Système de communication en matière de sécurité

« La question la plus idiote est celle que l'on ne pose pas »

Stephen King

Le spécialiste HSE moderne est quotidiennement confronté à la nécessité de résoudre un grand nombre de questions et de problèmes à différents niveaux. L'absence d'un système de communication bien établi au sein de l'entreprise peut mener à l'impasse pour la résolution des problèmes les plus insignifiants, tandis que les idées de qualité émanant des employés peuvent se perdre sans jamais voir le jour.

Il convient de mettre l'accent sur la distinction entre les niveaux des problèmes ou des questions à résoudre. Pour déterminer le niveau, il suffit de se poser la question : quels processus seront impactés par la résolution de tels problèmes ou par la mise en œuvre des idées des employés ? Dans notre cas, nous envisageons les trois niveaux suivants :

1. Niveau de l'unité structurelle – la résolution de la question/du problème ou la mise en œuvre des idées est souvent possible sans mobiliser de ressources supplémentaires, et sans nécessiter de décision de la part de la direction de l'entreprise. Cela nécessite un ajustement des processus internes au sein d'une unité structurelle spécifique.
2. Niveau de l'entreprise (filiale) – la résolution de la question/du problème ou la mise en œuvre des idées est souvent impossible sans mobiliser de ressources supplémentaires, et une prise de décision par la direction de l'entreprise est nécessaire. Cela nécessite un ajustement des processus dans l'ensemble ou la majeure partie des unités structurelles.
3. Niveau de la société – la résolution de la question/du problème ou la mise en œuvre des idées concerne l'activité de l'entreprise dans son ensemble et est impossible sans mobiliser des ressources supplémentaires importantes, nécessitant une prise de décision par la haute direction de la société. Cela nécessite un ajustement des processus dans toutes les filiales de la société.

La réunion reste un moyen efficace de discuter de toute question, problème ou idée lorsqu'il n'est pas possible de résoudre le point dans le cadre du travail courant. Et ici, nous parlons précisément d'une cascade de réunions. Dans le cadre de la mise en œuvre du projet « Transformation de la culture de sécurité » chez AO « Apatit », une cascade de réunions a été organisée pour le projet. Cependant, cet outil peut être appliqué à n'importe quel domaine de n'importe quel service de l'entreprise et (ou) de la société.

Objectifs clés de la cascade de réunions :

• faire remonter les questions problématiques des niveaux inférieurs vers les niveaux supérieurs ;
• transmettre les décisions prises aux niveaux supérieurs vers les niveaux inférieurs ;
• déployer les meilleures pratiques dans d'autres unités structurelles ou filiales.

La valeur la plus précieuse d'une cascade de réunions bien organisée est que toutes les parties prenantes se trouvent dans le même champ d'information. Il est important que chaque cascade de réunions soit structurée strictement pour une seule direction. Par « organisation adéquate », on entend ici ce qui suit :

• la périodicité des réunions est définie pour chaque niveau ;
• le modèle de rôles est défini : propriétaire du processus (président), modérateur, secrétaire et participants obligatoires ;
• l'objectif et l'ordre du jour de la réunion sont clairement définis ;
• les règles de conduite de la réunion sont établies.

Chacune de ces réunions se termine par la prise de décisions avec la définition de mesures concrètes, de délais et de responsables de l'exécution.