HSE 관리 체계 프로세스의 효율성을 어떻게 계산할까요?
모든 비즈니스가 비용을 중시하는 환경에서 회사의 프로세스, 부서 및 서비스의 효율성에 대한 문제는 항상 제기됩니다. 안전 보건 분야의 경영진은 어떻게 하면 HSE 관리 체계의 효율성을 높일 수 있을지, 즉 최소한의 비용으로 모든 법적 요구 사항을 준수하고 필요한 모든 활동을 수행하면서도 품질 저하 없이 부상 위험과 법규 위반에 따른 책임 리스크를 제로로 줄일 수 있을지에 대해 항상 고민합니다.
안전 보건 관리자와 팀은 프로세스 최적화 등을 통해 비용을 절감하는 '기적'을 보여줄 것을 기대받습니다. 일반적으로 변화의 과정은 점진적이고 지속적인 과정입니다. 그렇기 때문에 프로세스 효율성 향상 작업의 결과를 수치화하여 자신과 경영진에게 해당 분야의 작업 효율성을 증명하는 것이 어려울 때가 많습니다.
본 기사에서는 프로세스 효율성 지표에 큰 영향을 미치는 측면 중 하나인 인건비(노동 투입량)에 대해 설명하고자 합니다.
그렇다면 우리는 업무에서 인건비를 수치화하기 위해 어떤 접근 방식과 알고리즘을 적용하고 있을까요?
- 정기적으로 프로세스 변화에 따른 효과를 분석합니다.
- 이를 위해 분석 시점에서 개선이 필요한 이전 프로세스(as is)와 변화된(또는 부분적으로 변화된) 프로세스(to be)를 비교합니다.
- 평가를 더 쉽고 정확하게 하기 위해 프로세스를 단계와 작업으로 나눕니다. 채용 과정을 예로 들면, 다음과 같은 상호 작용 단계로 프로세스를 나눕니다:
– 채용 단계 – 채용 담당자와 지원자 간의 상호 작용, 채용 담당자와 HSE 담당자 간의 상호 작용(검진 관련);
– 입사 단계 – 인사 관리자와 지원자(입사 시 직원 상태로 전환됨) 간의 상호 작용;
– 입사 프로세스 중 – 직원과 HSE 담당자 간의 상호 작용, 직원과 소방 안전 책임자 간의 상호 작용, 직원과 전기 안전 책임자 간의 상호 작용;
– 교육 및 작업 승인 단계 – 직원과 관리자 간의 상호 작용.
- 모든 프로세스, 프로세스 내 단계 및 각 작업을 평가하기 위해 동일하고 투명한 효율성 계산 공식을 적용합니다:
T (시간) * N (개수) * ₩ (원) = Σ 비용 (원)
여기서 T – 1개 작업/문서당 소요 시간;
N – 작업/문서의 수;
₩ - 프로세스 참여자 각자의 시간당 비용(합계);
Σ - 1개 작업/문서당 총 비용
예를 들어, 작업장 교육 실시 프로세스의 효율성을 계산한다면 최소한 관리자와 직원의 인건비를 계산하게 됩니다.
단계와 참여자가 많은 더 복잡하고 부서 간 협력이 필요한 프로세스의 효율성을 계산할 때는 여러 번의 반복 계산을 수행합니다.
*중요한 점은 이 알고리즘을 자동화할 수 있다는 것입니다.
- 계산 시 활동 제어 및 문서 처리 작업을 수치화하는 것도 잊지 않는 것이 중요합니다.
- 또한 가장 정확한 결과를 얻기 위해 프로세스 변화 자체를 위한 활동에 투입된 인건비도 평가합니다. 이는 계산된 효과를 얻기 위해 투입된 비용입니다.
- 따라서 프로세스의 '전'과 '후' 총 비용을 비교함으로써 프로세스 간소화 활동의 효율성을 시각적으로 확인하고, 회사의 전반적인 효율성 지표에 미치는 영향을 수치화할 수 있습니다.
이때 프로세스 변화를 위해 일시적으로 비용이 발생하고 언뜻 보기에 효율성이 미미해 보이더라도, 변화된 프로세스를 장기적으로(1~2년 이상) 적용하면 효율성이 자본화되어 투자 비용이 회수된다는 점을 이해하는 것이 중요합니다.
우리 회사에서 HSE 관리 체계 효율성 측면에서 가장 효과적인 것은 자동화된 프로세스와 전자 문서 관리 시스템입니다. 이들의 효율성 계산은 도입 단계에서 큰 도움이 되었으며 현재는 지속적인 개선에 기여하고 있습니다.