วิธีคำนวณประสิทธิภาพของกระบวนการ HSE

ในสภาวะที่ธุรกิจทุกประเภทต้องคำนึงถึงเรื่องงบประมาณ คำถามเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการ แผนก และบริการต่างๆ ของบริษัทจึงเกิดขึ้นเสมอ ผู้บริหารด้านความปลอดภัยในการทำงานมักตั้งคำถามว่า จะเพิ่มประสิทธิภาพของระบบการจัดการ HSE ได้อย่างไร เพื่อให้สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและดำเนินกิจกรรมที่จำเป็นทั้งหมดโดยใช้ต้นทุนน้อยที่สุด โดยที่ยังคงคุณภาพไว้ได้ครบถ้วน ลดความเสี่ยงในการบาดเจ็บให้เป็นศูนย์ และลดความเสี่ยงจากการถูกดำเนินคดีเนื่องจากการละเมิดข้อกำหนดทางกฎหมาย

ผู้บริหารและทีมงาน HSE มักถูกคาดหวังให้สร้าง "ปาฏิหาริย์" ในการลดค่าใช้จ่าย ซึ่งรวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการต่างๆ โดยปกติแล้ว กระบวนการเปลี่ยนแปลง (Transformation) จะเป็นไปอย่างค่อยเป็นค่อยไปและต่อเนื่อง ด้วยเหตุนี้ ผลลัพธ์จากการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการจึงมักจะแปลงเป็นตัวเลขได้ยาก เพื่อที่จะแสดงให้ตนเองและผู้บริหารเห็นถึงประสิทธิภาพของการดำเนินงานในทิศทางนี้

ในบทความนี้ ผมจะขอกล่าวถึงเพียงแง่มุมเดียวที่มีผลกระทบอย่างมากต่อตัวชี้วัดประสิทธิภาพของกระบวนการ นั่นคือ ต้นทุนด้านแรงงาน (Labor costs)

แนวทางและอัลกอริทึมในการแปลงต้นทุนด้านแรงงานให้เป็นตัวเลขที่เรานำมาใช้ในการทำงานมีอะไรบ้าง?

• เราวิเคราะห์ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงกระบวนการของเราตามระยะเวลาที่กำหนด
• ในการนี้ เราจะเปรียบเทียบกระบวนการเดิม (ที่ต้องปรับปรุง) หรือ "as is" กับกระบวนการที่ได้รับการเปลี่ยนแปลงแล้ว (หรือเปลี่ยนแปลงบางส่วน) หรือ "to be" ณ จุดที่ทำการวิเคราะห์:

• เราแบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอนและการปฏิบัติงานย่อยๆ เพื่อให้การประเมินทำได้ง่ายและแม่นยำยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการสรรหาและรับพนักงานใหม่ เราแบ่งกระบวนการออกเป็นขั้นตอนการปฏิสัมพันธ์ดังนี้:

– ในขั้นตอนการสรรหา – การปฏิสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายสรรหากับผู้สมัคร; ฝ่ายสรรหากับฝ่าย HSE (สำหรับการตรวจร่างกาย);

– ในขั้นตอนการรับเข้าทำงาน – การปฏิสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายบริหารงานบุคคลกับผู้สมัคร (ซึ่งจะเปลี่ยนสถานะเป็นพนักงานเมื่อรับเข้าทำงาน);

– ในระหว่างกระบวนการรับเข้าทำงาน – การปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับฝ่าย HSE; พนักงานกับผู้รับผิดชอบด้านความปลอดภัยจากอัคคีภัย; พนักงานกับผู้รับผิดชอบด้านความปลอดภัยจากไฟฟ้า;

– ในขั้นตอนการปฐมนิเทศและอนุญาตให้เข้าปฏิบัติงาน – การปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับหัวหน้างาน

• สำหรับการประเมินทุกกระบวนการ ขั้นตอนภายในกระบวนการ รวมถึงการปฏิบัติงานแต่ละอย่าง เราใช้สูตรการคำนวณประสิทธิภาพที่เหมือนกันและมีความโปร่งใสเพียงพอ:

T (ชม.) * N (รายการ) * ฿ (บาท) = Σ ค่าใช้จ่าย (บาท)

โดยที่ T – เวลาต่อ 1 การปฏิบัติงาน/เอกสาร;

N – จำนวนการปฏิบัติงาน/เอกสาร;

฿ - ค่าจ้างต่อ 1 ชั่วโมงของผู้มีส่วนร่วมในกระบวนการทุกคน (รวมกัน);

Σ - ค่าใช้จ่ายรวมต่อ 1 การปฏิบัติงาน/เอกสาร

ตัวอย่างเช่น หากเราคำนวณประสิทธิภาพของกระบวนการปฐมนิเทศในสถานที่ทำงาน เราจะคำนวณต้นทุนด้านแรงงานของหัวหน้างานและพนักงานเป็นอย่างน้อย

หากเราคำนวณประสิทธิภาพของกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งมีการทำงานข้ามสายงานและมีขั้นตอนรวมถึงผู้มีส่วนร่วมจำนวนมาก เราจะทำการคำนวณหลายรอบ (Iterations)

*สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่า อัลกอริทึมนี้สามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้

• ในการคำนวณ สิ่งสำคัญคือต้องไม่ลืมแปลงการปฏิบัติงานด้านการควบคุมกิจกรรมและการจัดการเอกสารให้เป็นตัวเลขด้วย
• นอกจากนี้ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำที่สุด เรายังประเมินต้นทุนด้านแรงงานที่ใช้ในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงกระบวนการด้วยตนเอง ซึ่งเป็นต้นทุนที่เราลงทุนไปเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่คำนวณไว้
• ดังนั้น เมื่อเปรียบเทียบต้นทุนรวมของกระบวนการ "ก่อน" และ "หลัง" เราจะสามารถเห็นประสิทธิภาพของการดำเนินการเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการได้อย่างชัดเจน และสามารถแปลงผลกระทบที่มีต่อตัวชี้วัดประสิทธิภาพโดยรวมของบริษัทให้เป็นตัวเลขได้

ในขณะเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่า หากเรายอมเสียค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการเพียงครั้งเดียว และได้รับประสิทธิภาพที่อาจดูเหมือนเล็กน้อยในตอนแรก แต่ในระยะยาวของการใช้กระบวนการที่ได้รับการเปลี่ยนแปลงแล้ว (ในกรอบเวลา 1-2 ปีหรือมากกว่านั้น) ประสิทธิภาพของกระบวนการจะสะสมพอกพูนขึ้น และเงินลงทุนที่จ่ายไปก็จะคุ้มค่า

ในบริษัทของเรา กระบวนการอัตโนมัติและระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นสิ่งที่ได้ผลดีที่สุดในแง่ของประสิทธิภาพของระบบ HSE ซึ่งการคำนวณประสิทธิภาพได้ช่วยเราในขั้นตอนการนำมาใช้งาน และในปัจจุบันยังช่วยส่งเสริมการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของระบบเหล่านี้ด้วย