Jika Anda mengajukan pertanyaan kepada siapa pun, "Dari mana keselamatan kerja dimulai?", Anda pasti akan mendengar: "Dari briefing". Sebab, induksi awal lah yang mengawali proses penerimaan kerja di organisasi mana pun.
Ya, secara hukum telah ditetapkan kewajiban untuk memberikan briefing kepada karyawan. Namun, sisi psikologis dari pelaksanaan briefing memainkan peran yang sangat penting.
Sering kali terjadi situasi di mana karyawan diberikan briefing, namun mereka praktis tidak mempelajari hal baru darinya. Itulah sebabnya briefing sering dianggap sebagai formalitas belaka, sebuah ritual yang harus dilakukan sebelum mulai bekerja atau menjabat.
Salah satu penyebab situasi ini adalah sering kali spesialis HSE terburu-buru dan berpandangan bahwa yang terpenting adalah memberikan sesuatu kepada karyawan. Logikanya sederhana: tidak ada briefing – jika terjadi kecelakaan, akan ada penyelidikan serius.
Dan jauh lebih mudah untuk melepaskan tanggung jawab dengan merujuk pada fakta bahwa ada tanda tangan karyawan, sehingga kesalahan ada pada karyawan itu sendiri.
Sebenarnya, pelaksanaan briefing diperlukan agar karyawan memahami bagaimana tindakan mereka dapat memengaruhi apa yang terjadi di sekitar mereka dan agar mereka dapat menilai risiko dalam pekerjaan mereka tepat pada waktunya.
Dan untuk itu, sangat penting untuk membuat briefing yang berkualitas dan menarik.
Salah satu cara untuk membentuk briefing yang berkualitas adalah melalui isinya. Briefing yang ditulis kaku berdasarkan dokumen peraturan, yang mengandung banyak istilah teknis dan deskripsi proses yang sangat mendetail, hanya akan menimbulkan satu keinginan pada karyawan: tidur.
Briefing tidak bertujuan untuk mengajarkan persyaratan yang dituntut oleh profesi tersebut. Karyawan sudah memahami cara melakukan pekerjaannya.
Yang kita butuhkan adalah agar karyawan melakukan pekerjaannya dengan aman.
Oleh karena itu, saat menyusun briefing, perlu dijelaskan secara jelas hubungan sebab-akibat antara tindakan karyawan (atau kelalaiannya) dengan apa yang bisa terjadi dan bagaimana caranya.
Fakta kedua yang tidak kalah penting adalah bagaimana spesialis tersebut menyampaikan briefing. Memiliki kemampuan bicara yang baik dan terstruktur akan sangat memudahkan tugas penyampaian informasi.
Jika spesialis HSE sendiri kurang menguasai informasi, membaca dari kertas, terus-menerus teralihkan, dan melewatkan bagian-bagian teks briefing secara keseluruhan, maka karyawan yang baru mulai bekerja akan mendapat kesan "Ah, semua orang di sini tidak peduli dengan HSE"... Seberapa pun menyedihkannya hal itu terdengar.
Namun, jika spesialis HSE sendiri tertarik untuk menjalankan tugasnya, ia dapat dengan mudah meyakinkan bahkan orang yang paling skeptis sekalipun dalam hal HSE.
Akan tetapi, semenarik apa pun briefing tersebut, seiring berjalannya waktu, pengetahuan akan sedikit memudar. Itulah sebabnya peraturan mewajibkan pelaksanaan briefing secara berkala.
Menurut statistik cedera dunia, terdapat dua kategori karyawan yang sangat membutuhkan briefing berkala.
Kategori pertama adalah karyawan lanjut usia atau mereka yang sudah lama bekerja di perusahaan. Aturan tidak tertulis mereka adalah: "Saya sudah melakukannya seratus kali dan tidak terjadi apa-apa". Dalam sejarah cedera karyawan seperti ini, bahaya terbesar terletak pada pembiasaan terhadap faktor bahaya yang ada di tempat kerja.
Kategori kedua adalah karyawan muda. Karyawan muda belum sepenuhnya memahami peralatan dan proses.
Secara keseluruhan, pelaksanaan briefing berkala bertujuan untuk "menggugah" seseorang, mengingatkannya sekali lagi bahwa ia bekerja di lingkungan produksi yang berbahaya dan kecelakaan bisa terjadi kapan saja jika ia tidak waspada. Hal yang terpenting adalah mendekati masalah ini dengan penuh tanggung jawab dan memahami karakteristik persepsi informasi oleh karyawan.