Tự động hóa quy trình cung cấp phương tiện bảo vệ cá nhân cho người lao động

Bối cảnh: tại sao tự động hóa PPE trở thành một sự cần thiết

Với việc chuyển sang Tiêu chuẩn Điển hình Thống nhất (ETN) và các yêu cầu về an toàn lao động ngày càng nghiêm ngặt, việc quản lý thủ công việc cung cấp phương tiện bảo vệ cá nhân (PPE) cho người lao động trở nên kém hiệu quả. Điều này đặc biệt đúng đối với các ngành công nghệ cao như dược phẩm, nơi ngoài PPE tiêu chuẩn, cần phải kiểm soát chặt chẽ quần áo công nghệ cho phòng sạch (theo tiêu chuẩn GMP). Trong bài phát biểu của mình, Olga Budanova, Giám đốc An toàn Sản xuất của tập đoàn «Promomed», phân tích một trường hợp thực tế về việc tự động hóa quy trình phức tạp này dựa trên các sản phẩm 1C.

Từ hỗn loạn đến tiêu chuẩn thống nhất: những bước đầu tiên

Diễn giả chỉ ra qua ví dụ của công ty mình rằng việc tự động hóa là không thể nếu không hệ thống hóa dữ liệu trước. Trước khi triển khai các giải pháp CNTT, một giai đoạn chuẩn bị quy mô lớn đã được thực hiện:

• Thành lập ủy ban liên chức năng. Các chuyên gia từ bộ phận đảm bảo chất lượng, kỹ sư công nghệ và trưởng các bộ phận đã tham gia vào việc phát triển quy trình. Điều này cho phép tính đến tất cả các sắc thái, bao gồm cả các yêu cầu đối với quần áo công nghệ.
• Phân loại quần áo bảo hộ. Tất cả quần áo được chia thành các danh mục: chuyển tiếp, chính, cho phòng sạch, trực ban và vật tư tiêu hao. Điều này giúp đơn giản hóa việc hiểu nhu cầu của từng khu vực.
• Giảm thiểu bảng màu. Việc từ bỏ các màu sắc riêng biệt cho từng phân xưởng cho phép hợp nhất các lô mua hàng, giảm chi phí và đơn giản hóa hậu cần.
• Phát triển ma trận cung cấp thống nhất. Trong các bảng tổng hợp (ban đầu bằng Excel), các định mức cho từng vị trí đã được quy định, có tính đến cấp độ sạch của phòng, đặc điểm của PPE và nhu cầu hàng năm.

Kiến trúc giải pháp: cách các hệ thống 1C hoạt động cùng nhau

Bài phát biểu xem xét chi tiết quá trình tích hợp các mô-đun 1C khác nhau để tạo ra một quy trình cung cấp PPE liền mạch:

• 1C:HRM (Tiền lương và Quản lý nhân sự). Hoạt động như một nguồn dữ liệu nhân sự (tuyển dụng, sa thải, thuyên chuyển, nghỉ phép).
• 1C:HSE. Cốt lõi của hệ thống, nơi hình thành các định mức cấp phát và đơn đặt hàng điện tử cho PPE cho các nhân viên cụ thể.
• 1C:ERP (Mua hàng và Kho). Hệ thống nhận dữ liệu về nhu cầu, kiểm tra số dư kho (loại trừ việc trùng lặp đơn hàng nếu hàng hóa đã có trong kho) và tạo yêu cầu cho nhà cung cấp.

Kiến trúc này cho phép tự động hóa việc chỉ định PPE ngay khi tuyển dụng hoặc thuyên chuyển nhân viên, cũng như kiểm soát toàn bộ vòng đời của quần áo bảo hộ từ khi mua đến khi thanh lý.

Loại bỏ thẻ giấy và hiệu quả kinh tế

Kết quả chính của việc triển khai là chuyển sang kế toán điện tử. Hệ thống tự động tạo bảng kê kế toán MB-7 dựa trên thực tế cấp phát PPE (hiện tại vẫn dùng chữ ký sống, nhưng dự kiến sẽ chuyển sang chữ ký điện tử). Điều này cho phép loại bỏ việc duy trì các thẻ giấy cá nhân để theo dõi việc cấp phát PPE (chúng được tạo dưới dạng điện tử và có thể in ra khi cần thiết).

Diễn giả lưu ý rằng mặc dù số lượng nhân sự tăng lên và sản xuất mở rộng, việc tự động hóa và tối ưu hóa danh mục đã giúp giảm tổng chi phí mua sắm PPE. Ngoài ra, các lỗi khi đặt hàng đã được giảm thiểu (loại bỏ các yêu cầu trùng lặp) và thời gian phê duyệt được rút ngắn.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để kết hợp các yêu cầu của ETN và tiêu chuẩn GMP khi phát triển các định mức cấp phát PPE và quần áo công nghệ?
• Làm thế nào để thiết lập trao đổi dữ liệu giữa hệ thống nhân sự, mô-đun HSE và kế toán kho?
• Làm thế nào để thực hiện việc cấp phát PPE mà không cần duy trì thẻ cá nhân bằng giấy?
• Những khó khăn nào có thể gặp phải khi đồng bộ hóa danh mục tham chiếu giữa các bộ phận khác nhau?
• Làm thế nào để xác định thời gian hao mòn đối với các nhà quản lý và kỹ sư khi chuyển sang ETN?