การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลสำหรับการรับรองด้านความปลอดภัยทางไฟฟ้าบนพื้นฐานของ 1C ZUP

สำหรับพนักงานแต่ละประเภท ตามรายการตำแหน่งและอาชีพที่ได้รับอนุมัติ ซึ่งจัดอยู่ในกลุ่มบุคลากรด้านวิศวกรรมไฟฟ้า เทคโนโลยีไฟฟ้า และไม่ใช่บุคลากรด้านวิศวกรรมไฟฟ้า และจำเป็นต้องได้รับกลุ่มความปลอดภัยทางไฟฟ้าที่เหมาะสม

เนื่องจากจำนวนพนักงานในองค์กรมีจำนวนมาก ประกอบกับการปรับโครงสร้างองค์กรและการหมุนเวียนของพนักงาน การควบคุมกระบวนการนี้จึงทำได้ค่อนข้างยาก เพื่อจัดระบบข้อมูลเกี่ยวกับการทดสอบความรู้และการปฐมนิเทศ รวมถึงเพื่อควบคุมความตรงต่อเวลาในการดำเนินการ จึงได้มีการตัดสินใจใช้ฟังก์ชัน “การรับรองพนักงาน” ในระบบ «1C: Salary and Human Capital Management 8 CORP» (1C:ZUP) เพื่อการนี้ จึงได้มีการจัดรวบรวมข้อมูล ปรับปรุงฟังก์ชันการทำงาน พัฒนาแบบฟอร์มใหม่ๆ และจัดทำรายงาน

ฟังก์ชันที่นำมาใช้ใน 1C จะสร้างรายงานประจำสัปดาห์โดยอัตโนมัติและส่งไปยังหัวหน้าหน่วยงานโครงสร้าง ระบบจะรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง สร้างรายงาน และส่งไปยังแผนกวิศวกรไฟฟ้าหลัก (SGE) ขององค์กร จากนั้นจึงส่งไปยังหัวหน้างานเพื่อตรวจสอบการมีกลุ่มความปลอดภัยทางไฟฟ้าของพนักงานใต้บังคับบัญชา แจ้งเตือน และส่งพนักงานไปทดสอบความรู้หรือรับการปฐมนิเทศ โดยมีรายละเอียดดังนี้:

• สีขาว หมายถึง พนักงานที่มีผลการทดสอบความรู้ที่ยังไม่หมดอายุ
• สีเหลือง หมายถึง พนักงานที่เหลือเวลาอีกน้อยกว่า 30 วันก่อนถึงกำหนดการทดสอบความรู้หรือการปฐมนิเทศครั้งถัดไป
• สีส้ม หมายถึง พนักงานที่การทดสอบความรู้หรือการปฐมนิเทศเกินกำหนดเวลาแล้ว

รูปที่ 1 ตัวอย่างรายงานฉบับสมบูรณ์

พนักงานที่มาปรากฏตัวและผ่านการทดสอบความรู้เรียบร้อยแล้ว จะถูกบันทึกข้อมูลลงในแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

การบันทึกข้อมูลเพื่อสร้างรายงานประจำสัปดาห์ดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล ตามแบบฟอร์มที่กรอกโดยบุคลากรของแผนกวิศวกรไฟฟ้าหลัก (SGE)

รูปที่ 2 แบบฟอร์มรายงาน

ในแบบฟอร์มนี้จะระบุ:

• รหัสพนักงาน
• ตำแหน่ง
• กลุ่มความปลอดภัยทางไฟฟ้าที่ต้องการตามรายการตำแหน่งและอาชีพที่ได้รับอนุมัติ
• วันที่ทดสอบความรู้
• เลขที่ใบรับรองที่ออกให้
• ผลการรับรอง (กลุ่มที่ได้รับมอบหมายตรงกับตำแหน่งตามรายการหรือไม่)
• มติคณะกรรมการ – ซึ่งก็คือกลุ่มที่ได้รับมอบหมายจริง

เพื่อเป็นการแจ้งเตือนและมอบหมายกลุ่มความปลอดภัยทางไฟฟ้าที่เหมาะสมให้แก่พนักงานใหม่ได้ทันท่วงที ใน “แบบฟอร์มการปรับตัวของพนักงาน” ส่วน “แผนกิจกรรมบังคับ” ได้มีการเพิ่มหัวข้อเกี่ยวกับการปฐมนิเทศด้านความปลอดภัยทางไฟฟ้า

• สำหรับพนักงานที่มีกลุ่มที่ 1 ตามคำสั่ง “ว่าด้วยการอนุมัติตำแหน่งและอาชีพที่ต้องได้รับกลุ่มคุณวุฒิความปลอดภัยทางไฟฟ้ากลุ่มที่ 1” การมอบหมายกลุ่มนี้จะดำเนินการโดยการปฐมนิเทศในวันที่พนักงานเข้าพบแผนกวิศวกรไฟฟ้าหลัก (SGE)
• สำหรับพนักงานที่มีกลุ่มที่ 2-5 ตามคำสั่งที่คล้ายคลึงกัน การมอบหมายกลุ่มจะดำเนินการหลังจากผ่านการฝึกงานในสถานที่ปฏิบัติงานและตามผลการสอบ

ดังนั้น ด้วยการนำระบบดิจิทัลมาใช้ในการรับรองด้านความปลอดภัยทางไฟฟ้าบนพื้นฐานของ 1C ZUP พนักงานทุกคนจึงอยู่ภายใต้การควบคุมอย่างต่อเนื่อง ระบบช่วยให้สามารถติดตามและอัปเดตกลุ่มความปลอดภัยทางไฟฟ้าได้ทันเวลา ช่วยขจัดโอกาสในการพลาดหรือการปล่อยให้ใบรับรองหมดอายุ

ควรสังเกตว่า ฟังก์ชัน "การรับรองพนักงาน" ใน «1C: Salary and Human Capital Management 8 CORP» ในตอนแรกไม่ได้ตอบสนองความต้องการของเราอย่างสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม ผู้จัดทำโครงการมุ่งมั่นที่จะหาแนวทางที่ประหยัดและเข้าถึงได้มากที่สุดสำหรับการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลในการรับรองด้านความปลอดภัยทางไฟฟ้า โดยไม่มีค่าใช้จ่ายทางการเงินจำนวนมาก ผลที่ได้คือ ระบบช่วยให้สามารถควบคุมพนักงานทุกคน รวมถึงพนักงานที่รับเข้ามาใหม่ โดยขจัดโอกาสในการพลาดหรือการรับรองที่ล่าช้าเกินกำหนด รูปภาพทั้งหมดที่แสดงเป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น และความบังเอิญของข้อมูลใดๆ ถือเป็นเหตุบังเอิญ