Kto zarządza HSE w kontraktach?

ISO 45001, który nieustannie cytuję i rozbieram na części pierwsze, przyniósł nam kolejny interesujący proces – zarządzanie organizacjami wykonawczymi.

Proces zarządzania wykonawcami z finansowego punktu widzenia jest jasny, ponieważ istnieje od dawna. Ten proces komercyjny dał nam termin „kontraktowiec”. Taka osoba zazwyczaj posiada wykształcenie prawnicze lub finansowe, potrafi odnaleźć się w branży, rozumie procesy biznesowe firmy, umie liczyć koszty, dostrzegać korzyści finansowe, prowadzić negocjacje i wiele innych rzeczy, bez których nie sposób wyobrazić sobie komercyjnego komponentu pracy kontraktowca.

Jednak przed nami stoi wymóg zarządzania kontraktami przez pryzmat HSE… Mówimy zatem o „kontraktowcu HSE”.

Wyobraźcie sobie przez chwilę liczbę kontraktów w firmie będącej operatorem niebezpiecznego obiektu przemysłowego. Zapewnienie wyżywienia, wszelkie rodzaje prac serwisowych i remontowych, logistyka personelu/sprzętu/niebezpiecznych odpadów, zaopatrzenie, prace budowlane i tak dalej, i tak dalej.

Głównym celem procesu zarządzania wykonawcami jest bezpieczna, jakościowa i pełna realizacja celów produkcyjnych firmy, a nie „wyciśnięcie wykonawcy do ostatniego grosza”, „zniszczenie wykonawcy”, „przytłoczenie go karami”, „sabotowanie jego pracy”, „sprawdzenie uprawnień i wystarczy” i tym podobne… Zgodzicie się, że gdy na obiekcie ginie pracownik podwykonawcy, rzuca to poważny cień również na operatora obiektu. Nie wspominając już o dochodzeniach i wizytach przedstawicieli odpowiednich organów.

Pracę „kontraktowca HSE” można umownie podzielić na 3 etapy: przygotowawczy, właściwa praca z wykonawcą oraz zakończenie kontraktu. Należy jednak od razu zastrzec, że w żadnym wypadku taka praca nie jest wykonywana w pojedynkę. Jest to zgrana współpraca właściwych „kontraktowców-prawników/finansistów”, pracownika wyznaczonego jako odpowiedzialny za umowę, pracownika odpowiedzialnego za cały budżet kontraktu oraz „kontraktowca HSE”.

Mimo pozornej prostoty należy rozumieć, że każde duże, krótkie wydarzenie z kolei rozwija się jak wachlarz na kompleks działań składowych, również dość złożonych. Pracownik prowadzący procesy HSE w kontraktach musi mieć jasne zrozumienie i powiązanie z kwestiami prawnymi i finansowymi.

Spróbujmy przeanalizować wszystko szczegółowo.

1. Etap przygotowawczy:

• Ocena zgodności kandydatów według macierzy oceny stosowanej w procesach selekcji.
• Określenie typu kontraktu.
• Opracowanie kryteriów oceny organizacji wykonawczych w kwestiach bezpieczeństwa przemysłowego w ramach prowadzonych selekcji (zarówno na pierwszym etapie w celu ustalenia „krótkiej listy”, jak i na drugim etapie w celu wyłonienia zwycięzcy przetargu).
• Przygotowanie i aktualizacja standardowych zapisów kontraktowych w zakresie wymagań HSE.
• Udział w przeprowadzaniu audytów prekwalifikacyjnych oferentów, którzy złożyli propozycje udziału w procedurze wyboru na wykonanie prac / świadczenie usług.
• Przygotowanie raportów z wyników audytów prekwalifikacyjnych oferentów, którzy złożyli propozycje udziału w procedurze wyboru na wykonanie prac / świadczenie usług (z mojego doświadczenia wynika, że jest to wymagane niezbyt często).
• Udzielanie wyjaśnień na zapytania uczestników przetargu.

2. Kolejny etap to praca z wykonawcą.

Jest on niezbędny, aby upewnić się, że warunki umowy są dotrzymywane. „Kontraktowiec HSE” pomaga znaleźć systemowe rozwiązania problemów pojawiających się w procesie realizacji prac kontraktowych:

Główne działania obejmujące m.in.:

• Przeprowadzenie inspekcji przedmobilizacyjnej
• Przeprowadzenie dużych sesji oceny ryzyka całego projektu wspólnie z wykonawcą
• Przeprowadzenie sesji przedwdrożeniowych przed rozpoczęciem projektu
• Kontrola działań na obiekcie
• Tworzenie schematów komunikacji z kierownictwem wykonawcy.
• Nadawanie ratingu wykonawcy na podstawie wyników audytu przedmobilizacyjnego i realizacji prac
• Określanie motywacyjnych schematów płatności w kontrakcie dla wykonawców
• Pełna pomoc metodologiczna i doradcza podczas prac kontraktowych dla wykonawcy i osób odpowiedzialnych za kontrakt

3. Końcowy etap zarządzania organizacjami wykonawczymi.

• Kontrola realizacji działań
• Przygotowanie i przeprowadzenie spotkania podsumowującego wyniki prac, w tym danych statystycznych dotyczących działalności wykonawcy (za rok lub okres obowiązywania kontraktu)
• Opracowanie końcowego dashboardu
• Przygotowanie uzasadnionej rekomendacji dotyczącej dalszej współpracy z wykonawcą
• Udział w sporach końcowych

Jak widzimy, wymagania co do kwalifikacji takiego pracownika HSE są bardzo wysokie, dlatego organizacja, która decyduje się na wdrożenie u siebie procesu zarządzania wykonawcami, musi mieć świadomość, że zatrudniając „jakiegokolwiek behapowca”, nie osiągnie szybkich rezultatów.

Rozwiązaniem krótkoterminowym będzie podkupienie takiego specjalisty lub zatrudnienie zewnętrznego konsultanta (kosztowne finansowo!).

Rozwiązaniem długoterminowym jest wykształcenie takiego specjalisty wewnątrz własnej firmy (kosztowne nie tylko finansowo, ale i czasowo). Niezbędne są zasoby w postaci pracownika, który przeszkoli nową osobę.

Dbajcie o swoich specjalistów, są oni podstawą kapitału intelektualnego i ludzkiego Waszej firmy oraz gwarancją sukcesu!