Jak obliczyć efektywność procesów HSE?
W warunkach, w których każdy biznes liczy pieniądze, zawsze pojawia się pytanie o efektywność procesów, działów i służb firmy. Menedżerowie ds. bezpieczeństwa pracy stale zastanawiają się, jak zwiększyć efektywność Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (HSE) – jak przy najniższych kosztach spełnić wszystkie wymogi prawne, przeprowadzić niezbędne działania, a jednocześnie zachować jakość, redukując do zera ryzyko urazów oraz ryzyko pociągnięcia do odpowiedzialności za naruszenie przepisów.
Od kadry kierowniczej i zespołów HSE oczekuje się „cudów” w zakresie redukcji kosztów, m.in. poprzez optymalizację procesów. Z reguły proces transformacji jest procesem stopniowym i ciągłym. Właśnie dlatego wyniki prac nad zwiększeniem efektywności procesów często bywają trudne do ujęcia w liczbach, aby pokazać sobie i kierownictwu skuteczność działań w tym kierunku.
W niniejszym artykule opowiem o tylko jednym z aspektów, który w znacznym stopniu wpływa na wskaźniki efektywności procesów – są to nakłady pracy.
Jakie podejścia i algorytmy digitalizacji nakładów pracy stosujemy w naszej pracy?
- Z określoną częstotliwością analizujemy efekty transformacji naszych procesów.
- W tym celu porównujemy w punkcie analizy poprzednie procesy (wymagające poprawy) as is ze scentralizowanymi (lub częściowo przetransformowanymi) procesami to be:
- Procesy dzielimy na etapy i operacje, aby łatwiej i dokładniej dokonać oceny. Na przykładzie rekrutacji i zatrudnienia kandydata, dzielimy procesy na następujące etapy interakcji:
– na etapie rekrutacji – interakcja między działem rekrutacji a kandydatem; między rekrutacją a działem HSE (w zakresie badań lekarskich);
– przy zatrudnianiu – interakcja między administracją kadrową a kandydatem (który w momencie zatrudnienia staje się pracownikiem);
– w procesie wdrażania – interakcja między pracownikiem a działem HSE; pracownikiem a osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo pożarowe; pracownikiem a osobą odpowiedzialną za uprawnienia elektryczne;
– na etapie instruktaży i dopuszczenia do pracy – interakcja między pracownikiem a przełożonym.
- Do oceny wszystkich procesów, etapów wewnątrz procesów, a także każdej operacji stosujemy jednolitą i przejrzystą formułę obliczania efektywności:
T (godz.) * N (szt.) * PLN (zł) = Σ koszty (zł)
gdzie T – czas na 1 operację/dokument;
N – liczba operacji/dokumentów;
PLN – koszt 1 godziny każdego z uczestników procesu (łącznie);
Σ – całkowite koszty 1 operacji/dokumentu
Przykładowo, jeśli obliczamy efektywność procesu przeprowadzania instruktażu stanowiskowego, będziemy brać pod uwagę co najmniej nakłady pracy przełożonego i pracownika.
Jeśli obliczamy efektywność bardziej złożonych, międzyfunkcyjnych procesów z dużą liczbą etapów i uczestników, obliczenia wykonujemy w kilku iteracjach.
*Warto zauważyć, że algorytm można zautomatyzować.
- W obliczeniach ważne jest również, aby nie zapomnieć o ujęciu w liczbach operacji związanych z kontrolą działań i przetwarzaniem dokumentacji.
- Ponadto, dla uzyskania najdokładniejszego wyniku, oceniamy nasze nakłady pracy na same działania związane z transformacją procesów. Są to koszty, których poniesienie pozwala nam uzyskać obliczany efekt.
- W ten sposób, porównując całkowite koszty procesów „przed” i „po”, zawsze możemy wyraźnie zobaczyć efektywność działań upraszczających procesy i określić ich wpływ na ogólne wskaźniki efektywności firmy.
Jednocześnie należy rozumieć, że jeśli jednorazowo poniesiemy koszty transformacji procesu i uzyskamy przy tym nawet niewielką na pierwszy rzut oka efektywność, to w długoterminowej perspektywie stosowania przekształconych procesów (w horyzoncie 1-2 lat i więcej) efektywność procesów ulega kapitalizacji, a poniesione inwestycje zwracają się.
Za najskuteczniejsze z punktu widzenia efektywności HSE w naszej firmie uznaje się procesy zautomatyzowane oraz elektroniczny obieg dokumentów, których obliczenie efektywności pomogło nam na etapie ich wdrażania, a obecnie sprzyja ich dalszemu doskonaleniu.