Jak wybrać firmę wykonawczą?

Spróbujmy dzisiaj porozmawiać o tym, jak wybierać firmę wykonawczą.

Proces ten można umownie podzielić na dwa główne etapy – prekwalifikację, podczas której odrzucamy najsłabszych kandydatów, oraz ocenę techniczną, która pomaga wyłonić zwycięzcę przetargu.

Kwestionariusz prekwalifikacyjny

Pytania w kwestionariuszu są dość ogólne, ale pomagają wyeliminować najsłabszych kandydatów. Zleceniodawca otrzymuje ogólne informacje o organizacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy, co pozwala ocenić potencjalne możliwości kandydata w tym obszarze.

Po analizie kwestionariuszy nasza lista wykonawców uległa skróceniu, ale zwycięzca przetargu nie został jeszcze wyłoniony i należy przejść do kolejnego etapu – wyboru zwycięzcy.

W tym celu opracowuje się tak zwaną macierz techniczną. Macierz techniczna obejmuje najistotniejsze dla kontraktu kwestie, czyli zdolność oferenta do bezpiecznej, jakościowej oraz terminowej i kosztowo efektywnej realizacji proponowanego kontraktu. Oznacza to, że macierz techniczna jest indywidualna dla każdego kontraktu. Jest to okazja dla Zleceniodawcy, aby upewnić się, że oferent adekwatnie ocenia zasoby niezbędne do zapewnienia skutecznego zarządzania ryzykiem, a także zastosuje kompleksowe podejście podczas realizacji kontraktu.

W zależności od znaczenia kontraktu i występowania wysokiego ryzyka, w macierzy mogą pojawić się pytania dyskwalifikujące. Takie pytania mogą dotyczyć dowolnego obszaru kontraktu: bezpieczeństwa, warunków, systemów zarządzania. Jeśli na takie pytanie nie zostanie udzielona satysfakcjonująca odpowiedź, oferent zostaje natychmiast zdyskwalifikowany.

Na przykład:

Przedstawienie dowodów na to, że wykonawca ma możliwość zapewnienia:

• ogrzewanej bazy produkcyjnej o powierzchni co najmniej 1000 m2 (do prac, przechowywania narzędzi, konserwacji, napraw itp.)
• odpowiedniego pomieszczenia biurowego przeznaczonego dla co najmniej 10 osób:

W przypadku technicznych kryteriów oceny stosuje się system punktowy lub procentowy, przy czym kwestie bezpieczeństwa powinny stanowić co najmniej 25% całkowitej liczby punktów (jeśli kontrakt jest istotny pod względem ryzyka/kosztów/terminów).

Poniższe bloki nie są jedynymi możliwymi.

Blok dotyczący bezpieczeństwa (HSE)

Główną trudnością tego bloku jest sformułowanie konkretnych pytań w taki sposób, aby nie powielały kwestionariusza prekwalifikacyjnego, lecz go uzupełniały. Na przykład, jeśli na etapie prekwalifikacji poproszono już o przedstawienie rejestru ryzyk dla prac objętych kontraktem, ponowne proszenie o ten sam rejestr nie ma sensu.

Jeśli na etapie oceny technicznej poproszono o potwierdzenie, że 100% zgłoszonego personelu posiada przeszkolenie do prac na wysokości, należy rozumieć, że oferent może albo przedstawić nazwiska przypadkowych pracowników, którzy posiadają uprawnienia, ale nie pojadą do Zleceniodawcy na projekt, albo kupić/sfałszować wymagane uprawnienia specjalnie na potrzeby przetargu.

Możliwe pytania:

• Przedstawienie rejestru ryzyk dla prac w ramach planowanego podwykonawstwa
• Przedstawienie 3 raportów z ćwiczeń z zakresu reagowania kryzysowego z ostatnich 2 lat.
• Opracowanie planu HSE dla zadeklarowanego zakresu prac / projektu, z uwzględnieniem specyfiki miejsca pracy
• Przedstawienie macierzy szkoleń personelu dla zadeklarowanego zakresu prac.
• Program / procedura rozwoju motywacji i inicjatyw w obszarze HSE

Blok Doświadczenie w realizacji zgłoszonego projektu:

Możliwe pytania:

• Proszę o podanie informacji na temat stopnia obecności Państwa firmy na rynku usług w danym regionie
• Proszę opisać doświadczenie Państwa firmy w wykonywaniu prac ___________
• Proszę o dostarczenie kopii dokumentów kwalifikacyjnych oraz życiorysów pracowników
• Proszę o dostarczenie 2 przykładów Planu Organizacji Robót dotyczących wykonania _______ z ostatnich 2 lat

Blok Realizacja Prac i system zarządzania jakością:

Możliwe pytania:

• Potencjalni podwykonawcy wraz z podziałem zakresu prac.
• Procentowy udział zaangażowanych podwykonawców w porównaniu z zasobami własnymi.
• Proszę o dostarczenie wykazu dostępnego sprzętu do wykonania zgłoszonych prac, w tym narzędzi i przyrządów do inspekcji (z aktualnym certyfikatem kalibracji).
• Proszę o dostarczenie listy wszystkich procedur SZJ oraz procedur technologicznych niezbędnych do wykonania zgłoszonych prac.

Dla każdego pytania tworzone jest kryterium oceny. Kryterium oceny może wynosić od 0 do 3 lub od 0 do 5; dla każdego kryterium niezbędny jest opis, aby oceniający mieli jasność.

Na przykład kryterium oceny dla pytania „Przedstawienie macierzy szkoleń personelu dla zadeklarowanego zakresu prac, w tym podwykonawców”.

0 - Macierz szkoleń nie została dostarczona

1 - Dostarczono ogólną macierz szkoleń, niezwiązaną z konkretnym kontraktem

2 - Dostarczono macierz szkoleń dla konkretnego kontraktu, bez uwzględnienia podwykonawców

3 - Dostarczono macierz szkoleń w pełni odpowiadającą specyfice kontraktu i podwykonawcom

Oferent, który uzyska największą liczbę punktów, zostaje zwycięzcą przetargu. Niestety, zwycięzca nie zawsze wykazuje idealne wyniki, jakich oczekiwałby Zleceniodawca. W takim przypadku kierownictwo Zleceniodawcy, w tym osoby odpowiedzialne za kontrakt, podejmują decyzję o zatrudnieniu firmy wykonawczej i opracowują plan działań oraz kosztów mających na celu wyeliminowanie luk w obszarze bezpieczeństwa, które zostały zidentyfikowane w wyniku prekwalifikacji. Taka decyzja o dodatkowych kosztach kontraktu może zostać podjęta, jeśli kontrakt jest długoterminowy, a dodatkowe wydatki są uzasadnione.

Dodatkowe koszty kontraktu mogą obejmować między innymi:

• dodatkowy nadzór na miejscu sprawowany przez siły Zleceniodawcy
• zatrudnienie dodatkowych superwizorów przez Zleceniodawcę dla konkretnego kontraktu,
• sesje szkoleniowe
• opracowanie podstawowych dokumentów dla wykonawcy przez personel Zleceniodawcy
• sprzęt / środki transportu,
• wsparcie / inspekcje / audyty podwykonawcy ze strony Zleceniodawcy.
• spotkania / konsultacje ze strony kierownictwa Zleceniodawcy

Wyżej wymienione działania są znacznie liczniejsze i stanowią część dużego i długofalowego programu, który można zatytułować „Program rozwoju dostawców / wykonawców / kontrahentów”. Wszelkie działania rozwojowe należy włączyć do kontraktu oraz do planu zarządzania HSE i regularnie monitorować na wszystkich poziomach.

Ocena oferenta w przetargu to dość złożona kwestia, do której należy podchodzić z pełną uwagą i profesjonalizmem. Wybrani wykonawcy staną się Państwa partnerami, a od Państwa ścisłej współpracy zależeć będzie sukces projektu, a być może i całej firmy.