Sistema de Comunicação em Segurança

«A pergunta mais boba é aquela que não foi feita»

Stephen King

O especialista moderno em segurança do trabalho enfrenta diariamente a necessidade de resolver uma enorme quantidade de questões e problemas de diferentes níveis. A falta de um sistema de comunicação bem estabelecido na empresa pode levar a solução até dos problemas mais insignificantes a um impasse, e ideias de trabalhadores realmente valiosas podem se perder em algum lugar sem nunca ver a luz do dia.

Vale a pena focar na diferença entre os níveis dos problemas ou questões a serem resolvidos. Para determinar o nível, basta perguntar: quais processos serão afetados pela solução de determinados problemas ou pela implementação das ideias dos trabalhadores? No nosso caso, assumimos os três seguintes:

1. Nível da unidade estrutural – a solução da questão/problema ou a implementação de ideias é frequentemente possível sem atrair recursos adicionais, inclusive sem a necessidade de decisões da diretoria da empresa. Requer o ajuste de processos internos em uma unidade estrutural específica.
2. Nível da empresa (filial) – a solução da questão/problema ou a implementação de ideias é frequentemente impossível sem atrair recursos adicionais, e existe a necessidade de tomada de decisão pela diretoria da empresa. Requer o ajuste de processos em todas ou na maior parte das unidades estruturais.
3. Nível da companhia – solução de questões/problemas ou implementação de ideias relativas às atividades da companhia como um todo, impossíveis sem atrair recursos adicionais significativos, e existe a necessidade de tomada de decisão pela alta administração da companhia. Requer o ajuste de processos em todas as filiais da companhia.

Uma forma eficaz de discutir quaisquer questões, problemas ou ideias, quando não é possível resolver o assunto na rotina de trabalho, continua sendo a reunião. E aqui falamos especificamente sobre a cascata de reuniões. No âmbito da implementação do projeto «Transformação da Cultura de Segurança» na AO «Apatit», foi organizada uma cascata de reuniões do projeto. Mas a ferramenta em si pode ser aplicada a qualquer área de qualquer um dos serviços da empresa e (ou) companhia.

Principais tarefas da cascata de reuniões:

• cascatear questões problemáticas de níveis inferiores para níveis superiores;
• transmitir decisões tomadas em níveis superiores para os níveis inferiores;
• disseminar as melhores práticas para outras unidades estruturais ou filiais.

O que há de mais valioso em uma cascata de reuniões bem organizada é que todos os interessados estão no mesmo campo de informação. É importante que cada cascata de reuniões seja construída estritamente para uma única direção. Por organização correta, entende-se o seguinte:

• periodicidade definida das reuniões em cada nível;
• modelo de papéis definido: dono do processo (presidente), moderador, secretário e participantes obrigatórios;
• objetivo e pauta da reunião claramente definidos;
• regras de condução da reunião estabelecidas.

Cada uma das referidas reuniões termina com a tomada de decisões, definindo ações específicas, prazos e responsáveis pela execução.