Popularność audytów systemów zarządzania jakością, kwestii środowiskowych i bezpieczeństwa zyskuje na znaczeniu wśród firm z różnych powodów. Niektórzy chcą otrzymać upragniony certyfikat ISO 45001/9001/14001, inni zaś świadomie rozumieją wartość tego przedsięwzięcia i chcą dokładnie poznać „słabe strony” swojej firmy oraz pracować nad dalszym rozwojem.
Czym jest audyt? To systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania obiektywnego dowodu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów audytu. Innymi słowy, nie jest to próba znalezienia błędu za wszelką cenę, lecz sprawdzenie, jakie procesy już istnieją i jak można je dopracować, aby osiągnąć maksymalną efektywność.
Sposobów na przeprowadzenie audytu jest kilka. Firma może posiadać własne zasoby i wiedzę ekspercką do przeprowadzania audytów wewnętrznych lub zaprosić ekspertów zewnętrznych. Zadanie obu grup jest takie samo: znalezienie „słabych stron” i opracowanie rekomendacji dotyczących poprawy. Jednak, jak wiadomo, diabeł tkwi w szczegółach, a zarówno audytorzy zewnętrzni, jak i wewnętrzni mają swoje minusy. Podejmując decyzję, kierownictwo firmy musi jasno rozumieć, co może (lub czego nie może) otrzymać w rezultacie.
Konsultanci zewnętrzni (minusy):
? nie znają działalności produkcyjnej – zrozumienie systemów i procesów zajmie więcej czasu.
? są znacznie drożsi niż przeprowadzenie audytu własnymi siłami.
? istnieje niebezpieczeństwo ulegania sugestiom konsultantów, gdy po przeprowadzeniu audytu zaczynają oni intensywnie promować własny produkt
Audytorzy wewnętrzni (minusy):
? Brak niezależności
? Odciąganie zasobów od bieżącej pracy
? Brak szerszego doświadczenia
? Możliwość subiektywnych ocen i stronniczości
Dlatego w ideale najlepiej jest stosować kombinację audytu zewnętrznego z jednoczesnym rozwojem i angażowaniem zasobów wewnętrznych.
Aby audyt był maksymalnie efektywny, audytor musi być specjalistą najwyższej klasy.
Profesjonalizm to ta efemeryczna substancja, którą trudno zmierzyć, ale jeśli ktoś jej nie posiada, widać to od razu.
? Uczciwość
? Bezstronna prezentacja
? Należyta staranność zawodowa
? Poufność
? Niezależność
? Podejście oparte na dowodach
? Podejście oparte na ryzyku
Kilka realnych i smutnych przykładów z praktyki:
- „specjaliście ds. HSE w przyszłym miesiącu kończą się uprawnienia, więc obecnie nie spełnia on wymagań na zajmowanym stanowisku”
- „firma nie wysyła zapytań do policji o liczbę wypadków drogowych swoich pojazdów, dlatego wyciągamy wniosek, że system bezpieczeństwa ruchu drogowego w firmie nie działa” (mimo posiadania wszystkich szkoleń zarówno dla osób odpowiedzialnych, jak i kierowców, wszystkich regulaminów, badań lekarskich, zarządzeń itp.).
- „firma wykonuje prace niebezpieczne, ale ja się na tym nie znam, więc lepiej sprawdzę kabel elektryczny czajnika w biurze”.
- „ta uwaga nie spodoba się szefowi, więc usuniemy ją z raportu”.
- „hura, mam u nich przeprowadzić audyt, zaraz ich rozniosę”
Jak to leczyć? Poprzez poszerzanie horyzontów audytorów, ich zaangażowanie w produkcję, coaching ze strony doświadczonych pracowników oraz regularne podnoszenie kwalifikacji w szanowanych i rzetelnych centrach szkoleniowych.
Ważnymi etapami audytu są analiza dokumentacji firmy oraz obowiązkowa wizyta osobista na terenach przemysłowych, gdzie audytorzy sprawdzają, jak działają procesy, jak pracuje sprzęt, rozmawiają z pracownikami różnych szczebli i obserwują warunki pracy. Oczywiście obecna sytuacja dyktuje surowe warunki, ale wciąż nie przekonałam się do wartości przeprowadzania audytu systemów bezpieczeństwa czy ochrony środowiska zdalnie. I czy takie przedsięwzięcie można uznać za audyt...? Dla mnie to pytanie pozostaje otwarte...
Cel audytu jest prosty – przedstawienie kierownictwu obiektywnej oceny bieżącego stanu procesów. Po co? Aby menedżer mógł ocenić dostępne zasoby i podjąć decyzję o dalszym rozwoju.
Metodyka audytu została szczegółowo opisana w normie ISO 19011. Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania.