Come scegliere un'impresa appaltatrice?

Proviamo oggi a parlare di come scegliere un'impresa appaltatrice.

Questo processo può essere suddiviso convenzionalmente in due grandi fasi: la pre-qualificazione, in cui scartiamo i candidati più deboli, e la valutazione tecnica, che aiuta a determinare il vincitore della gara d'appalto.

Questionario di pre-qualificazione

Le domande nel questionario sono piuttosto generali, ma aiutano a scartare i candidati più deboli. Il Committente riceve informazioni generali sull'organizzazione del Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro, permettendo di valutare le potenziali capacità del candidato in questo ambito.

Dopo il questionario, la nostra lista di appaltatori si è ridotta, ma il vincitore della gara non è ancora stato individuato ed è necessario passare alla fase successiva: la determinazione del vincitore.

Per fare ciò, viene sviluppata la cosiddetta matrice tecnica. Nella matrice tecnica vengono inclusi i quesiti più significativi per il contratto, ovvero la capacità del richiedente di realizzare il contratto proposto in modo sicuro, qualitativo, con tempi e costi accettabili. In altre parole, la matrice tecnica è individuale per ogni contratto. È un'opportunità per il Committente di assicurarsi che il partecipante alla gara rifletta adeguatamente il volume di risorse necessarie per garantire un'efficace gestione dei rischi e che utilizzi un approccio integrato nell'esecuzione del contratto.

A seconda dell'importanza del contratto e della presenza di rischi elevati, nella matrice possono essere presenti domande squalificanti. Tali domande possono riguardare qualsiasi ambito del contratto: sicurezza, condizioni, sistemi di gestione. Se non viene fornita una risposta accettabile a tale domanda, il partecipante viene squalificato immediatamente.

Ad esempio:

Fornire prove del fatto che l'appaltatore ha la possibilità di mettere a disposizione:

• una base produttiva riscaldata non inferiore a 1000 m2 (per lavori, stoccaggio attrezzi, manutenzione, riparazione, ecc.)
• uno spazio ufficio idoneo, progettato per almeno 10 persone:

Per i criteri di valutazione tecnica viene utilizzato un sistema a punti o in percentuale; i quesiti sulla sicurezza devono rappresentare almeno il 25% del punteggio totale (nel caso in cui il contratto sia significativo in termini di rischi/costi/tempi).

I blocchi riportati di seguito non sono gli unici possibili.

Blocco sulla sicurezza (HSE)

La difficoltà principale di questo blocco è formulare domande specifiche in modo da non duplicare il questionario di pre-qualificazione, ma completarlo. Ad esempio, se nella fase di pre-qualificazione avete già richiesto la presentazione del registro dei rischi per i lavori oggetto del contratto, non ha senso richiedere nuovamente il registro.

Se nella fase di valutazione tecnica avete richiesto di fornire la prova che il 100% del personale dichiarato abbia ricevuto una formazione per i lavori in quota, dovete comprendere che il partecipante potrebbe fornire nomi di dipendenti casuali in possesso di certificati che però non si recheranno presso il progetto del Committente, oppure potrebbe acquistare/falsificare i certificati dichiarati appositamente per la gara.

Possibili domande:

• Fornire il registro dei rischi per i lavori previsti in subappalto
• Fornire 3 rapporti sulle esercitazioni di gestione delle emergenze degli ultimi 2 anni.
• Sviluppare un piano HSE per il volume di lavoro / progetto dichiarato, tenendo conto delle specificità del luogo di lavoro
• Fornire la matrice di formazione del personale per il volume di lavoro dichiarato.
• Programma / procedura per lo sviluppo della motivazione e delle iniziative in ambito HSE

Blocco Esperienza lavorativa sul progetto dichiarato:

Possibili domande:

• Fornite informazioni sul grado di presenza della vostra azienda sul mercato dei servizi in questa regione
• Descrivete l'esperienza della vostra azienda nell'esecuzione dei lavori ___________
• Fornite copie dei documenti di qualifica e i curricula dei dipendenti
• Fornite 2 esempi di Piano Operativo di Sicurezza per l'esecuzione di _______ degli ultimi 2 anni

Blocco Esecuzione dei Lavori e sistema di gestione della qualità:

Possibili domande:

• Potenziali subappaltatori con ripartizione del volume di lavoro.
• Percentuale di subappaltatori coinvolti rispetto alle risorse proprie.
• Fornite l'elenco delle attrezzature disponibili per l'esecuzione dei lavori dichiarati, inclusi strumenti e apparecchi per le ispezioni (con certificato di calibrazione in corso di validità).
• Fornite l'elenco di tutte le procedure del SGQ e delle procedure tecnologiche necessarie per l'esecuzione dei lavori dichiarati.

Per ogni domanda viene creato un criterio di valutazione. Il criterio di valutazione può variare da 0 a 3 o da 0 a 5; per ogni criterio è necessario avere una descrizione per una chiara comprensione da parte dei valutatori.

Ad esempio, criterio di valutazione per la domanda "Fornire la matrice di formazione del personale per il volume di lavoro dichiarato, inclusi i subappaltatori".

0 - Matrice di formazione non fornita

1 - Fornita una matrice di formazione generale, non riferita al contratto specifico

2 - Fornita una matrice di formazione per il contratto specifico, senza considerare i subappaltatori

3 - Fornita una matrice di formazione che soddisfa pienamente le specificità del contratto e dei subappaltatori

Il partecipante che ottiene il punteggio più alto diventa il vincitore della gara. Purtroppo, non sempre il vincitore mostra i risultati ideali che il Committente vorrebbe vedere. In questo caso, la direzione del Committente, inclusi i responsabili del contratto, decide di assumere l'impresa appaltatrice e sviluppa un piano di azione e di spesa per eliminare le lacune in ambito di sicurezza identificate a seguito della pre-qualificazione. Tale decisione su costi aggiuntivi per il contratto può essere presa se il contratto è a lungo termine e i costi aggiuntivi sono giustificati.

Le spese aggiuntive per il contratto possono includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

• supervisione aggiuntiva in loco da parte del Committente
• assunzione di supervisori aggiuntivi da parte del Committente per il contratto specifico,
• sessioni di formazione
• sviluppo di documenti fondamentali per l'appaltatore da parte del personale del Committente
• attrezzature / veicoli,
• supporto / ispezioni / audit del subappaltatore da parte del Committente.
• riunioni / consulenze da parte della direzione del Committente

Le attività sopra elencate sono molto più numerose e fanno parte di un programma ampio e duraturo che può essere intitolato "Programma di sviluppo fornitori / appaltatori / controparti". Qualsiasi attività di sviluppo deve essere inclusa nel contratto e nel piano di gestione HSE e monitorata regolarmente a tutti i livelli.

La valutazione di un partecipante a una gara d'appalto è una questione piuttosto complessa, che deve essere affrontata con tutta l'attenzione e la professionalità necessarie. Gli appaltatori scelti diventeranno i vostri partner e dal vostro stretto lavoro congiunto dipenderà il successo del vostro progetto e, forse, della vostra azienda.