«คำถามที่โง่ที่สุดคือคำถามที่ไม่ได้ถาม»
สตีเฟน คิง
ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยในการทำงานในปัจจุบันต้องเผชิญกับความจำเป็นในการแก้ไขคำถามและปัญหามากมายในระดับต่างๆ ทุกวัน การขาดระบบการสื่อสารที่ชัดเจนในสถานประกอบการอาจทำให้การแก้ไขปัญหาแม้เพียงเล็กน้อยที่สุดต้องหยุดชะงัก และไอเดียที่มีคุณภาพจริงๆ จากพนักงานอาจสูญหายไปโดยที่ไม่มีโอกาสได้นำมาใช้งาน
ควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับความแตกต่างของระดับปัญหาหรือคำถามที่ต้องแก้ไข ในการกำหนดระดับนั้น เพียงแค่ตั้งคำถามว่า: การแก้ไขปัญหาเหล่านั้นหรือการนำไอเดียของพนักงานไปปฏิบัติจะส่งผลกระทบต่อกระบวนการใดบ้าง? ในกรณีของเรา เราได้กำหนดไว้ 3 ระดับดังนี้:
วิธีการที่มีประสิทธิภาพในการหารือเกี่ยวกับคำถาม ปัญหา หรือไอเดียต่างๆ เมื่อไม่สามารถแก้ไขได้ตามขั้นตอนการทำงานปกติ คือการประชุม และในที่นี้เรากำลังพูดถึงการประชุมแบบเป็นลำดับขั้น (Cascade of meetings) โดยเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินโครงการ «การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมความปลอดภัย» ใน JSC «Apatit» ซึ่งได้มีการจัดลำดับขั้นของการประชุมตามโครงการขึ้น อย่างไรก็ตาม เครื่องมือนี้สามารถนำไปใช้กับสายงานใดก็ได้ของแผนกต่างๆ ในสถานประกอบการ และ (หรือ) บริษัท
ภารกิจหลักของการประชุมแบบเป็นลำดับขั้น:
สิ่งที่มีค่าที่สุดที่การประชุมแบบเป็นลำดับขั้นที่จัดขึ้นอย่างถูกต้องมอบให้ คือการที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดอยู่ในฐานข้อมูลข่าวสารเดียวกัน สิ่งสำคัญคือการประชุมแบบเป็นลำดับขั้นแต่ละชุดต้องถูกสร้างขึ้นสำหรับสายงานเดียวอย่างเคร่งครัด การจัดระเบียบที่ถูกต้องในที่นี้หมายถึงสิ่งต่อไปนี้:
การประชุมแต่ละครั้งจะสิ้นสุดลงด้วยการตัดสินใจ พร้อมกำหนดกิจกรรมที่ชัดเจน ระยะเวลา และผู้รับผิดชอบ