L'espace personnel de l'entrepreneur comme outil efficace d'interaction avec les entreprises sous-traitantes

Transformation numérique de l'interaction avec les sous-traitants

Assurer la sécurité sur le lieu de travail est impossible sans un contrôle systématique des activités des entreprises sous-traitantes. Souvent, ce sont les sous-traitants, présents sur les sites du client, qui créent des risques élevés en raison du manque de qualification du personnel, de la méconnaissance des réglementations locales ou du non-respect des exigences HSE. Dans sa présentation, Alexander Bakharev, chef de projet pour l'interaction avec les sous-traitants chez PAO MMK, explique comment le passage des documents papier à un écosystème numérique unifié permet de minimiser ces risques et d'établir des relations transparentes avec les prestataires.

De l'évaluation initiale à l'accès au site

L'intervenant montre, à travers l'exemple de PAO MMK, que le contrôle des sous-traitants doit commencer avant même la signature du contrat. À cette fin, un système de questionnaires a été mis en place sur la plateforme d'appels d'offres électronique.

• Filtre initial : Un questionnaire de 11 questions permet d'évaluer le niveau de préparation de l'organisation. C'est important car cela empêche l'admission d'entreprises ayant un niveau de culture de sécurité critiquement bas.
• Impact sur la sélection : Les résultats du questionnaire sont intégrés dans les critères non financiers de sélection du prestataire, motivant les sous-traitants à répondre aux exigences du client dès la phase d'appel d'offres.

Espace personnel du sous-traitant : fonctionnalités et avantages

L'élément central du nouveau système est l'« Espace personnel du sous-traitant ». La présentation examine en détail ses fonctionnalités, qui résolvent les principaux problèmes d'interaction :

• Espace d'information unifié : L'espace rassemble toutes les exigences clés en matière de sécurité, les réglementations locales, les statistiques d'incidents et les supports de formation. Le sous-traitant n'a plus besoin de chercher l'information, elle est toujours à portée de main.
• Contrôle des qualifications du personnel : Le sous-traitant saisit les données relatives à la formation de ses employés. Le système suit automatiquement la validité des certificats et envoie des notifications. Les travailleurs sans les qualifications requises sont bloqués par le système et ne sont pas autorisés sur le site.
• Gestion électronique des documents : La numérisation de l'approbation des plans d'exécution des travaux, des plans d'organisation des travaux et des permis de travail réduit radicalement le temps de préparation. La matrice d'approbation permet de suivre clairement le statut des documents et l'historique des modifications.
• Briefing vidéo d'accueil : Chaque employé du sous-traitant suit un briefing vidéo de 30 minutes suivi d'un test directement dans l'espace personnel. Cela standardise le processus et garantit que chaque employé connaît les règles de sécurité de base.

Système d'évaluation et motivation

L'intervenant souligne que le contrôle doit s'accompagner d'un système d'évaluation clair. MMK a mis en place un calcul automatique de l'évaluation des sous-traitants basé sur trois critères : l'absence d'incidents, la formation en temps opportun du personnel et la qualité de l'organisation du travail (identification et élimination des risques).

Une note élevée donne au sous-traitant la priorité pour l'obtention de commandes et d'autres préférences, tandis qu'une note faible entraîne la suspension des travaux ou la résiliation du contrat. Cette approche encourage les entreprises sous-traitantes à contrôler de manière autonome la sécurité sur leurs chantiers.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment organiser l'évaluation initiale des sous-traitants lors de la phase d'appel d'offres ?
• Quelles fonctionnalités de l'espace personnel permettent d'automatiser le contrôle de la formation du personnel ?
• Comment numériser l'approbation des documents d'autorisation et réduire le temps d'accès aux travaux ?
• Quels sont les critères d'évaluation des entreprises sous-traitantes et comment cela affecte-t-il leurs travaux futurs ?
• Quels obstacles peuvent être rencontrés lors de la mise en œuvre d'outils d'interaction numériques et comment les surmonter ?