Automatisierung des Prozesses zur Bereitstellung von persönlicher Schutzausrüstung für Mitarbeiter

Kontext: Warum die Automatisierung von PSA zur Notwendigkeit wird

Mit dem Übergang zu den Einheitlichen Typenormen (ETN) und der Verschärfung der Anforderungen an die Arbeitssicherheit wird die manuelle Verwaltung der Bereitstellung von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) für Mitarbeiter ineffizient. Dies gilt insbesondere für Hightech-Branchen wie die Pharmaindustrie, wo neben der Standard-PSA eine strenge Erfassung der technologischen Kleidung für Reinräume (gemäß GMP-Richtlinien) erforderlich ist. In ihrem Vortrag analysiert Olga Budanova, Direktorin für Arbeitssicherheit der Unternehmensgruppe „Promomed“, ein praktisches Fallbeispiel zur Automatisierung dieses komplexen Prozesses auf Basis von 1C-Produkten.

Vom Chaos zu einheitlichen Normen: Die ersten Schritte

Die Referentin zeigt am Beispiel ihres Unternehmens, dass eine Automatisierung ohne vorherige Systematisierung der Daten nicht möglich ist. Vor der Einführung von IT-Lösungen wurde eine umfangreiche Vorbereitungsphase durchgeführt:

• Gründung einer funktionsübergreifenden Kommission. An der Entwicklung des Prozesses wurden Spezialisten der Qualitätssicherungsabteilung, Technologen und Abteilungsleiter beteiligt. Dies ermöglichte es, alle Nuancen zu berücksichtigen, einschließlich der Anforderungen an die technologische Kleidung.
• Klassifizierung der Arbeitskleidung. Die gesamte Kleidung wurde in Kategorien unterteilt: Übergangskleidung, Hauptkleidung, Reinraumkleidung, Bereitschaftskleidung und Verbrauchsmaterialien. Dies vereinfachte das Verständnis für die Bedürfnisse jedes Bereichs.
• Reduzierung der Farbpalette. Der Verzicht auf individuelle Farben für jede Werkstatt ermöglichte es, Beschaffungschargen zu vergrößern, Kosten zu senken und die Logistik zu vereinfachen.
• Entwicklung einheitlicher Bereitstellungsmatrizen. In Übersichtstabellen (ursprünglich in Excel) wurden die Normen für jede Position unter Berücksichtigung der Reinraumklasse, der PSA-Eigenschaften und des Jahresbedarfs festgelegt.

Lösungsarchitektur: Wie 1C-Systeme zusammenarbeiten

Im Vortrag wird der Integrationsprozess verschiedener 1C-Module zur Schaffung eines nahtlosen PSA-Bereitstellungskreislaufs detailliert betrachtet:

• 1C:ZUP (Gehalt und Personalmanagement). Dient als Quelle für Personaldaten (Einstellungen, Entlassungen, Versetzungen, Urlaub).
• 1C:Arbeitsschutz. Der Kern des Systems, in dem Ausgabenormen und elektronische PSA-Bestellungen für bestimmte Mitarbeiter erstellt werden.
• 1C:ERP (Einkauf und Lager). Das System empfängt Bedarfsdaten, prüft Lagerbestände (um Doppelbestellungen zu vermeiden, falls die Ware bereits auf Lager ist) und erstellt Bestellanforderungen an Lieferanten.

Diese Architektur ermöglicht es, die Zuweisung von PSA direkt bei der Einstellung oder Versetzung eines Mitarbeiters zu automatisieren und den gesamten Lebenszyklus der Arbeitskleidung vom Einkauf bis zur Ausmusterung zu kontrollieren.

Verzicht auf Papierkarten und wirtschaftlicher Effekt

Das wichtigste Ergebnis der Einführung war der Übergang zur elektronischen Erfassung. Das System erstellt automatisch den Buchhaltungsbeleg MB-7 nach der PSA-Ausgabe (vorerst mit handschriftlicher Unterschrift, aber ein Übergang zur elektronischen Signatur ist geplant). Dies ermöglichte den Verzicht auf die Führung persönlicher PSA-Ausgabekarten in Papierform (sie werden elektronisch erstellt und können bei Bedarf ausgedruckt werden).

Die Referentin merkt an, dass trotz des Personalwachstums und der Produktionserweiterung die Automatisierung und Optimierung der Nomenklatur die Gesamtkosten für den PSA-Einkauf senken konnten. Darüber hinaus wurden Bestellfehler minimiert (Doppelbestellungen ausgeschlossen) und die Genehmigungszeiten verkürzt.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie kombiniert man die Anforderungen der ETN und der GMP-Standards bei der Entwicklung von Ausgabenormen für PSA und technologische Kleidung?
• Wie baut man den Datenaustausch zwischen dem Personalsystem, dem Arbeitsschutzmodul und der Lagerhaltung auf?
• Wie realisiert man die PSA-Ausgabe ohne die Führung von persönlichen Papierkarten?
• Welche Schwierigkeiten können bei der Synchronisierung von Nomenklaturverzeichnissen zwischen verschiedenen Abteilungen auftreten?
• Wie bestimmt man die Tragezeiten für Führungskräfte und technisches Personal beim Übergang zu ETN?