Portal do Contratado como ferramenta eficaz na interação com empresas contratadas

Transformação digital na interação com contratados

Garantir a segurança na produção é impossível sem o controle sistemático das atividades das empresas contratadas. Muitas vezes, são os contratados que, estando nas instalações do cliente, criam altos riscos devido à qualificação insuficiente do pessoal, desconhecimento dos regulamentos locais ou não cumprimento dos requisitos de segurança. Em sua apresentação, Alexander Bakharev, gerente de projetos de interação com empresas contratadas na PAO "MMK", analisa como a transição do fluxo de documentos em papel para um ecossistema digital unificado permite minimizar esses riscos e construir relações transparentes com os prestadores de serviços.

Da avaliação inicial à permissão de acesso ao local

O palestrante mostra, usando o exemplo da PAO "MMK", que o controle do contratado deve começar antes mesmo da assinatura do contrato. Para isso, foi implementado um sistema de questionários na plataforma de negociação eletrônica.

• Filtro inicial: Um questionário de 11 perguntas permite avaliar o nível de preparação da organização. Isso é importante, pois exclui a admissão de empresas com um nível criticamente baixo de cultura de segurança.
• Impacto na escolha: Os resultados do questionário são integrados aos critérios não financeiros de seleção do prestador de serviços, motivando os contratados a atender aos requisitos do cliente ainda na fase de licitação.

Portal do Contratado: funcionalidades e vantagens

O elemento central do novo sistema é o "Portal do Contratado". A apresentação detalha suas funcionalidades, que resolvem os principais problemas de interação:

• Campo de informação unificado: O portal reúne todos os principais requisitos de HSE, regulamentos locais, estatísticas de incidentes e materiais de treinamento. O contratado não precisa mais procurar informações — elas estão sempre à mão.
• Controle de qualificação do pessoal: O contratado insere os dados de treinamento de seus funcionários. O sistema rastreia automaticamente a validade dos certificados e envia notificações. Trabalhadores sem a qualificação necessária são bloqueados pelo sistema e não têm acesso ao local.
• Fluxo de documentos eletrônico: A transição da aprovação de planos de execução de obras e permissões de trabalho para o ambiente digital reduz radicalmente o tempo de preparação para o trabalho. A matriz de aprovações permite rastrear claramente o status dos documentos e o histórico de ajustes.
• Instrução em vídeo introdutória: Cada trabalhador do contratado passa por uma instrução em vídeo de 30 minutos, seguida de testes diretamente no portal. Isso padroniza o processo e garante que cada funcionário esteja familiarizado com as regras básicas de segurança.

Sistema de classificação e motivação

O palestrante enfatiza que o controle deve ser acompanhado por um sistema de avaliação claro. A MMK implementou um cálculo automático da classificação dos contratados com base em três critérios: ausência de incidentes, treinamento oportuno do pessoal e qualidade da organização do trabalho (identificação e eliminação de riscos).

Uma classificação alta dá ao contratado prioridade no recebimento de pedidos e outras preferências, enquanto uma classificação baixa leva à suspensão do trabalho ou rescisão do contrato. Essa abordagem incentiva as empresas contratadas a controlarem independentemente a segurança em suas áreas.

O que você aprenderá neste webinar:

• Como organizar a avaliação inicial de contratados na fase de licitação?
• Quais funções do portal permitem automatizar o controle do treinamento do pessoal?
• Como transferir a aprovação de documentos de permissão para o formato eletrônico e reduzir o tempo de admissão ao trabalho?
• Quais critérios formam a classificação das empresas contratadas e como isso afeta seu trabalho futuro?
• Quais barreiras podem ser encontradas ao implementar ferramentas digitais de interação e como superá-las?