Sistema di comunicazione HSE

«La domanda più stupida è quella non posta»

Stephen King

L'odierno specialista HSE si trova quotidianamente ad affrontare la necessità di risolvere un gran numero di questioni e problemi a diversi livelli. L'assenza di un sistema di comunicazione ben strutturato in azienda può portare alla paralisi nella risoluzione anche dei problemi più insignificanti, mentre le idee di reale qualità dei lavoratori possono disperdersi senza mai vedere la luce.

Vale la pena soffermarsi sulla distinzione tra i livelli dei problemi o delle questioni da risolvere. Per definire il livello, basta porsi una domanda: quali processi saranno interessati dalla risoluzione di determinati problemi o dall'attuazione delle idee dei lavoratori? Nel nostro caso, ipotizziamo i seguenti tre:

1. Livello dell'unità strutturale – la risoluzione della questione/problema o l'attuazione delle idee è spesso possibile senza l'impiego di risorse aggiuntive, inclusa l'assenza della necessità di decisioni da parte della direzione aziendale. Richiede l'adeguamento dei processi interni in una specifica unità strutturale.
2. Livello dell'impresa (filiale) – la risoluzione della questione/problema o l'attuazione delle idee è spesso impossibile senza l'impiego di risorse aggiuntive e sussiste la necessità di decisioni da parte della direzione aziendale. Richiede l'adeguamento dei processi in tutte o nella maggior parte delle unità strutturali.
3. Livello della società – la risoluzione della questione/problema o l'attuazione delle idee riguarda l'attività della società nel suo complesso ed è impossibile senza l'impiego di risorse aggiuntive significative, con la necessità di decisioni da parte dell'alta direzione della società. Richiede l'adeguamento dei processi in tutte le filiali della società.

Un modo efficace per discutere qualsiasi questione, problema o idea, quando non è possibile risolvere la questione in via ordinaria, rimane la riunione. E qui parliamo proprio di una cascata di riunioni. Nell'ambito dell'attuazione del progetto «Trasformazione della cultura della sicurezza» presso AO «Apatit», è stata organizzata una cascata di riunioni di progetto. Tuttavia, lo strumento in sé può essere applicato a qualsiasi ambito di qualsiasi servizio dell'impresa e (o) della società.

Obiettivi chiave della cascata di riunioni:

• trasmettere a cascata le questioni problematiche dai livelli inferiori a quelli superiori;
• comunicare le decisioni prese ai livelli superiori verso i livelli inferiori;
• estendere le migliori pratiche ad altre unità strutturali o filiali.

Il valore principale di una cascata di riunioni correttamente organizzata è che tutte le parti interessate si trovano nello stesso campo informativo. È importante che ogni cascata di riunioni sia strutturata rigorosamente per un unico ambito. Per corretta organizzazione si intende quanto segue:

• definizione della periodicità delle riunioni a ciascun livello;
• definizione del modello di ruolo: proprietario del processo (presidente), moderatore, segretario e partecipanti obbligatori;
• obiettivi e ordine del giorno della riunione chiaramente definiti;
• definizione delle regole di conduzione della riunione.

Ciascuna delle suddette riunioni si conclude con l'adozione di decisioni che definiscono misure specifiche, scadenze e responsabili dell'esecuzione.