Làm thế nào để tính toán hiệu quả của các quy trình HSE?
Trong bối cảnh mọi doanh nghiệp đều chú trọng đến chi phí, câu hỏi về hiệu quả của các quy trình, bộ phận và dịch vụ trong công ty luôn được đặt ra. Các nhà quản lý HSE luôn trăn trở làm thế nào để nâng cao hiệu quả của Hệ thống quản lý HSE - thực hiện đầy đủ các yêu cầu pháp lý với chi phí thấp nhất, triển khai mọi hoạt động cần thiết mà không làm giảm chất lượng, đồng thời giảm thiểu rủi ro tai nạn và rủi ro pháp lý do vi phạm quy định xuống mức bằng không.
Các nhà lãnh đạo và đội ngũ HSE thường được kỳ vọng sẽ tạo ra "phép màu" trong việc cắt giảm chi phí, bao gồm cả việc tối ưu hóa quy trình. Thông thường, quá trình chuyển đổi là một lộ trình diễn ra dần dần và liên tục. Chính vì vậy, kết quả của việc nâng cao hiệu quả quy trình thường khó định lượng để chứng minh cho bản thân và ban lãnh đạo thấy được hiệu quả của các công việc trong lĩnh vực này.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ về một trong những khía cạnh ảnh hưởng đáng kể đến các chỉ số hiệu quả quy trình – đó là chi phí nhân công.
Vậy chúng tôi áp dụng những phương pháp và thuật toán nào để số hóa chi phí nhân công trong công việc của mình?
- Chúng tôi phân tích hiệu quả từ việc chuyển đổi các quy trình theo định kỳ đã thiết lập.
- Để làm điều này, tại thời điểm phân tích, chúng tôi so sánh các quy trình cũ (cần cải thiện) "as is" với các quy trình đã chuyển đổi (hoặc chuyển đổi một phần) "to be":
- Chúng tôi chia nhỏ quy trình thành các giai đoạn và thao tác để việc đánh giá trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Lấy ví dụ về quy trình tuyển dụng và tiếp nhận ứng viên, chúng tôi chia quy trình thành các giai đoạn tương tác sau:
– ở giai đoạn tuyển dụng – tương tác giữa bộ phận Tuyển dụng và Ứng viên; giữa Tuyển dụng và bộ phận HSE (về khám sức khỏe);
– khi tiếp nhận – tương tác giữa Quản trị nhân sự và Ứng viên (người sẽ chuyển sang trạng thái Nhân viên khi được tiếp nhận);
– trong quá trình tiếp nhận – tương tác giữa Nhân viên và bộ phận HSE; giữa Nhân viên và người phụ trách an toàn phòng cháy chữa cháy; giữa Nhân viên và người phụ trách an toàn điện;
– ở giai đoạn hướng dẫn và cho phép làm việc – tương tác giữa Nhân viên và Quản lý trực tiếp.
- Để đánh giá tất cả các quy trình, các giai đoạn trong quy trình cũng như từng thao tác, chúng tôi áp dụng một Công thức tính hiệu quả thống nhất và minh bạch:
T (giờ) * N (số lượng) * ₫ (VNĐ) = Σ chi phí (VNĐ)
trong đó T – thời gian cho 1 thao tác/tài liệu;
N – số lượng thao tác/tài liệu;
₫ - chi phí 1 giờ của tất cả những người tham gia quy trình (tổng cộng);
Σ - tổng chi phí cho 1 thao tác/tài liệu
Ví dụ, nếu tính toán hiệu quả của quy trình hướng dẫn tại nơi làm việc, chúng tôi sẽ tính ít nhất là chi phí nhân công của Quản lý và Nhân viên.
Nếu tính toán hiệu quả của các quy trình liên chức năng phức tạp hơn với nhiều giai đoạn và người tham gia, chúng tôi sẽ thực hiện tính toán qua nhiều bước lặp.
*Lưu ý quan trọng là thuật toán này có thể được tự động hóa.
- Trong các tính toán, việc số hóa các thao tác kiểm soát hoạt động và xử lý hồ sơ tài liệu cũng rất quan trọng.
- Ngoài ra, để có kết quả chính xác nhất, chúng tôi đánh giá chi phí nhân công cho chính các hoạt động chuyển đổi quy trình. Đây là những khoản chi phí đầu tư để đạt được hiệu quả mong muốn.
- Bằng cách này, khi so sánh tổng chi phí của quy trình "trước" và "sau", chúng tôi luôn có thể thấy rõ hiệu quả của các hành động đơn giản hóa quy trình và số hóa tác động của chúng đối với các chỉ số hiệu quả chung của công ty.
Đồng thời, cần hiểu rằng nếu chúng ta phát sinh chi phí chuyển đổi quy trình một lần và nhận lại hiệu quả dù có vẻ nhỏ ban đầu, thì về lâu dài (trong khoảng 1-2 năm hoặc hơn), hiệu quả của quy trình sẽ được tích lũy và khoản đầu tư sẽ được hoàn vốn.
Các quy trình tự động hóa và lưu chuyển chứng từ điện tử được coi là hiệu quả nhất đối với hệ thống HSE tại công ty chúng tôi. Việc tính toán hiệu quả đã hỗ trợ chúng tôi trong giai đoạn triển khai và hiện đang thúc đẩy việc tiếp tục hoàn thiện chúng.