안전 분야의 커뮤니케이션 시스템

“가장 어리석은 질문은 묻지 않은 질문이다”

스티븐 킹

현대의 HSE 전문가는 매일 다양한 수준의 수많은 질문과 문제 해결에 직면합니다. 기업 내에 명확하게 구축된 커뮤니케이션 시스템이 없다면, 아주 사소한 문제조차 해결되지 못하고 교착 상태에 빠질 수 있으며, 직원들의 우수한 아이디어가 빛을 보지 못한 채 사라질 수도 있습니다.

특히 해결해야 할 문제나 질문의 수준을 구분하는 것이 중요합니다. 수준을 결정하려면 다음과 같은 질문을 던져보아야 합니다. "이 문제의 해결이나 아이디어의 실행이 어떤 프로세스에 영향을 미치는가?" 이 경우, 다음과 같은 세 가지 수준을 상정할 수 있습니다:

1. 부서(조직 단위) 수준 – 추가 자원 투입 없이, 기업 경영진의 의사결정 없이도 문제 해결이나 아이디어 실행이 가능한 경우가 많습니다. 특정 부서 내의 내부 프로세스 조정이 필요합니다.
2. 사업장(지사) 수준 – 추가 자원 투입 없이는 문제 해결이나 아이디어 실행이 불가능한 경우가 많으며, 기업 경영진의 의사결정이 필요합니다. 모든 또는 대부분의 부서 내 프로세스 조정이 필요합니다.
3. 전사 수준 – 회사 전체의 활동과 관련된 문제 해결이나 아이디어 실행으로, 상당한 추가 자원 투입 없이는 불가능하며 회사 최고 경영진의 의사결정이 필요합니다. 회사의 모든 지사 내 프로세스 조정이 필요합니다.

업무 과정에서 문제가 해결되지 않을 때, 모든 질문, 문제 또는 아이디어를 논의하는 효과적인 방법은 회의입니다. 여기서 우리는 '연쇄 회의(Cascade meetings)'에 대해 이야기하고자 합니다. AO «Apatit»은 '안전 문화 혁신' 프로젝트의 일환으로 프로젝트 연쇄 회의를 조직했습니다. 하지만 이 도구 자체는 기업이나 회사의 모든 부서 및 분야에서 활용될 수 있습니다.

연쇄 회의의 주요 과제:

• 하위 수준의 문제 사항을 상위 수준으로 전달(Cascading);
• 상위 수준에서 결정된 사항을 하위 수준으로 전파;
• 우수 사례를 다른 부서나 지사로 확대 적용.

올바르게 조직된 연쇄 회의가 제공하는 가장 큰 가치는 모든 이해관계자가 동일한 정보 영역 내에 있다는 점입니다. 각 연쇄 회의는 엄격하게 하나의 방향을 위해 구축되는 것이 중요합니다. 여기서 '올바른 조직'이란 다음을 의미합니다:

• 각 수준별 회의 주기 결정;
• 역할 모델 정의: 프로세스 소유자(의장), 모더레이터, 서기 및 필수 참석자;
• 회의 목적 및 안건의 명확한 명시;
• 회의 진행 규칙 정의.

각 회의는 구체적인 조치, 기한 및 책임 담당자를 지정하는 의사결정과 함께 종료됩니다.