Bagaimana Cara Menghitung Efisiensi Proses HSE?

Dalam kondisi di mana setiap bisnis memperhitungkan biaya, pertanyaan mengenai efisiensi proses, departemen, dan layanan perusahaan selalu muncul. Para pemimpin perusahaan di bidang HSE selalu bertanya-tanya – bagaimana cara meningkatkan efisiensi Sistem Manajemen HSE – memenuhi semua persyaratan hukum dengan biaya minimal, melaksanakan semua kegiatan yang diperlukan, namun tanpa mengorbankan kualitas, serta mengurangi risiko cedera dan risiko tanggung jawab atas pelanggaran persyaratan hukum hingga titik nol.

Para pemimpin dan tim HSE diharapkan dapat memberikan "keajaiban" dalam pengurangan biaya, termasuk melalui optimalisasi proses. Biasanya, proses transformasi adalah proses yang bertahap dan berkelanjutan. Itulah sebabnya hasil kerja untuk meningkatkan efisiensi proses seringkali sulit untuk didigitalkan guna menunjukkan efektivitas kerja di bidang ini kepada diri sendiri maupun manajemen.

Dalam artikel ini, saya akan membahas salah satu aspek yang sangat memengaruhi indikator efisiensi proses – yaitu biaya tenaga kerja.

Pendekatan dan algoritma apa saja yang kami terapkan dalam pekerjaan kami untuk mendigitalkan biaya tenaga kerja?

• Secara berkala, kami menganalisis dampak dari transformasi proses kami.
• Untuk itu, pada titik analisis, kami membandingkan proses sebelumnya (yang memerlukan perbaikan) as is, dengan proses yang telah ditransformasi (atau ditransformasi sebagian) to be:

• Kami membagi proses menjadi tahapan dan operasi agar evaluasi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan akurat. Sebagai contoh, dalam proses rekrutmen dan penerimaan kandidat kerja, kami membagi proses ke dalam tahap interaksi berikut:

– pada tahap rekrutmen – interaksi antara Rekrutmen dan Kandidat; Rekrutmen dan HSE (terkait pemeriksaan kesehatan);

– pada saat penerimaan – interaksi antara Administrasi Personalia dan Kandidat (yang statusnya berubah menjadi Karyawan saat diterima);

– dalam proses penerimaan – interaksi antara Karyawan dan HSE; Karyawan dan Penanggung Jawab Keselamatan Kebakaran; Karyawan dan penanggung jawab keselamatan listrik;

– pada tahap induksi dan izin kerja – interaksi antara Karyawan dan Atasan.

• Untuk mengevaluasi semua proses, tahapan dalam proses, serta setiap operasi, kami menggunakan Rumus Perhitungan Efisiensi yang seragam dan cukup transparan:

T (jam) * N (pcs) * Rp (IDR) = Σ biaya (IDR)

di mana T – waktu untuk 1 operasi/dokumen;

N – jumlah operasi/dokumen;

Rp - biaya per jam dari setiap peserta proses (total);

Σ - total biaya untuk 1 operasi/dokumen

Sebagai contoh, jika kita menghitung efisiensi proses induksi di tempat kerja, maka kita setidaknya akan menghitung biaya tenaga kerja Atasan dan Karyawan.

Jika kita menghitung efisiensi proses lintas fungsi yang lebih kompleks dengan banyak tahapan dan peserta, maka perhitungan dilakukan dalam beberapa iterasi.

*Penting untuk dicatat bahwa algoritma ini dapat diotomatisasi.

• Dalam perhitungan, penting juga untuk tidak lupa mendigitalkan operasi kontrol kegiatan dan pemrosesan dokumentasi.
• Selain itu, untuk hasil yang paling akurat, kami mengevaluasi biaya tenaga kerja kami untuk tindakan transformasi proses itu sendiri. Ini adalah biaya investasi yang kami keluarkan untuk mendapatkan efek yang diperhitungkan.
• Dengan demikian, dengan membandingkan total biaya proses "sebelum" dan "sesudah", kita selalu dapat melihat secara jelas efisiensi dari tindakan penyederhanaan proses dan mendigitalkan dampaknya terhadap indikator efisiensi perusahaan secara keseluruhan.

Penting untuk dipahami bahwa jika kita mengeluarkan biaya transformasi proses satu kali dan mendapatkan efisiensi yang tampak kecil sekalipun, dalam jangka panjang penggunaan proses yang telah ditransformasi (dalam cakrawala 1-2 tahun atau lebih), efisiensi proses akan terkapitalisasi, dan investasi yang ditanamkan akan membuahkan hasil.

Proses otomatis dan alur kerja dokumen elektronik dianggap paling efektif dari sudut pandang efisiensi HSE di perusahaan kami, di mana perhitungan efisiensinya membantu kami pada tahap implementasi dan sekarang berkontribusi pada pengembangan lebih lanjut.