Số hóa công tác sát hạch an toàn điện trên nền tảng 1C ZUP

Đối với mỗi nhóm nhân viên, căn cứ theo danh mục chức danh và nghề nghiệp đã được phê duyệt thuộc nhóm nhân viên kỹ thuật điện, công nghệ điện và không chuyên về điện, yêu cầu phải được cấp bậc an toàn điện tương ứng.

Do số lượng nhân viên tại doanh nghiệp lớn, cùng với sự thay đổi cơ cấu tổ chức và biến động nhân sự, việc kiểm soát quy trình này khá khó khăn. Để hệ thống hóa dữ liệu về việc kiểm tra kiến thức và hướng dẫn an toàn, cũng như kiểm soát tính kịp thời của các hoạt động này, doanh nghiệp đã quyết định sử dụng chức năng “Sát hạch nhân viên” trong phần mềm «1C: Tiền lương và Quản trị nhân sự 8 CORP» (1C ZUP). Để thực hiện điều này, công tác thu thập thông tin, tinh chỉnh chức năng, phát triển các biểu mẫu mới và thiết lập báo cáo đã được tổ chức.

Chức năng được triển khai trong 1C sẽ tự động lập báo cáo hàng tuần và gửi đến trưởng các đơn vị cấu trúc. Hệ thống tự động thu thập dữ liệu, lập báo cáo và gửi đến bộ phận kỹ sư năng lượng chính (SGE) của doanh nghiệp, sau đó gửi cho các cấp quản lý để kiểm soát việc sở hữu bậc an toàn điện của nhân viên cấp dưới, nhắc nhở và cử nhân viên đi kiểm tra kiến thức hoặc hướng dẫn an toàn. Trong đó:

• Màu trắng biểu thị nhân viên có kết quả kiểm tra kiến thức còn hiệu lực.
• Màu vàng biểu thị nhân viên còn dưới 30 ngày là đến hạn kiểm tra kiến thức hoặc hướng dẫn an toàn tiếp theo.
• Màu cam biểu thị nhân viên đã quá hạn kiểm tra kiến thức hoặc hướng dẫn an toàn.

Hình 1. Ví dụ về báo cáo cuối cùng

Những nhân viên có mặt và vượt qua kỳ kiểm tra kiến thức sẽ được cập nhật vào biểu mẫu tương ứng.

Việc nhập dữ liệu để lập báo cáo hàng tuần được thực hiện bởi nhân viên phòng nhân sự, dựa trên biểu mẫu đã điền do bộ phận SGE cung cấp.

Hình 2. Biểu mẫu báo cáo

Trong biểu mẫu này ghi rõ:

• mã số nhân viên
• chức vụ
• bậc an toàn điện yêu cầu theo danh mục chức danh và nghề nghiệp đã phê duyệt,
• ngày kiểm tra kiến thức
• số chứng chỉ đã cấp
• kết quả sát hạch (bậc được cấp có đáp ứng yêu cầu vị trí công tác theo danh mục hay không)
• quyết định của hội đồng – đây chính là bậc thực tế được cấp).

Nhằm nhắc nhở và cấp bậc an toàn điện kịp thời cho nhân viên mới, mục hướng dẫn về an toàn điện đã được đưa vào phần “Kế hoạch các hoạt động bắt buộc” trong “Biểu mẫu thích nghi của nhân viên”.

• Đối với nhân viên thuộc Nhóm 1 theo quyết định “Phê duyệt các chức danh và nghề nghiệp yêu cầu cấp bậc chuyên môn an toàn điện Nhóm 1”, việc cấp bậc này được thực hiện thông qua hình thức hướng dẫn vào ngày nhân viên đến làm việc tại bộ phận SGE.
• Đối với nhân viên thuộc Nhóm 2-5 theo quyết định tương tự, việc cấp bậc được thực hiện sau khi hoàn thành thời gian tập sự tại vị trí làm việc và dựa trên kết quả thi cử.

Như vậy, nhờ việc triển khai số hóa công tác sát hạch an toàn điện trên nền tảng 1C ZUP, tất cả nhân viên đều được kiểm soát liên tục. Hệ thống cho phép theo dõi và cập nhật kịp thời các bậc an toàn điện, loại bỏ khả năng bỏ sót hoặc quá hạn.

Cần lưu ý rằng chức năng "Sát hạch nhân viên" trong «1C: Tiền lương và Quản trị nhân sự 8 CORP» ban đầu không hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu của chúng tôi. Tuy nhiên, các tác giả dự án đã nỗ lực tìm kiếm giải pháp số hóa sát hạch an toàn điện tiết kiệm và dễ tiếp cận nhất mà không tốn kém nhiều chi phí tài chính. Kết quả là hệ thống cho phép kiểm soát tất cả nhân viên, bao gồm cả nhân viên mới tuyển dụng, loại bỏ khả năng bỏ sót hoặc quá hạn sát hạch. Tất cả các hình ảnh minh họa chỉ mang tính chất ví dụ và mọi sự trùng lặp dữ liệu đều là ngẫu nhiên.