System komunikacji w obszarze bezpieczeństwa

„Najgłupsze pytanie to takie, którego się nie zadało”

Stephen King

Współczesny specjalista w dziedzinie bezpieczeństwa pracy (HSE) na co dzień mierzy się z koniecznością rozwiązywania ogromnej liczby pytań i problemów na różnych poziomach. Brak sprawnie działającego systemu komunikacji w przedsiębiorstwie może doprowadzić do impasu nawet w przypadku najbardziej błahych spraw, a naprawdę wartościowe pomysły pracowników mogą się rozmyć, nigdy nie ujrzawszy światła dziennego.

Warto zwrócić szczególną uwagę na rozróżnienie poziomów, na których rozwiązywane są problemy lub pytania. Aby określić poziom, wystarczy zadać pytanie: jakich procesów dotyczyć będzie rozwiązanie danych problemów lub realizacja pomysłów pracowników? W naszym przypadku wyróżniamy trzy następujące poziomy:

1. Poziom jednostki strukturalnej – rozwiązanie pytania/problemu lub realizacja pomysłów są często możliwe bez angażowania dodatkowych zasobów, w tym bez konieczności podejmowania decyzji przez kierownictwo przedsiębiorstwa. Wymaga to korekty procesów wewnętrznych w konkretnej jednostce strukturalnej.
2. Poziom przedsiębiorstwa (oddziału) – rozwiązanie pytania/problemu lub realizacja pomysłów są często niemożliwe bez angażowania dodatkowych zasobów i istnieje konieczność podjęcia decyzji przez kierownictwo przedsiębiorstwa. Wymaga to korekty procesów we wszystkich lub większości jednostek strukturalnych.
3. Poziom firmy – rozwiązanie pytania/problemu lub realizacja pomysłów dotyczą działalności firmy jako całości i są niemożliwe bez angażowania znacznych dodatkowych zasobów, a także istnieje konieczność podjęcia decyzji przez najwyższe kierownictwo firmy. Wymaga to korekty procesów we wszystkich oddziałach firmy.

Skutecznym sposobem omawiania wszelkich pytań, problemów czy pomysłów, gdy nie udaje się rozwiązać kwestii w trybie roboczym, pozostaje spotkanie. I tutaj mówimy konkretnie o kaskadzie spotkań. W ramach realizacji projektu „Transformacja kultury bezpieczeństwa” w AO „Apatit” zorganizowano kaskadę spotkań projektowych. Jednak samo narzędzie może być stosowane w dowolnym kierunku przez każdą ze służb przedsiębiorstwa i (lub) firmy.

Kluczowe zadania kaskady spotkań:

• kaskadowanie problematycznych kwestii z niższych poziomów na wyższe;
• przekazywanie decyzji podjętych na wysokich szczeblach na niższe poziomy;
• skalowanie najlepszych praktyk na inne jednostki strukturalne lub oddziały.

Najcenniejszą rzeczą, jaką niesie ze sobą prawidłowo zorganizowana kaskada spotkań, jest to, że wszystkie zainteresowane osoby znajdują się w tym samym polu informacyjnym. Ważne jest, aby każda kaskada spotkań była budowana ściśle dla jednego obszaru. Przez prawidłową organizację rozumie się tutaj:

• określenie częstotliwości przeprowadzania spotkań na każdym z poziomów;
• zdefiniowanie modelu ról: właściciel procesu (przewodniczący), moderator, sekretarz i obowiązkowi uczestnicy;
• jasne określenie celu i agendy spotkania;
• ustalenie zasad prowadzenia spotkania.

Każde z wymienionych spotkań kończy się podjęciem decyzji wraz z określeniem konkretnych działań, terminów i odpowiedzialnych wykonawców.