ความนิยมในการตรวจประเมินระบบการจัดการคุณภาพ สิ่งแวดล้อม และความปลอดภัย (HSE) กำลังได้รับความสนใจอย่างมากในหมู่บริษัทต่างๆ ด้วยเหตุผลที่แตกต่างกันไป บางแห่งต้องการเพียงใบรับรอง ISO 45001/9001/14001 ที่ปรารถนา ในขณะที่บางแห่งเข้าใจถึงคุณค่าของกิจกรรมนี้อย่างแท้จริง และต้องการทำความเข้าใจ "จุดอ่อน" ของบริษัทตนเองอย่างละเอียดเพื่อนำไปพัฒนาต่อยอดในอนาคต
การตรวจประเมิน (Audit) คืออะไร? มันคือกระบวนการที่เป็นระบบ เป็นอิสระ และมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อหาหลักฐานที่ชัดเจนและประเมินอย่างเป็นกลาง เพื่อดูระดับความสอดคล้องกับเกณฑ์การตรวจประเมิน หรือพูดง่ายๆ ก็คือ ไม่ใช่ความพยายามที่จะหาข้อผิดพลาดให้ได้ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม แต่เป็นการตรวจสอบว่ามีกระบวนการใดอยู่บ้าง และจะปรับปรุงกระบวนการเหล่านั้นให้มีประสิทธิภาพสูงสุดได้อย่างไร
วิธีการตรวจประเมินมีอยู่หลายวิธี บริษัทอาจใช้ทรัพยากรและความเชี่ยวชาญของตนเองในการตรวจประเมินภายใน (Internal Audit) หรือเชิญผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกมาดำเนินการ เป้าหมายของทั้งสองกลุ่มคือสิ่งเดียวกัน นั่นคือการค้นหา "จุดอ่อน" และจัดทำข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง แต่ดังที่ทราบกันดีว่า "รายละเอียดคือหัวใจสำคัญ" ทั้งผู้ตรวจประเมินภายนอกและภายในต่างก็มีข้อเสียของตัวเอง และในการตัดสินใจเลือกทางใดทางหนึ่ง ผู้บริหารของบริษัทควรเข้าใจอย่างชัดเจนว่าผลลัพธ์ที่จะได้รับ (หรือไม่ได้รับ) คืออะไร
ที่ปรึกษาภายนอก (ข้อเสีย):
? ไม่คุ้นเคยกับกิจกรรมการผลิต - ต้องใช้เวลามากขึ้นในการทำความเข้าใจระบบและกระบวนการ
? มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าการตรวจประเมินด้วยตนเองมาก
? มีความเสี่ยงที่จะคล้อยตามที่ปรึกษา เมื่อที่ปรึกษาทำการตรวจประเมินแล้วเริ่มพยายามนำเสนอผลิตภัณฑ์ของตนเองอย่างเต็มที่
ผู้ตรวจประเมินภายใน (ข้อเสีย):
? ขาดความเป็นอิสระ
? ดึงทรัพยากรออกจากงานปกติ
? ขาดประสบการณ์ที่กว้างขวาง
? อาจมีความเห็นส่วนตัวและอคติเข้ามาเกี่ยวข้อง
ดังนั้น ในอุดมคติแล้ว ควรใช้การผสมผสานระหว่างการตรวจประเมินภายนอกควบคู่ไปกับการพัฒนาและดึงทรัพยากรภายในมามีส่วนร่วม
เพื่อให้การตรวจประเมินมีประสิทธิภาพสูงสุด ผู้ตรวจประเมินต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญระดับสูง
ความเป็นมืออาชีพคือสิ่งที่เป็นนามธรรมซึ่งวัดได้ยาก แต่ถ้าใครไม่มีสิ่งนี้ ก็จะมองเห็นได้ทันที
? ความซื่อสัตย์
? การนำเสนออย่างเป็นกลาง
? ความระมัดระวังรอบคอบตามวิชาชีพ
? การรักษาความลับ
? ความเป็นอิสระ
? แนวทางที่อิงตามหลักฐาน
? แนวทางที่เน้นความเสี่ยง
ตัวอย่างจริงที่น่าเศร้าจากประสบการณ์การทำงาน:
- "ใบรับรองด้านความปลอดภัยในการทำงานของเจ้าหน้าที่ HSE จะหมดอายุในเดือนหน้า ดังนั้นตอนนี้เจ้าหน้าที่ HSE ของคุณจึงไม่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่ง"
- "บริษัทไม่ได้สอบถามไปยังกรมการขนส่งทางบกเกี่ยวกับจำนวนอุบัติเหตุของรถยนต์บริษัท ดังนั้นเราจึงสรุปว่าระบบความปลอดภัยในการจราจรของบริษัทไม่ทำงาน" (ทั้งที่มีการฝึกอบรมครบถ้วนทั้งผู้รับผิดชอบและคนขับ มีระเบียบข้อบังคับ การตรวจสุขภาพ คำสั่งต่างๆ และอื่นๆ ครบถ้วน)
- "บริษัททำงานที่อันตราย แต่ผมไม่เข้าใจเรื่องนี้เลย ดังนั้นผมขอไปตรวจสายไฟของกาน้ำร้อนในออฟฟิศดีกว่า"
- "ข้อสังเกตนี้ผู้บริหารคงไม่ชอบแน่ๆ งั้นเราลบข้อสังเกตนี้ออกจากรายงานแล้วกัน"
- "ไชโย! ผมต้องไปตรวจประเมินที่นั่น เดี๋ยวจะจัดหนักให้เข็ดเลย"
จะแก้ไขเรื่องนี้อย่างไร? ด้วยการขยายมุมมองของผู้ตรวจประเมิน การให้พวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการผลิต การสอนงานจากพนักงานที่มีประสบการณ์ และการยกระดับทักษะอย่างสม่ำเสมอในศูนย์ฝึกอบรมที่น่าเชื่อถือและมีชื่อเสียง
ขั้นตอนสำคัญของการตรวจประเมินคือการศึกษาเอกสารของบริษัท และการลงพื้นที่หน้างานจริง ซึ่งผู้ตรวจประเมินจะได้ดูว่ากระบวนการทำงานเป็นอย่างไร อุปกรณ์ทำงานอย่างไร พูดคุยกับพนักงานระดับต่างๆ และสังเกตสภาพการทำงาน แน่นอนว่าสถานการณ์ปัจจุบันอาจมีข้อจำกัดที่เข้มงวด แต่จนถึงตอนนี้ฉันก็ยังไม่เห็นคุณค่าของการตรวจประเมินระบบความปลอดภัยหรือสิ่งแวดล้อมทางไกล และจะถือว่ากิจกรรมแบบนั้นเป็นการตรวจประเมินได้หรือไม่...? สำหรับฉัน คำถามนี้ยังคงไม่มีคำตอบ...
บทสรุปของการตรวจประเมินนั้นง่ายมาก คือการให้การประเมินสถานะปัจจุบันของกระบวนการต่างๆ อย่างเป็นกลางแก่ผู้บริหาร เพื่ออะไร? เพื่อให้ผู้บริหารสามารถประเมินทรัพยากรที่มีอยู่และตัดสินใจเกี่ยวกับการพัฒนาต่อไปได้
รายละเอียดระเบียบวิธีวิจัยการตรวจประเมินระบุไว้ใน ISO 19011:2018 แนวทางสำหรับการตรวจประเมินระบบการจัดการ