Popularitas audit sistem manajemen mutu, lingkungan, dan keselamatan kerja semakin meningkat di kalangan perusahaan karena berbagai alasan. Ada yang ingin mendapatkan sertifikat ISO 45001/9001/14001 yang didambakan, sementara yang lain secara sadar memahami nilai dari kegiatan ini dan ingin memahami secara mendalam "titik lemah" perusahaan mereka serta berupaya untuk pengembangan lebih lanjut.
Apa itu audit? Ini adalah proses yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk menetapkan bukti objektif dan mengevaluasinya secara objektif guna memperoleh tingkat kesesuaian dengan kriteria audit. Dengan kata lain, ini bukan upaya untuk menemukan kesalahan dengan segala cara, melainkan untuk mencari tahu proses apa yang sudah ada dan bagaimana proses tersebut dapat disempurnakan untuk mencapai efisiensi maksimal.
Ada beberapa cara untuk melakukan audit. Perusahaan dapat menggunakan sumber daya dan keahlian internal mereka sendiri untuk melakukan audit internal atau mengundang pakar eksternal. Tugas keduanya sama: menemukan "titik lemah" dan menyusun rekomendasi perbaikan. Namun, seperti yang kita ketahui, detail sangatlah penting, dan baik auditor eksternal maupun internal memiliki sisi negatifnya masing-masing. Saat menentukan pilihan, manajemen perusahaan harus memahami dengan jelas apa yang bisa (atau tidak bisa) didapatkan sebagai hasilnya.
Konsultan Eksternal (Kekurangan):
? tidak mengenal kegiatan produksi - akan memakan lebih banyak waktu untuk memahami sistem dan proses.
? biayanya jauh lebih mahal daripada melakukan audit sendiri.
? ada bahaya mengikuti kemauan konsultan, ketika konsultan, setelah melakukan audit, mulai mempromosikan produk mereka sendiri secara maksimal
Auditor Internal (Kekurangan):
? Kurangnya independensi
? Mengalihkan sumber daya dari pekerjaan rutin
? Kurangnya pengalaman yang lebih luas
? Kemungkinan adanya penilaian subjektif dan bias
Oleh karena itu, idealnya, lebih baik menggunakan kombinasi audit eksternal dengan pengembangan dan keterlibatan sumber daya internal secara bersamaan.
Agar audit menjadi seefektif mungkin, auditor haruslah seorang spesialis tingkat tinggi.
Profesionalisme adalah substansi fana yang sulit diukur, tetapi jika seseorang tidak memilikinya, hal itu akan langsung terlihat.
? Integritas
? Penyajian yang tidak memihak
? Kecermatan profesional yang semestinya
? Kerahasiaan
? Independensi
? Pendekatan berbasis bukti
? Pendekatan berbasis risiko
Beberapa contoh nyata dan menyedihkan dari praktik lapangan:
- "sertifikat K3 spesialis HSE akan kedaluwarsa bulan depan, jadi saat ini spesialis HSE Anda tidak memenuhi kualifikasi untuk jabatan tersebut"
- "perusahaan tidak mengajukan permintaan ke kepolisian mengenai jumlah kecelakaan lalu lintas kendaraannya, jadi kami menyimpulkan bahwa sistem keselamatan jalan raya di perusahaan tidak berjalan" (padahal semua pelatihan untuk penanggung jawab maupun pengemudi, semua peraturan, pemeriksaan kesehatan, semua surat keputusan, dan lain-lain sudah tersedia).
- "perusahaan melakukan pekerjaan berbahaya, tetapi saya tidak mengerti apa-apa tentang itu, jadi lebih baik saya memeriksa kabel listrik teko di kantor saja".
- "temuan ini tidak akan disukai oleh pimpinan, jadi kita hapus saja temuan ini dari laporan".
- "hore, saya harus mengaudit mereka, sekarang saatnya saya 'menghabisi' mereka"
Bagaimana cara mengatasinya? Dengan memperluas wawasan para auditor, keterlibatan mereka dalam produksi, pembinaan dari karyawan berpengalaman, dan peningkatan kualifikasi secara rutin di pusat pelatihan yang bereputasi dan andal.
Tahapan penting dalam audit adalah mempelajari dokumentasi perusahaan dan kunjungan langsung ke lokasi industri, di mana auditor melihat bagaimana proses berjalan, bagaimana peralatan beroperasi, berbicara dengan karyawan di berbagai tingkatan, dan mengamati kondisi kerja. Tentu saja, situasi saat ini mendikte kondisi yang ketat, tetapi saya masih belum yakin dengan nilai dari melakukan audit sistem keselamatan atau perlindungan lingkungan secara jarak jauh. Dan apakah kegiatan seperti itu dapat diakui sebagai audit…..? Bagi saya, pertanyaan ini masih terbuka….
Hasil akhir dari audit itu sederhana – memberikan penilaian objektif kepada manajemen tentang status proses saat ini. Untuk apa? Agar pimpinan dapat mengevaluasi sumber daya yang tersedia dan mengambil keputusan tentang pengembangan lebih lanjut.
Metodologi audit diuraikan secara rinci dalam GOST R ISO 19011 — 2021. Panduan audit sistem manajemen.