personalverwaltung und Kandidat (der bei der Einstellung den Status eines Mitarbeiters erhält);

– während des Einstellungsprozesses – Interaktion zwischen Mitarbeiter und HSE; Mitarbeiter und Brandschutzbeauftragtem; Mitarbeiter und Elektrosicherheitsbeauftragtem;

– in der Phase der Unterweisungen und Arbeitsfreigabe – Interaktion zwischen Mitarbeiter und Führungskraft.

• Zur Bewertung aller Prozesse, der Phasen innerhalb der Prozesse sowie jedes einzelnen Arbeitsschritts wenden wir eine einheitliche und transparente Formel zur Effizienzberechnung an:

T (Std.) * N (Anz.) * € (Euro) = Σ Kosten (Euro)

wobei T – Zeit pro Arbeitsschritt/Dokument;

N – Anzahl der Arbeitsschritte/Dokumente;

€ – Kosten pro Stunde aller Prozessbeteiligten (insgesamt);

Σ – Gesamtkosten pro Arbeitsschritt/Dokument

Wenn wir beispielsweise die Effizienz einer Unterweisung am Arbeitsplatz berechnen, berücksichtigen wir mindestens den Arbeitsaufwand der Führungskraft und des Mitarbeiters.

Bei der Berechnung der Effizienz komplexerer, funktionsübergreifender Prozesse mit vielen Phasen und Beteiligten führen wir die Berechnungen in mehreren Iterationen durch.

*Es ist wichtig anzumerken, dass dieser Algorithmus automatisiert werden kann.

• Bei den Berechnungen ist es zudem wichtig, die Tätigkeiten zur Kontrolle von Maßnahmen und zur Dokumentenbearbeitung zu quantifizieren.
• Für ein möglichst präzises Ergebnis bewerten wir auch unseren eigenen Arbeitsaufwand für die Durchführung der Prozesstransformation. Dies sind die Investitionskosten, durch die wir den berechneten Effekt erzielen.
• Durch den Vergleich der Gesamtkosten der Prozesse „vorher“ und „nachher“ können wir die Effizienz der Maßnahmen zur Prozessvereinfachung stets anschaulich darstellen und deren Einfluss auf die Gesamteffizienzkennzahlen des Unternehmens quantifizieren.

Dabei ist es wichtig zu verstehen: Auch wenn wir einmalige Kosten für die Prozesstransformation tragen und dabei eine auf den ersten Blick geringfügige Effizienzsteigerung erzielen, kapitalisiert sich die Prozesseffizienz bei langfristiger Anwendung der transformierten Prozesse (über einen Zeitraum von 1-2 Jahren oder länger), und die getätigten Investitionen amortisieren sich.

Als am wirksamsten im Hinblick auf die HSE-Effizienz gelten in unserem Unternehmen automatisierte Prozesse und der elektronische Dokumentenaustausch. Deren Effizienzberechnung hat uns bereits in der Einführungsphase geholfen und trägt nun zu ihrer kontinuierlichen Weiterentwicklung bei.