Sistem Komunikasi di Bidang Keselamatan Kerja

«Pertanyaan yang paling bodoh adalah pertanyaan yang tidak diajukan»

Stephen King

Spesialis HSE modern setiap harinya dihadapkan pada kebutuhan untuk menyelesaikan sejumlah besar pertanyaan dan masalah di berbagai tingkatan. Kurangnya sistem komunikasi yang tertata dengan baik di perusahaan dapat membuat penyelesaian masalah yang paling kecil sekalipun menemui jalan buntu, sementara ide-ide berkualitas dari karyawan bisa hilang begitu saja tanpa pernah terealisasi.

Perlu ditekankan secara khusus pada perbedaan tingkatan masalah atau pertanyaan yang diselesaikan. Untuk menentukan tingkatan tersebut, cukup ajukan pertanyaan: proses mana yang akan terpengaruh oleh penyelesaian masalah tertentu atau implementasi ide karyawan? Dalam kasus ini, kami mengasumsikan tiga tingkatan berikut:

1. Tingkat unit struktural – penyelesaian masalah/pertanyaan atau implementasi ide sering kali dimungkinkan tanpa melibatkan sumber daya tambahan, termasuk tanpa perlu pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Memerlukan penyesuaian proses internal di unit struktural tertentu.
2. Tingkat perusahaan (cabang) – penyelesaian masalah/pertanyaan atau implementasi ide sering kali tidak mungkin dilakukan tanpa melibatkan sumber daya tambahan, dan terdapat kebutuhan akan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Memerlukan penyesuaian proses di semua atau sebagian besar unit struktural.
3. Tingkat perusahaan pusat (korporasi) – penyelesaian masalah/pertanyaan atau implementasi ide yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan secara keseluruhan, dan tidak mungkin dilakukan tanpa melibatkan sumber daya tambahan yang signifikan, serta terdapat kebutuhan akan pengambilan keputusan oleh manajemen puncak perusahaan. Memerlukan penyesuaian proses di seluruh cabang perusahaan.

Cara yang efektif untuk mendiskusikan pertanyaan, masalah, atau ide apa pun ketika masalah tersebut tidak dapat diselesaikan dalam prosedur kerja rutin adalah melalui rapat. Dan di sini kita berbicara secara khusus tentang kaskade rapat. Sebagai bagian dari implementasi proyek «Transformasi Budaya Keselamatan» di AO «Apatit», telah diselenggarakan kaskade rapat proyek. Namun, instrumen ini sendiri dapat diterapkan untuk bidang apa pun dari layanan apa pun di perusahaan dan (atau) grup perusahaan.

Tugas utama dari kaskade rapat:

• mengalirkan (cascading) masalah dari tingkat bawah ke tingkat yang lebih tinggi;
• menyampaikan keputusan yang diambil di tingkat tinggi ke tingkat di bawahnya;
• menskalakan praktik terbaik ke unit struktural atau cabang lainnya.

Hal paling berharga dari kaskade rapat yang diatur dengan benar adalah semua pihak yang berkepentingan berada dalam satu lingkup informasi yang sama. Penting agar setiap kaskade rapat dibangun secara ketat untuk satu bidang saja. Pengorganisasian yang benar di sini berarti hal-hal berikut:

• frekuensi rapat di setiap tingkatan telah ditentukan;
• model peran telah ditentukan: pemilik proses (ketua), moderator, sekretaris, dan peserta wajib;
• tujuan dan agenda rapat ditetapkan dengan jelas;
• aturan pelaksanaan rapat telah ditentukan.

Setiap rapat tersebut diakhiri dengan pengambilan keputusan yang menetapkan tindakan spesifik, tenggat waktu, dan pelaksana yang bertanggung jawab.