Automatisation du processus de fourniture d'EPI aux employés

Contexte : pourquoi l'automatisation des EPI devient une nécessité

Avec la transition vers les Normes types unifiées (ETN) et le renforcement des exigences en matière de sécurité industrielle, la gestion manuelle de la fourniture d'équipements de protection individuelle (EPI) aux employés devient inefficace. Cela est particulièrement vrai pour les secteurs de haute technologie, tels que l'industrie pharmaceutique, où, en plus des EPI standard, un suivi rigoureux des vêtements technologiques pour salles blanches est requis (conformément aux règles GMP). Dans sa présentation, Olga Budanova, directrice de la sécurité industrielle du groupe d'entreprises « Promomed », analyse un cas pratique d'automatisation de ce processus complexe basé sur les produits 1C.

Du chaos aux normes unifiées : les premières étapes

L'intervenante montre, à travers l'exemple de son entreprise, que l'automatisation est impossible sans une systématisation préalable des données. Avant la mise en œuvre des solutions informatiques, une phase préparatoire à grande échelle a été réalisée :

• Création d'une commission interfonctionnelle. Des spécialistes du département d'assurance qualité, des technologues et des chefs de service ont été impliqués dans le développement du processus. Cela a permis de prendre en compte toutes les nuances, y compris les exigences relatives aux vêtements technologiques.
• Classification des vêtements de travail. Tous les vêtements ont été divisés en catégories : de transition, principaux, pour salles blanches, de service et consommables. Cela a simplifié la compréhension des besoins de chaque zone.
• Réduction de la palette de couleurs. L'abandon des couleurs individuelles pour chaque atelier a permis de consolider les lots d'achat, de réduire les coûts et de simplifier la logistique.
• Développement de matrices d'approvisionnement unifiées. Dans des tableaux récapitulatifs (initialement sur Excel), les normes pour chaque poste ont été définies en tenant compte de la classe de propreté des locaux, des caractéristiques des EPI et des besoins annuels.

Architecture de la solution : comment les systèmes 1C fonctionnent ensemble

La présentation examine en détail le processus d'intégration de divers modules 1C pour créer un circuit d'approvisionnement en EPI fluide :

• 1C:ZUP (Paie et gestion du personnel). Agit comme source de données RH (embauches, licenciements, transferts, congés).
• 1C:HSE (Santé et sécurité au travail). Le cœur du système, où les normes de distribution et les commandes électroniques d'EPI pour des employés spécifiques sont générées.
• 1C:ERP (Achats et Entrepôt). Le système reçoit les données sur les besoins, vérifie les stocks de l'entrepôt (éliminant la duplication des commandes si l'article est déjà en stock) et génère des demandes aux fournisseurs.

Cette architecture permet d'automatiser l'attribution des EPI dès l'embauche ou le transfert d'un employé, ainsi que de contrôler l'ensemble du cycle de vie des vêtements de travail, de l'achat à la mise au rebut.

Abandon des fiches papier et impact économique

Le résultat clé de la mise en œuvre a été la transition vers la comptabilité électronique. Le système génère automatiquement le relevé comptable MB-7 lors de la délivrance des EPI (actuellement avec une signature manuscrite, mais une transition vers la signature électronique est prévue). Cela a permis d'éliminer la tenue de fiches personnelles papier pour le suivi de la distribution des EPI (elles sont générées sous forme électronique et peuvent être imprimées si nécessaire).

L'intervenante note que malgré la croissance des effectifs et l'expansion de la production, l'automatisation et l'optimisation de la nomenclature ont permis de réduire les coûts globaux d'achat des EPI. De plus, les erreurs de commande ont été minimisées (les demandes en double sont éliminées) et le temps d'approbation a été réduit.

Ce que vous apprendrez dans ce webinaire :

• Comment combiner les exigences des normes ETN et des normes GMP lors de l'élaboration des normes de distribution des EPI et des vêtements technologiques ?
• Comment structurer l'échange de données entre le système RH, le module HSE et la gestion des stocks ?
• Comment mettre en œuvre la distribution des EPI sans tenir de fiches personnelles papier ?
• Quelles difficultés peuvent survenir lors de la synchronisation des répertoires de nomenclature entre différents départements ?
• Comment déterminer les durées de port pour les cadres et les ingénieurs lors de la transition vers les normes ETN ?