Automatyzacja procesu zaopatrywania pracowników w środki ochrony indywidualnej

Kontekst: dlaczego automatyzacja ŚOI staje się koniecznością

Wraz z przejściem na Jednolite Normy Typowe (JNT) i zaostrzeniem wymogów dotyczących bezpieczeństwa pracy, ręczne zarządzanie zaopatrzeniem pracowników w środki ochrony indywidualnej (ŚOI) staje się nieefektywne. Jest to szczególnie ważne w branżach zaawansowanych technologicznie, takich jak farmacja, gdzie oprócz standardowych ŚOI wymagana jest ścisła ewidencja odzieży technologicznej do pomieszczeń czystych (zgodnie z zasadami GMP). W swoim wystąpieniu Olga Budanowa, dyrektor ds. bezpieczeństwa pracy grupy spółek „Promomed”, analizuje praktyczny przypadek automatyzacji tego złożonego procesu w oparciu o produkty 1C.

Od chaosu do jednolitych norm: pierwsze kroki

Prelegentka pokazuje na przykładzie swojej firmy, że automatyzacja jest niemożliwa bez uprzedniej systematyzacji danych. Przed wdrożeniem rozwiązań IT przeprowadzono zakrojony na szeroką skalę etap przygotowawczy:

• Utworzenie komisji wielofunkcyjnej. W opracowanie procesu zaangażowano specjalistów z działu zapewnienia jakości, technologów i kierowników działów. Pozwoliło to uwzględnić wszystkie niuanse, w tym wymagania dotyczące odzieży technologicznej.
• Klasyfikacja odzieży roboczej. Cała odzież została podzielona na kategorie: przejściowa, podstawowa, do pomieszczeń czystych, dyżurna i materiały eksploatacyjne. Ułatwiło to zrozumienie potrzeb każdego obszaru.
• Redukcja gamy kolorystycznej. Rezygnacja z indywidualnych kolorów dla każdego wydziału pozwoliła na konsolidację partii zakupowych, obniżenie kosztów i uproszczenie logistyki.
• Opracowanie jednolitych matryc zaopatrzenia. W tabelach zbiorczych (początkowo w programie Excel) określono normy dla każdego stanowiska, biorąc pod uwagę klasę czystości pomieszczeń, cechy ŚOI i roczne zapotrzebowanie.

Architektura rozwiązania: jak współpracują systemy 1C

W prezentacji szczegółowo omówiono proces integracji różnych modułów 1C w celu stworzenia płynnego systemu zaopatrzenia w ŚOI:

• 1C:ZUP (Płace i zarządzanie personelem). Działa jako źródło danych kadrowych (zatrudnienia, zwolnienia, przeniesienia, urlopy).
• 1C:HSE. Rdzeń systemu, w którym tworzone są normy wydawania i elektroniczne zamówienia na ŚOI dla konkretnych pracowników.
• 1C:ERP (Zakupy i Magazyn). System otrzymuje dane o potrzebach, sprawdza stany magazynowe (eliminując powielanie zamówień, jeśli towar jest już w magazynie) i generuje zapotrzebowania do dostawców.

Taka architektura pozwala na zautomatyzowanie przydzielania ŚOI natychmiast po zatrudnieniu lub przeniesieniu pracownika, a także na kontrolowanie całego cyklu życia odzieży roboczej od zakupu do likwidacji.

Rezygnacja z kart papierowych i efekt ekonomiczny

Kluczowym rezultatem wdrożenia było przejście na ewidencję elektroniczną. System automatycznie generuje zestawienie księgowe MB-7 po wydaniu ŚOI (na razie z odręcznym podpisem, ale planowane jest przejście na podpis elektroniczny). Pozwoliło to na rezygnację z prowadzenia papierowych kart osobistych ewidencji wydawania ŚOI (są one tworzone w formie elektronicznej i w razie potrzeby mogą zostać wydrukowane).

Prelegentka zauważa, że pomimo wzrostu liczby personelu i rozbudowy produkcji, automatyzacja i optymalizacja nomenklatury pozwoliły na zmniejszenie całkowitych kosztów zakupu ŚOI. Ponadto zminimalizowano błędy w zamówieniach (wyeliminowano podwójne zapotrzebowania) i skrócono czas zatwierdzania.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak połączyć wymagania JNT i standardów GMP przy opracowywaniu norm wydawania ŚOI i odzieży technologicznej?
• Jak zbudować wymianę danych między systemem kadrowym, modułem HSE i ewidencją magazynową?
• Jak zrealizować wydawanie ŚOI bez prowadzenia papierowych kart osobistych?
• Z jakimi trudnościami można się spotkać podczas synchronizacji słowników nomenklatury między różnymi działami?
• Jak określić okresy noszenia dla kierowników i personelu inżynieryjno-technicznego przy przejściu na JNT?