HSEマネジメントシステム（HSEMS）プロセスの効率を算出する方法とは？

あらゆるビジネスにおいてコスト管理が重視される中、企業のプロセス、部門、サービスの効率性は常に問われる課題です。HSE（労働安全衛生）部門の責任者は、いかにしてHSEマネジメントシステム（HSEMS）の効率を高めるかという問いに常に直面しています。つまり、最小限のコストで法的要件をすべて満たし、必要なあらゆる施策を実施しながら、品質を損なうことなく、負傷のリスクや法令違反による責任追及のリスクをゼロに抑える方法です。

HSEの責任者やチームには、プロセスの最適化などによるコスト削減という「奇跡」が期待されています。通常、変革のプロセスは段階的かつ継続的なものです。そのため、プロセス効率向上の成果を数値化し、自分たちや経営陣に対してその取り組みの有効性を示すことは、往々にして困難です。

本記事では、プロセスの効率指標に大きな影響を与える側面の1つである「工数」について解説します。

私たちは、工数を数値化するためにどのようなアプローチやアルゴリズムを業務に適用しているのでしょうか？

• 私たちは定期的に、プロセス変革による効果を分析しています。
• そのために、分析時点において、改善が必要な以前のAs-isプロセスと、変革された（あるいは部分的に変革された）To-beプロセスを比較します。

• 評価をより容易かつ正確に行うために、プロセスをステージとオペレーションに分割します。採用候補者の選考・採用プロセスを例にとると、以下のような相互作用のステージに分けられます。

– 選考ステージ：採用担当と候補者の相互作用、採用担当とHSE担当の相互作用（健康診断関連）

– 採用時：人事管理担当と候補者（採用時に従業員のステータスに移行）の相互作用

– 採用プロセス中：従業員とHSE担当の相互作用、従業員と防火責任者の相互作用、従業員と電気安全責任者の相互作用

– 教育訓練および就業許可ステージ：従業員と管理職の相互作用

• すべてのプロセス、プロセス内の各ステージ、および各オペレーションを評価するために、私たちは一貫性があり透明性の高い以下の効率計算式を使用しています。

T（時間） * N（件数） * ¥（円） = Σ コスト（円）

ここで、T – 1つのオペレーション/書類にかかる時間

N – オペレーション/書類の数

¥ – プロセスに関与する各担当者の1時間あたりのコスト（合計）

Σ – 1つのオペレーション/書類にかかる総コスト

例えば、職場での教育訓練プロセスの効率を計算する場合、少なくとも管理職と従業員の工数を計算します。

より複雑で、多くのステージや関係者が関わるクロスファンクショナルなプロセスの効率を計算する場合は、数回に分けて計算を行います。

*このアルゴリズムは自動化が可能である点も重要です。

• 計算においては、施策の管理や書類処理に関するオペレーションを数値化することも忘れてはなりません。
• また、最も正確な結果を得るために、プロセス変革そのものに費やした工数も評価します。これは、投資することで計算上の効果が得られるコストです。
• このように、変革前後のプロセスの総コストを比較することで、プロセスの簡素化に向けた取り組みの効率を常に可視化し、企業の全体的な効率指標への影響を数値化することができます。

ここで重要なのは、プロセスの変革に一時的なコストがかかり、一見するとわずかな効率化しか得られないように見えても、変革されたプロセスを長期的（1〜2年以上）に運用することで、プロセスの効率は蓄積され、投じた投資は回収されるという点です。

当社のHSEMSの効率という観点から最も効果的であると考えられているのは、自動化されたプロセスと電子文書管理です。これらの効率計算は、導入段階で役立っただけでなく、現在のさらなる改善にも寄与しています。