Die Beliebtheit von Audits für Qualitätsmanagement-, Umwelt- und Sicherheitssysteme nimmt bei russischen Unternehmen aus verschiedenen Gründen zu. Einige streben nach dem begehrten ISO 45001/9001/14001-Zertifikat, während andere den Wert dieser Maßnahme bewusst erkennen und die „Schwachstellen“ ihres Unternehmens gründlich verstehen wollen, um an der weiteren Entwicklung zu arbeiten.
Was ist ein Audit? Es handelt sich um einen systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozess zur Erlangung objektiver Nachweise und deren objektiver Auswertung, um den Grad der Erfüllung von Auditkriterien zu bestimmen. Mit anderen Worten: Es ist kein Versuch, um jeden Preis Fehler zu finden, sondern herauszufinden, welche Prozesse bereits existieren und wie sie optimiert werden können, um maximale Effizienz zu erreichen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Audit durchzuführen. Ein Unternehmen kann über eigene Ressourcen und Fachkenntnisse verfügen, um interne Audits durchzuführen, oder externe Experten hinzuziehen. Die Aufgabe ist für beide gleich: „Schwachstellen“ finden und Verbesserungsempfehlungen erarbeiten. Doch wie man weiß, steckt der Teufel im Detail. Sowohl externe als auch interne Auditoren haben ihre Nachteile, und bei der Entscheidung für die eine oder andere Seite muss die Unternehmensleitung klar verstehen, was das Ergebnis sein kann (oder auch nicht).
Externe Berater (Nachteile):
? Sie sind mit den betrieblichen Abläufen nicht vertraut – es wird mehr Zeit benötigt, um Systeme und Prozesse zu verstehen.
? Sie sind wesentlich teurer als die Durchführung eines Audits mit eigenen Kräften.
? Es besteht die Gefahr, den Beratern blind zu folgen, wenn diese nach dem Audit beginnen, ihr eigenes Produkt massiv zu bewerben.
Interne Auditoren (Nachteile):
? Mangelnde Unabhängigkeit
? Bindung von Ressourcen, die im Tagesgeschäft fehlen
? Fehlende breite Erfahrung
? Mögliche subjektive Urteile und Voreingenommenheit
Daher ist es idealerweise am besten, eine Kombination aus externem Audit und der gleichzeitigen Entwicklung sowie Einbeziehung interner Ressourcen zu nutzen.
Damit ein Audit maximal effektiv ist, muss der Auditor ein Spezialist auf höchstem Niveau sein.
Professionalität ist jene ephemere Substanz, die schwer zu messen ist, aber wenn jemand sie nicht besitzt, bemerkt man es sofort.
? Integrität
? Sachliche Darstellung
? Angemessene berufliche Sorgfalt
? Vertraulichkeit
? Unabhängigkeit
? Beweisbasierter Ansatz
? Risikobasierter Ansatz
Einige reale und traurige Beispiele aus der Praxis:
- „Das Zertifikat der HSE-Fachkraft für Arbeitssicherheit läuft nächsten Monat ab, daher ist Ihre Fachkraft derzeit nicht für die Position geeignet.“
- „Das Unternehmen stellt keine Anfrage bei der Verkehrsbehörde über die Anzahl der Unfälle seiner Fahrzeuge, daher ziehen wir den Schluss, dass das Verkehrssicherheitssystem im Unternehmen nicht funktioniert“ (obwohl alle Schulungen für Verantwortliche und Fahrer, alle Richtlinien, medizinischen Untersuchungen, Anordnungen usw. vorhanden sind).
- „Das Unternehmen führt gefährliche Arbeiten durch, aber davon verstehe ich nichts, also prüfe ich lieber das Stromkabel des Wasserkochers im Büro.“
- „Diese Anmerkung wird dem Chef nicht gefallen, also streichen wir sie aus dem Bericht.“
- „Juhu, ich darf bei denen ein Audit machen, jetzt werde ich sie fertigmachen.“
Wie lässt sich das beheben? Durch die Erweiterung des Horizonts der Auditoren, ihre Einbindung in die Produktion, Coaching durch erfahrene Mitarbeiter und regelmäßige Fortbildungen in angesehenen und zuverlässigen Trainingszentren.
Wichtige Phasen eines Audits sind die Prüfung der Unternehmensdokumentation und der obligatorische Vor-Ort-Besuch der Betriebsstätten, wo die Auditoren sehen, wie Prozesse ablaufen, wie die Ausrüstung funktioniert, Gespräche mit Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen führen und die Arbeitsbedingungen beobachten. Natürlich diktiert die aktuelle Situation ihre eigenen harten Bedingungen, aber ich bin immer noch nicht vom Wert einer Fernprüfung von Sicherheits- oder Umweltschutzsystemen überzeugt. Und kann man eine solche Maßnahme überhaupt als Audit bezeichnen...? Für mich bleibt diese Frage noch offen...
Das Ergebnis eines Audits ist einfach – der Geschäftsführung eine objektive Bewertung des aktuellen Zustands der Prozesse zu liefern. Wozu? Damit die Führungskraft die vorhandenen Ressourcen bewerten und eine Entscheidung über die weitere Entwicklung treffen kann.
Die Audit-Methodik ist detailliert in der ISO 19011 dargelegt (Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen).