La popolarità degli audit dei sistemi di gestione della qualità, dell'ambiente e della sicurezza sta crescendo tra le aziende russe per diverse ragioni. Alcuni desiderano ottenere l'ambita certificazione ISO 45001/9001/14001, mentre altri comprendono consapevolmente il valore di questa attività e vogliono capire a fondo i "punti deboli" della propria azienda per lavorare su uno sviluppo futuro.
Cos'è un audit? È un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere prove oggettive e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in che misura i criteri dell'audit siano stati soddisfatti. In altre parole, non è un tentativo di trovare un errore a tutti i costi, ma di capire quali processi sono già in atto e come possono essere perfezionati per raggiungere la massima efficacia.
Esistono diversi modi per condurre un audit. Un'azienda può disporre di risorse e competenze proprie per condurre audit interni o invitare esperti esterni. L'obiettivo di entrambi è lo stesso: individuare i "punti deboli" e sviluppare raccomandazioni per il miglioramento. Tuttavia, come si suol dire, il diavolo si nasconde nei dettagli: sia gli auditor esterni che quelli interni presentano degli svantaggi e, nel fare una scelta, la direzione aziendale deve comprendere chiaramente cosa può (o non può) ottenere come risultato.
Consulenti esterni (svantaggi):
? non conoscono l'attività produttiva - occorrerà più tempo per comprendere i sistemi e i processi.
? costano molto di più rispetto alla conduzione di un audit con risorse interne.
? esiste il rischio di assecondare i consulenti quando, dopo aver condotto l'audit, iniziano a promuovere massicciamente il proprio prodotto
Auditor interni (svantaggi):
? Mancanza di indipendenza
? Sottrazione di risorse al lavoro ordinario
? Mancanza di un'esperienza più ampia
? Possibili giudizi soggettivi e pregiudizi
Pertanto, l'ideale sarebbe utilizzare una combinazione di audit esterno con il contestuale sviluppo e coinvolgimento delle risorse interne.
Affinché l'audit sia il più efficace possibile, l'auditor deve essere un professionista di altissimo livello.
La professionalità è quella sostanza effimera difficile da misurare, ma se una persona non la possiede, si nota subito.
? Integrità
? Presentazione imparziale
? Diligenza professionale
? Riservatezza
? Indipendenza
? Approccio basato sull'evidenza
? Approccio basato sul rischio
Alcuni esempi reali e tristi tratti dalla pratica:
- "l'attestato sulla sicurezza sul lavoro del responsabile HSE scadrà il mese prossimo, quindi attualmente il vostro responsabile non è idoneo alla posizione ricoperta"
- "l'azienda non richiede alla polizia stradale il numero di incidenti stradali dei propri veicoli, pertanto concludiamo che il sistema di sicurezza stradale in azienda non funziona" (nonostante siano presenti tutti i corsi di formazione per responsabili e conducenti, tutti i regolamenti, le visite mediche, gli ordini di servizio, ecc.).
- "l'azienda svolge lavori pericolosi, ma io non ne capisco nulla, quindi preferisco controllare il cavo elettrico del bollitore in ufficio".
- "questa osservazione non piacerà al dirigente, quindi la rimuoveremo dal rapporto".
- "evviva, devo fare un audit da loro, adesso li faccio a pezzi"
Come rimediare? Ampliando gli orizzonti degli auditor, favorendo il loro coinvolgimento nella produzione, attraverso il coaching da parte di dipendenti esperti e un regolare aggiornamento professionale presso centri di formazione autorevoli e affidabili.
Fasi cruciali dell'audit sono l'esame della documentazione aziendale e l'obbligatoria visita in loco presso i siti produttivi, dove gli auditor osservano come funzionano i processi e le attrezzature, parlano con i dipendenti di vari livelli e osservano le condizioni di lavoro. Certamente la situazione attuale impone condizioni rigide, ma non sono ancora convinta del valore di condurre un audit dei sistemi di sicurezza o di protezione ambientale a distanza. E si può davvero definire un evento del genere come un audit…..? Per me, questa domanda resta ancora aperta….
Il risultato dell'audit è semplice – fornire alla direzione una valutazione obiettiva dello stato attuale dei processi. Perché? Affinché il dirigente possa valutare le risorse disponibili e prendere decisioni sullo sviluppo futuro.
La metodologia dell'audit è descritta dettagliatamente nella norma ISO 19011. Linee guida per gli audit di sistemi di gestione.