¿Cómo calcular la eficiencia de los procesos HSE?

En un entorno donde cualquier empresa cuida sus finanzas, siempre surge la duda sobre la eficiencia de los procesos, departamentos y servicios de la compañía. Los responsables de seguridad y salud en el trabajo siempre se preguntan cómo mejorar la eficiencia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (HSE): cómo cumplir con todos los requisitos legales y realizar las actividades necesarias con el menor coste posible, sin perder calidad y reduciendo a cero los riesgos de accidentes y de sanciones por incumplimiento normativo.

De los líderes y equipos de HSE se espera un "milagro" en la reducción de gastos, incluso mediante la optimización de procesos. Por lo general, la transformación es un proceso gradual y constante. Precisamente por ello, los resultados de los trabajos para mejorar la eficiencia de los procesos suelen ser difíciles de cuantificar para demostrarse a sí mismos y a la dirección la efectividad de las acciones en esta dirección.

En este artículo, hablaré de solo uno de los aspectos que influyen significativamente en los indicadores de eficiencia de los procesos: los costes laborales.

¿Qué enfoques y algoritmos aplicamos en nuestro trabajo para cuantificar los costes laborales?

• Analizamos periódicamente los efectos de la transformación de nuestros procesos.
• Para ello, comparamos en el momento del análisis los procesos anteriores (que requieren mejoras) "as is", con los procesos transformados (o parcialmente transformados) "to be":

• Dividimos los procesos en etapas y operaciones para realizar la evaluación de forma más sencilla y precisa. Tomando como ejemplo la selección y contratación de un candidato, dividimos los procesos en las siguientes etapas de interacción:

– en la etapa de selección: interacción entre Selección y Candidato; Selección y HSE (para exámenes médicos);

– en la contratación: interacción entre Administración de Personal y Candidato (quien pasa a ser Empleado);

– durante el proceso de incorporación: interacción entre el Empleado y HSE; el Empleado y el Responsable de Seguridad contra Incendios; el Empleado y el responsable de Seguridad Eléctrica;

– en la etapa de capacitaciones y autorización para el trabajo: interacción entre el Empleado y el Supervisor.

• Para evaluar todos los procesos, las etapas internas y cada operación, aplicamos una Fórmula de Cálculo de Eficiencia uniforme y transparente:

T (h) * N (uds.) * $ (moneda) = Σ costes (moneda)

donde T – tiempo por operación/documento;

N – cantidad de operaciones/documentos;

$ - coste de 1 hora de cada participante (total);

Σ - costes totales por operación/documento

Por ejemplo, si calculamos la eficiencia del proceso de inducción en el puesto de trabajo, consideraremos, como mínimo, los costes laborales del Supervisor y del Empleado.

Si calculamos la eficiencia de procesos transversales más complejos con un gran número de etapas y participantes, realizamos los cálculos en varias iteraciones.

*Es importante destacar que el algoritmo se puede automatizar.

• En los cálculos, también es fundamental no olvidar cuantificar las operaciones de control de actividades y el procesamiento de documentación.
• Asimismo, para obtener un resultado más preciso, evaluamos nuestros propios costes laborales invertidos en las acciones de transformación de los procesos. Estos son los costes que, una vez invertidos, nos permiten obtener el efecto calculado.
• De este modo, al comparar los costes totales de los procesos "antes" y "después", siempre podemos visualizar claramente la eficiencia de las acciones de simplificación y cuantificar su impacto en los indicadores generales de eficiencia de la compañía.

Es importante entender que, si realizamos un gasto puntual en la transformación del proceso y obtenemos una eficiencia que a primera vista parece insignificante, a largo plazo (en un horizonte de 1 a 2 años o más), la eficiencia de los procesos se capitaliza y la inversión realizada se amortiza.

En nuestra compañía, los procesos automatizados y el flujo de documentos electrónicos se consideran los más efectivos desde el punto de vista de la eficiencia del sistema HSE. El cálculo de su eficiencia nos ayudó durante la etapa de implementación y ahora contribuye a su mejora continua.