Das Auftragnehmer-Portal als effektives Instrument in der Zusammenarbeit mit Fremdfirmen

Digitale Transformation der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern

Die Gewährleistung der Arbeitssicherheit in der Produktion ist ohne eine systematische Kontrolle der Tätigkeiten von Fremdfirmen unmöglich. Oftmals sind es gerade Auftragnehmer, die auf dem Gelände des Auftraggebers hohe Risiken durch unzureichende Qualifikation des Personals, Unkenntnis lokaler Vorschriften oder Nichteinhaltung von Sicherheitsanforderungen verursachen. In seinem Vortrag erläutert Alexander Bacharew, Projektleiter für die Zusammenarbeit mit Fremdfirmen bei PAO «MMK», wie der Übergang vom papierbasierten Dokumentenmanagement zu einem einheitlichen digitalen Ökosystem es ermöglicht, diese Risiken zu minimieren und transparente Beziehungen zu den Dienstleistern aufzubauen.

Von der Erstbewertung bis zur Zulassung auf dem Gelände

Der Referent zeigt am Beispiel von PAO «MMK», dass die Kontrolle des Auftragnehmers bereits vor Vertragsabschluss beginnen muss. Dafür wurde ein Fragebogensystem auf der elektronischen Handelsplattform eingeführt.

• Erster Filter: Ein Fragebogen mit 11 Fragen ermöglicht es, den Vorbereitungsgrad der Organisation zu bewerten. Dies ist wichtig, da es die Zulassung von Unternehmen mit einer kritisch niedrigen Sicherheitskultur ausschließt.
• Einfluss auf die Auswahl: Die Ergebnisse der Befragung werden in die nicht-monetären Kriterien der Dienstleisterauswahl integriert, was die Auftragnehmer motiviert, die Anforderungen des Auftraggebers bereits in der Ausschreibungsphase zu erfüllen.

Auftragnehmer-Portal: Funktionen und Vorteile

Zentrales Element des neuen Systems ist das «Auftragnehmer-Portal». Im Vortrag werden seine Funktionen, die die Kernprobleme der Zusammenarbeit lösen, im Detail betrachtet:

• Einheitliches Informationsfeld: Im Portal sind alle wichtigen Sicherheitsanforderungen, lokalen Vorschriften, Unfallstatistiken und Schulungsmaterialien gesammelt. Der Auftragnehmer muss nicht mehr nach Informationen suchen — sie sind immer griffbereit.
• Kontrolle der Personalqualifikation: Der Auftragnehmer gibt die Schulungsdaten seiner Mitarbeiter ein. Das System überwacht automatisch die Gültigkeitsdauer von Zertifikaten und versendet Benachrichtigungen. Mitarbeiter ohne die erforderliche Qualifikation werden vom System blockiert und nicht auf das Gelände gelassen.
• Elektronisches Dokumentenmanagement: Die Verlagerung der Genehmigung von Arbeitsausführungsplänen, Arbeitsorganisationsplänen und Arbeitsfreigaben in eine digitale Umgebung verkürzt die Vorbereitungszeit für Arbeiten radikal. Eine Genehmigungsmatrix ermöglicht es, den Status von Dokumenten und die Historie von Anpassungen klar zu verfolgen.
• Einführende Videounterweisung: Jeder Mitarbeiter des Auftragnehmers absolviert direkt im Portal eine 30-minütige Videounterweisung mit anschließendem Test. Dies standardisiert den Prozess und garantiert, dass jeder Mitarbeiter mit den grundlegenden Sicherheitsregeln vertraut ist.

Ratingsystem und Motivation

Der Referent betont, dass die Kontrolle von einem verständlichen Bewertungssystem begleitet werden muss. Bei MMK wurde eine automatische Berechnung des Auftragnehmer-Ratings auf der Grundlage von drei Kriterien eingeführt: Unfallfreiheit, rechtzeitige Schulung des Personals und Qualität der Arbeitsorganisation (Erkennung und Beseitigung von Risiken).

Ein hohes Rating gibt dem Auftragnehmer Priorität bei der Auftragsvergabe und andere Präferenzen, während ein niedriges zur Aussetzung der Arbeiten oder zur Vertragsauflösung führt. Dieser Ansatz motiviert Fremdfirmen, die Sicherheit in ihren Bereichen selbstständig zu kontrollieren.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie organisiert man die Erstbewertung von Auftragnehmern in der Ausschreibungsphase?
• Welche Funktionen des Portals ermöglichen die Automatisierung der Kontrolle über die Personalschulung?
• Wie überführt man die Genehmigung von Zulassungsdokumenten in eine elektronische Form und verkürzt die Zulassungszeit für Arbeiten?
• Nach welchen Kriterien wird das Rating von Fremdfirmen gebildet und wie beeinflusst es ihre weitere Arbeit?
• Auf welche Hindernisse kann man bei der Einführung digitaler Instrumente der Zusammenarbeit stoßen und wie können diese überwunden werden?