Cổng thông tin nhà thầu như một công cụ hiệu quả trong việc phối hợp với các tổ chức nhà thầu

Chuyển đổi số trong việc phối hợp với nhà thầu

Đảm bảo an toàn trong sản xuất là điều không thể thực hiện nếu thiếu sự kiểm soát có hệ thống đối với hoạt động của các tổ chức nhà thầu. Thường thì chính các nhà thầu, khi có mặt tại cơ sở của chủ đầu tư, lại tạo ra những rủi ro cao do trình độ nhân sự chưa đạt yêu cầu, không nắm rõ các quy định nội bộ hoặc không tuân thủ các yêu cầu về an toàn. Trong bài trình bày của mình, Aleksandr Bakharev, Trưởng bộ phận quan hệ nhà thầu tại PJSC MMK, phân tích cách thức chuyển đổi từ quy trình giấy tờ sang một hệ sinh thái số thống nhất giúp giảm thiểu những rủi ro này và xây dựng mối quan hệ minh bạch với các đơn vị thực hiện.

Từ đánh giá sơ bộ đến cấp phép vào công trường

Diễn giả lấy ví dụ từ PJSC MMK để chỉ ra rằng việc kiểm soát nhà thầu phải bắt đầu ngay trước khi ký kết hợp đồng. Để làm được điều này, một hệ thống khảo sát qua bảng câu hỏi đã được triển khai trên sàn giao dịch thương mại điện tử.

• Bộ lọc sơ bộ: Bảng câu hỏi gồm 11 câu giúp đánh giá mức độ chuẩn bị của tổ chức. Điều này rất quan trọng vì nó loại trừ việc cấp phép cho các công ty có mức độ văn hóa an toàn thấp ở mức báo động.
• Ảnh hưởng đến việc lựa chọn: Kết quả khảo sát được tích hợp vào các tiêu chí phi chi phí khi lựa chọn đơn vị thực hiện, tạo động lực cho các nhà thầu đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư ngay từ giai đoạn đấu thầu.

Cổng thông tin nhà thầu: chức năng và lợi ích

Yếu tố trung tâm của hệ thống mới là “Cổng thông tin nhà thầu”. Bài trình bày đã xem xét chi tiết các chức năng của công cụ này nhằm giải quyết những vấn đề cốt lõi trong việc phối hợp:

• Không gian thông tin thống nhất: Cổng thông tin tập hợp tất cả các yêu cầu an toàn trọng yếu, quy định nội bộ, thống kê sự cố và tài liệu đào tạo. Nhà thầu không còn phải tìm kiếm thông tin — mọi thứ luôn sẵn có trong tầm tay.
• Kiểm soát trình độ nhân sự: Nhà thầu nhập dữ liệu về việc đào tạo nhân viên của mình. Hệ thống tự động theo dõi thời hạn hiệu lực của các chứng chỉ và gửi thông báo. Những nhân viên không có đủ trình độ cần thiết sẽ bị hệ thống chặn và không được phép vào cơ sở.
• Quản lý tài liệu điện tử: Việc chuyển đổi quy trình phê duyệt kế hoạch thi công (PPR), quy trình tổ chức công việc (POR) và giấy phép làm việc sang môi trường số giúp rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị công việc. Ma trận phê duyệt cho phép theo dõi rõ ràng trạng thái của tài liệu và lịch sử chỉnh sửa.
• Hướng dẫn an toàn đầu vào qua video: Mỗi nhân viên của nhà thầu đều phải trải qua bài hướng dẫn bằng video kéo dài 30 phút kèm theo bài kiểm tra ngay trên cổng thông tin. Điều này giúp chuẩn hóa quy trình và đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nắm vững các quy tắc an toàn cơ bản.

Hệ thống xếp hạng và tạo động lực

Diễn giả nhấn mạnh rằng việc kiểm soát phải đi kèm với một hệ thống đánh giá rõ ràng. Tại MMK, việc tính toán xếp hạng nhà thầu tự động đã được triển khai dựa trên ba tiêu chí: không để xảy ra sự cố, đào tạo nhân sự đúng hạn và chất lượng tổ chức công việc (phát hiện và khắc phục rủi ro).

Xếp hạng cao mang lại cho nhà thầu quyền ưu tiên khi nhận đơn hàng và các ưu đãi khác, trong khi xếp hạng thấp sẽ dẫn đến việc đình chỉ công việc hoặc chấm dứt hợp đồng. Cách tiếp cận này khuyến khích các tổ chức nhà thầu tự giác kiểm soát an toàn tại khu vực của mình.

Những điều bạn sẽ tìm hiểu từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để tổ chức đánh giá sơ bộ nhà thầu ngay ở giai đoạn đấu thầu?
• Những chức năng nào của cổng thông tin giúp tự động hóa việc kiểm soát đào tạo nhân sự?
• Làm thế nào để chuyển đổi quy trình phê duyệt hồ sơ cấp phép sang dạng điện tử và rút ngắn thời gian cấp phép làm việc?
• Xếp hạng của các tổ chức nhà thầu được hình thành dựa trên những tiêu chí nào và ảnh hưởng ra sao đến công việc tiếp theo của họ?
• Những rào cản nào có thể gặp phải khi triển khai các công cụ phối hợp số và làm thế nào để vượt qua chúng?