Sistema de comunicación en el ámbito de la seguridad

«La pregunta más tonta es la que no se hace»

Stephen King

El especialista moderno en el ámbito de la seguridad industrial se enfrenta diariamente a la necesidad de resolver una enorme cantidad de cuestiones y problemas de diversos niveles. La falta de un sistema de comunicación bien establecido en la empresa puede llevar la resolución incluso de los problemas más insignificantes a un callejón sin salida, y las ideas de calidad de los trabajadores pueden disolverse en algún lugar sin llegar a ver la luz.

Cabe destacar especialmente la diferencia entre los niveles de los problemas o cuestiones que se resuelven. Para determinar el nivel, basta con hacerse una pregunta: ¿qué procesos se verán afectados por la resolución de ciertos problemas o la implementación de las ideas de los trabajadores? En nuestro caso, planteamos los tres siguientes:

1. Nivel de unidad estructural – la resolución de la cuestión/problema o la implementación de ideas suele ser posible sin atraer recursos adicionales, incluso sin la necesidad de que la dirección de la empresa tome decisiones. Requiere el ajuste de procesos internos en una unidad estructural específica.
2. Nivel de empresa (sucursal) – la resolución de la cuestión/problema o la implementación de ideas a menudo es imposible sin atraer recursos adicionales, y existe la necesidad de que la dirección de la empresa tome decisiones. Requiere el ajuste de procesos en todas o en la mayor parte de las unidades estructurales.
3. Nivel de compañía – la resolución de la cuestión/problema o la implementación de ideas que afectan a las actividades de la compañía en su conjunto es imposible sin atraer recursos adicionales significativos, y existe la necesidad de que la alta dirección de la compañía tome decisiones. Requiere el ajuste de procesos en todas las sucursales de la compañía.

Una forma eficaz de discutir cualquier cuestión, problema o idea, cuando no es posible resolver el asunto de manera rutinaria, sigue siendo la reunión. Y aquí hablamos específicamente de una cascada de reuniones. En el marco de la implementación del proyecto «Transformación de la cultura de seguridad» en AO «Apatit», se ha organizado una cascada de reuniones para el proyecto. Sin embargo, la herramienta en sí puede aplicarse a cualquier área de cualquiera de los servicios de la empresa y (o) compañía.

Tareas clave de la cascada de reuniones:

• cascada de problemas desde los niveles inferiores a los superiores;
• transmisión de las decisiones tomadas en los niveles superiores a los niveles inferiores;
• escalado de las mejores prácticas a otras unidades estructurales o sucursales.

Lo más valioso de una cascada de reuniones correctamente organizada es que todas las partes interesadas se encuentran en el mismo campo de información. Es importante que cada cascada de reuniones se estructure estrictamente para un solo ámbito. Por organización correcta se entiende lo siguiente:

• se define la frecuencia de las reuniones en cada uno de los niveles;
• se define el modelo de roles: propietario del proceso (presidente), moderador, secretario y participantes obligatorios;
• se establecen claramente el objetivo y el orden del día de la reunión;
• se definen las reglas para llevar a cabo la reunión.

Cada una de estas reuniones finaliza con la toma de decisiones, definiendo medidas concretas, plazos y responsables de la ejecución.