Kommunikationssystem im Bereich Arbeitssicherheit

„Die dümmste Frage ist die, die nicht gestellt wird“

Stephen King

Ein moderner HSE-Spezialist ist täglich mit einer Vielzahl von Fragen und Problemen auf verschiedenen Ebenen konfrontiert. Das Fehlen eines klar etablierten Kommunikationssystems im Unternehmen kann die Lösung selbst kleinster Probleme in eine Sackgasse führen, während wirklich wertvolle Ideen der Mitarbeiter irgendwo verloren gehen, ohne jemals umgesetzt zu werden.

Besonderes Augenmerk sollte auf die unterschiedlichen Ebenen der zu lösenden Probleme oder Fragen gelegt werden. Um die Ebene zu bestimmen, muss man sich lediglich fragen: Welche Prozesse sind von der Lösung bestimmter Probleme oder der Umsetzung von Mitarbeiterideen betroffen? In unserem Fall gehen wir von den folgenden drei Ebenen aus:

1. Ebene der Struktureinheit – Die Lösung der Frage/des Problems oder die Umsetzung von Ideen ist oft ohne zusätzliche Ressourcen möglich, auch ohne dass Entscheidungen der Unternehmensleitung erforderlich sind. Dies erfordert Anpassungen interner Prozesse in einer spezifischen Struktureinheit.
2. Unternehmensebene (Niederlassung) – Die Lösung der Frage/des Problems oder die Umsetzung von Ideen ist oft nicht ohne zusätzliche Ressourcen möglich, und es besteht die Notwendigkeit für Entscheidungen durch die Werksleitung. Dies erfordert Prozessanpassungen in allen oder den meisten Struktureinheiten.
3. Konzernebene – Die Lösung der Frage/des Problems oder die Umsetzung von Ideen betrifft die Tätigkeit des gesamten Unternehmens und ist ohne erhebliche zusätzliche Ressourcen nicht möglich; zudem ist eine Entscheidung durch das Top-Management erforderlich. Dies erfordert Prozessanpassungen in allen Niederlassungen des Unternehmens.

Ein effektiver Weg, um Fragen, Probleme oder Ideen zu diskutieren, wenn diese nicht im Tagesgeschäft gelöst werden können, bleibt die Besprechung. Hier sprechen wir speziell von einer Kaskade von Besprechungen. Im Rahmen des Projekts „Transformation der Sicherheitskultur“ wurde bei AO „Apatit“ eine Kaskade von Projektbesprechungen organisiert. Dieses Instrument kann jedoch für jeden Bereich eines beliebigen Dienstes im Betrieb und/oder Unternehmen angewendet werden.

Kernaufgaben der Besprechungskaskade:

• Kaskadierung von Problemstellungen von den unteren auf die höheren Ebenen;
• Weitergabe von Entscheidungen, die auf höheren Ebenen getroffen wurden, an die unteren Ebenen;
• Skalierung von Best Practices auf andere Struktureinheiten oder Niederlassungen.

Das Wertvollste an einer richtig organisierten Besprechungskaskade ist, dass sich alle Beteiligten im gleichen Informationsfeld befinden. Es ist wichtig, dass jede Besprechungskaskade strikt für einen Bereich aufgebaut ist. Unter richtiger Organisation wird hier Folgendes verstanden:

• Festlegung der Häufigkeit der Besprechungen auf jeder Ebene;
• Festlegung des Rollenmodells: Prozesseigentümer (Vorsitzender), Moderator, Schriftführer und obligatorische Teilnehmer;
• Klar definierte Ziele und Tagesordnung der Besprechung;
• Festlegung von Regeln für die Durchführung der Besprechung.

Jede dieser Besprechungen endet mit der Verabschiedung von Beschlüssen unter Festlegung konkreter Maßnahmen, Fristen und verantwortlicher Personen.