Digitalisierung der Zertifizierung im Bereich Elektrosicherheit auf Basis von 1C:ZUP

Für jede Personalkategorie gemäß den genehmigten Listen von Positionen und Berufen, die zum elektrotechnischen, elektrotechnologischen und nicht-elektrotechnischen Personal gehören und die Zuweisung einer entsprechenden Elektrosicherheitsgruppe erfordern.

Aufgrund der großen Anzahl von Mitarbeitern im Unternehmen sowie unter Berücksichtigung von Reorganisationen und Personalfluktuation ist die Kontrolle dieses Prozesses recht schwierig. Zur Systematisierung der Daten über die Wissensprüfung und Unterweisung sowie zur Kontrolle der Rechtzeitigkeit ihrer Durchführung wurde beschlossen, die Funktionalität „Mitarbeiterzertifizierung“ in „1C:Gehalt und Personalmanagement 8 CORP“ zu nutzen. Hierfür wurden Informationen gesammelt, die Funktionalität angepasst, neue Formulare entwickelt und ein Bericht erstellt.

Die in 1C implementierte Funktionalität erstellt automatisch einen wöchentlichen Bericht und versendet ihn an die Leiter der Struktureinheiten. Das System sammelt selbstständig Daten, erstellt den Bericht und leitet ihn an den Dienst des Chefenergetikers (SGE) des Unternehmens und anschließend an die Führungskräfte weiter, um das Vorhandensein der Elektrosicherheitsgruppe beim unterstellten Personal zu kontrollieren, Erinnerungen zu versenden und Mitarbeiter zur Wissensprüfung oder Unterweisung zu schicken. Dabei gilt:

• Weiß kennzeichnet Personal mit gültiger Wissensprüfung.
• Gelb kennzeichnet Personal, bei dem weniger als 30 Tage bis zur nächsten Wissensprüfung oder Unterweisung verbleiben.
• Orange kennzeichnet Personal, bei dem die Wissensprüfung oder Unterweisung überfällig ist.

Abb. 1 Beispiel des Abschlussberichts

Personal, das erschienen ist und die Wissensprüfung erfolgreich bestanden hat, wird in das entsprechende Formular eingetragen.

Die Dateneingabe für die Erstellung des wöchentlichen Berichts erfolgt durch Mitarbeiter der Personalabteilung auf Grundlage des ausgefüllten Formulars, das vom SGE-Personal bereitgestellt wird.

Abb. 2 Berichtsformular

In diesem Formular wird Folgendes angegeben:

• Personalnummer des Mitarbeiters
• Position
• erforderliche Elektrosicherheitsgruppe gemäß den genehmigten Listen von Positionen und Berufen
• Datum der Wissensprüfung
• Nummer des ausgestellten Ausweises
• Zertifizierungsergebnis (zugewiesene Gruppe entspricht der Position gemäß Liste oder entspricht nicht)
• Kommissionsentscheidung – dies ist die tatsächlich zugewiesene Gruppe.

Zur Erinnerung und rechtzeitigen Zuweisung der entsprechenden Elektrosicherheitsgruppe für neu eingestellte Mitarbeiter wurde in das „Mitarbeiter-Onboarding-Formular“ im Abschnitt „Plan der Pflichtveranstaltungen“ ein Punkt über die Durchführung der Unterweisung zur Elektrosicherheit aufgenommen.

• Für Mitarbeiter der 1. Gruppe gemäß dem Erlass „Über die Genehmigung von Positionen und Berufen, die die Zuweisung der 1. Qualifikationsgruppe für Elektrosicherheit erfordern“, erfolgt die Zuweisung dieser Gruppe durch eine Unterweisung am Tag des Besuchs des Mitarbeiters beim SGE.
• Für Mitarbeiter der Gruppen 2-5 gemäß einem ähnlichen Erlass erfolgt die Zuweisung der Gruppe nach Abschluss eines Praktikums am Arbeitsplatz und basierend auf den Prüfungsergebnissen.

Dank der Einführung der Digitalisierung der Zertifizierung im Bereich Elektrosicherheit auf Basis von 1C:ZUP stehen somit alle Mitarbeiter unter ständiger Kontrolle. Das System ermöglicht es, Elektrosicherheitsgruppen rechtzeitig zu verfolgen und zu aktualisieren, wodurch das Risiko von Versäumnissen oder Fristüberschreitungen ausgeschlossen wird.

Es ist anzumerken, dass die Funktionalität „Mitarbeiterzertifizierung“ in „1C:Gehalt und Personalmanagement 8 CORP“ ursprünglich nicht vollständig unseren Anforderungen entsprach. Die Projektautoren waren jedoch bestrebt, eine möglichst wirtschaftliche und zugängliche Lösung für die Digitalisierung der Elektrosicherheitszertifizierung ohne nennenswerte finanzielle Kosten zu finden. Infolgedessen ermöglicht das System die Kontrolle aller Mitarbeiter, einschließlich neu eingestellter Personen, und schließt die Möglichkeit aus, eine Zertifizierung zu verpassen oder zu übersehen. Alle gezeigten Abbildungen dienen lediglich als Beispiele, und jegliche Übereinstimmung von Daten ist rein zufällig.