Cyfryzacja certyfikacji w zakresie HSE na bazie 1C ZUP

Dla każdej kategorii personelu, zgodnie z zatwierdzonymi wykazami stanowisk i zawodów należących do personelu elektrotechnicznego, elektrotechnologicznego oraz nieelektrotechnicznego, wymagających nadania odpowiedniej grupy HSE.

Ze względu na dużą liczbę pracowników w przedsiębiorstwie, a także biorąc pod uwagę reorganizację i rotację kadr, kontrolowanie tego procesu jest dość trudne. W celu usystematyzowania danych o przechodzeniu weryfikacji wiedzy i instruktaży, a także kontroli terminowości ich przeprowadzania, zdecydowano się na wykorzystanie funkcjonalności „Certyfikacja pracowników” w „1C:Kadry i Zarządzanie Personelem 8 KORP”. W tym celu zorganizowano zbieranie informacji, dopracowano funkcjonalność, opracowano nowe formularze i wygenerowano raport.

Funkcjonalność zaimplementowana w 1C automatycznie generuje cotygodniowy raport i przesyła go do kierowników jednostek strukturalnych. System samodzielnie gromadzi dane, tworzy raport i przesyła go do służby głównego energetyka (SGE) przedsiębiorstwa, a następnie do kierowników w celu kontroli posiadania grupy HSE przez podległy personel, przypominania i kierowania pracowników na weryfikację wiedzy lub instruktaż. Przy czym:

• Kolorem białym oznaczono personel z aktualną weryfikacją wiedzy.
• Kolorem żółtym oznaczono personel, któremu do kolejnej weryfikacji wiedzy lub instruktażu pozostało mniej niż 30 dni.
• Kolorem pomarańczowym oznaczono personel, u którego termin weryfikacji wiedzy lub instruktażu upłynął.

Rys. 1 Przykład raportu końcowego

Personel, który się stawił i pomyślnie przeszedł weryfikację wiedzy, jest wprowadzany do odpowiedniego formularza.

Wprowadzanie danych do generowania cotygodniowego raportu odbywa się przez pracowników działu kadr na podstawie wypełnionego formularza dostarczonego przez personel SGE.

Rys. 2 Formularz raportu

W tym formularzu wskazuje się:

• numer ewidencyjny pracownika
• stanowisko
• wymaganą grupę HSE zgodnie z zatwierdzonymi wykazami stanowisk i zawodów,
• datę weryfikacji wiedzy
• numer wydanych uprawnień
• wynik certyfikacji (nadana grupa odpowiada zajmowanemu stanowisku zgodnie z wykazem lub nie odpowiada)
• decyzję komisji – czyli faktycznie nadaną grupę).

W celu przypomnienia i terminowego nadania odpowiedniej grupy HSE nowo zatrudnionym pracownikom, do „Karty adaptacji pracownika” w sekcji „Plan działań obowiązkowych” włączono punkt dotyczący przejścia instruktażu HSE.

• Dla pracowników posiadających 1. grupę zgodnie z zarządzeniem „W sprawie zatwierdzenia stanowisk i zawodów wymagających nadania 1. grupy kwalifikacyjnej HSE”, nadanie tej grupy odbywa się poprzez przeprowadzenie instruktażu w dniu wizyty pracownika w SGE.
• Dla pracowników posiadających grupy 2-5 zgodnie z analogicznym zarządzeniem, nadanie grupy następuje po odbyciu stażu na stanowisku pracy i na podstawie wyników egzaminu.

W ten sposób, dzięki wdrożeniu cyfryzacji certyfikacji w zakresie HSE na bazie 1C ZUP, wszyscy pracownicy znajdują się pod stałą kontrolą. System pozwala na terminowe śledzenie i aktualizowanie grup HSE, eliminując możliwość pominięcia lub przekroczenia terminu.

Należy zauważyć, że funkcjonalność „Certyfikacja pracowników” w „1C:Kadry i Zarządzanie Personelem 8 KORP” początkowo nie w pełni odpowiadała naszym wymaganiom. Jednak autorzy projektu dążyli do znalezienia najbardziej ekonomicznego i dostępnego rozwiązania dla cyfryzacji certyfikacji HSE bez znaczących nakładów finansowych. W rezultacie system pozwala kontrolować wszystkich pracowników, w tym nowo przyjętych, wykluczając możliwość pominięcia lub opóźnienia certyfikacji. Wszystkie przedstawione rysunki służą jedynie jako przykłady, a wszelka zbieżność danych jest przypadkowa.