Hệ thống truyền thông trong lĩnh vực an toàn

«Câu hỏi ngớ ngẩn nhất là câu hỏi không được đặt ra»

Stephen King

Một chuyên gia HSE hiện đại hàng ngày phải đối mặt với việc giải quyết vô số vấn đề và câu hỏi ở nhiều cấp độ khác nhau. Việc thiếu một hệ thống truyền thông được thiết lập bài bản tại doanh nghiệp có thể khiến việc giải quyết ngay cả những vấn đề nhỏ nhất rơi vào bế tắc, và những ý tưởng thực sự chất lượng từ nhân viên có thể bị thất lạc mà không bao giờ được thực hiện.

Cần đặc biệt chú trọng vào sự khác biệt giữa các cấp độ giải quyết vấn đề hoặc câu hỏi. Để xác định cấp độ, chỉ cần đặt câu hỏi: việc giải quyết các vấn đề đó hoặc thực hiện ý tưởng của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến những quy trình nào? Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đề xuất ba cấp độ sau:

1. Cấp đơn vị cấu trúc – việc giải quyết câu hỏi/vấn đề hoặc thực hiện ý tưởng thường khả thi mà không cần huy động thêm nguồn lực, bao gồm cả việc không cần sự phê duyệt từ ban lãnh đạo doanh nghiệp. Cấp độ này yêu cầu điều chỉnh các quy trình nội bộ trong một đơn vị cụ thể.
2. Cấp doanh nghiệp (chi nhánh) – việc giải quyết câu hỏi/vấn đề hoặc thực hiện ý tưởng thường không thể thực hiện được nếu không có thêm nguồn lực và cần có quyết định từ ban lãnh đạo doanh nghiệp. Cấp độ này yêu cầu điều chỉnh quy trình tại tất cả hoặc phần lớn các đơn vị cấu trúc.
3. Cấp công ty – việc giải quyết câu hỏi/vấn đề hoặc thực hiện ý tưởng liên quan đến hoạt động của toàn bộ công ty, không thể thực hiện được nếu không có nguồn lực đáng kể và cần có quyết định từ ban lãnh đạo cấp cao của công ty. Cấp độ này yêu cầu điều chỉnh quy trình tại tất cả các chi nhánh của công ty.

Một phương pháp hiệu quả để thảo luận về bất kỳ câu hỏi, vấn đề hoặc ý tưởng nào khi không thể giải quyết theo quy trình làm việc thông thường là họp hành. Và ở đây chúng ta đang nói cụ thể về mô hình họp phân cấp (cascade meetings). Trong khuôn khổ dự án «Chuyển đổi văn hóa an toàn» tại AO «Apatit», một chuỗi các cuộc họp phân cấp đã được tổ chức. Tuy nhiên, bản thân công cụ này có thể được áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực nào của bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp và (hoặc) công ty.

Các nhiệm vụ chính của mô hình họp phân cấp:

• chuyển tiếp các vấn đề từ cấp dưới lên cấp cao hơn;
• truyền đạt các quyết định từ cấp cao xuống các cấp thấp hơn;
• nhân rộng các thực hành tốt nhất sang các đơn vị cấu trúc hoặc chi nhánh khác.

Giá trị lớn nhất mà một mô hình họp phân cấp được tổ chức đúng cách mang lại là tất cả các bên liên quan đều nằm trong cùng một trường thông tin. Điều quan trọng là mỗi chuỗi họp phân cấp phải được xây dựng nghiêm ngặt cho một lĩnh vực duy nhất. Việc tổ chức đúng cách ở đây bao gồm:

• xác định định kỳ tổ chức họp ở mỗi cấp độ;
• xác định mô hình vai trò: chủ sở hữu quy trình (chủ tọa), người điều phối, thư ký và các thành viên bắt buộc;
• xác định rõ mục tiêu và chương trình họp;
• xác định các quy tắc tiến hành cuộc họp.

Mỗi cuộc họp nêu trên đều kết thúc bằng việc đưa ra các quyết định với các biện pháp cụ thể, thời hạn và người chịu trách nhiệm thực hiện.